ORGANISASI PENGELOLA SISTEM INFORMASI Pertemuan 3 ORGANISASI PENGELOLA SISTEM INFORMASI

ORGANISASI Apakah organisasi itu? Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama dengan suatu perencanaan kerja dan peraturan, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Stephen Robbins, organisasi adalah satuan sosial yang dikoordinasi secara sadar, yang tersusun atas 2 orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama.

ORGANISASI Manusia merupakan salah satu sumber daya yang penting dari sebuah organisasi. Tugas dan tanggungjawab manusia a.l.: Merencanakan struktur organisasi yang efektif untuk pedoman operasi dalam: - fungsi pekerjaan - organisasi 2. Menetapkan tugas-tugas yang harus dilakukan dan tanggungjawab yang dimiliki 3. Menyediakan lingkungan yang baik Menemukan orang-orang yang tepat Mendorong mereka untuk tetap bekerja di organisasi, bekerja lebih baik dan lebih maju Menghentikan tenaga kerja yang gagal.

STRUKTUR ORGANISASI Prinsip-prinsip umum struktur organisasi Tanggungjawab untuk melakukan pengorganisasian. Tujuan untuk memudahkan koordinasi dan penyatuan usaha Harus ada garis atau kewenangan yang jelas dari manajer ke setiap staffnya Pembatasan tanggungjawab harus ditetapkan dengan jelas Struktur organisasi harus ditinjau secara berkala sebagai kepastian masih relevan

Cara Pengorganisasian Aktivitas Tugas dan tanggungjawab harus di alokasikan kepada individu-individu yang beroperasi B. Fungsi Fungsi logis untuk beberapa sistem adl: Penerimaan data Penyiapan data Pemasukan data Arsip data Pemrosesan komputer Perpustakaan media Verifikasi Distribusi output Arsip output Kontrol Dukungan teknis Pengadaan

Cara Pengorganisasian Tingkatan tanggung jawab Staf departemen sistem informasi dikelompok kan dalam 3 tingkatan, yaitu: - Manajerial Bertanggungjawab atas semua fungsi dalam operasi di departemen sistem informasi. - Supervisor Bertanggungjawab atas beberapa fungsi, namun tidak semuanya harus memiliki keterampilan teknis, minimal sama dengan pekerja bawahannya. - Operasional Tidak sepenuhnya bertanggungjawab atas fungsi,misal: operator komputer

Penetapan Tugas dan Staff Dalam Organisasi Staff harus memiliki kemampuan, keterampilan, pengetahuan atau menguasai cara mengerjakan pekerjaannya Max Weber memberikan ciri-ciri model struktural sebagai alat yang paling efisien bagi organisasi untuk mencapai tujuannya, yaitu: - Adanya pembagian kerja - Hirarki pembagian wewenang yang jelas - Prosedur seleksi yang formal - Peraturan yang rinci - Hubungan yang tidak didasarkan pada hub. pribadi Max Weber memberikan suatu kontribusi pada masa ini yaitu berupa sebuah model struktural yang disebut sebagai alat yang paling efisien bagi organisasi-organisasi untuk mencapai tujuannya. Ia menyebut model struktur itu sebagi birokrasi.  Birokrasi ini bercirikan : adanya pembagian kerja hirarki pembagian wewenang yang jelas prosedur seleksi yang formal peraturan yang rinci hubungan yang tidak didasarkan pada hubungan probadi (impersonal) model ini menjadi prototipe rancangan struktur organisasi yang ada pada saar sekarang ini.

Struktur Organisasi Manajer Supervisor Library Supervisor Input data komputer Superv. verifikasi Superv. Teknik Arsip Input Penyiapan data Operator Komputer Verifikatur Teknisi Arsip Laporan Data entry typest Pustaka media

SPESIFIKASI PEKERJAAN Spesifikasi pekerjaan diartikan sebagai tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian dari organisasi yang terkait dalam pekerjaan tertentu Pembuatan spesifikasi pekerjaan ini menjadi tanggung jawab seorang manajer sistem informasi

SPESIFIKASI PEKERJAAN Spesifikasi pekerjaan diperlukan untuk : Menentukan struktur organisasi Mengontrol aktivitas para staff Menetapkan aktivitas bagi setiap orang

Contoh Spesifikasi Pekerjaan Judul pekerjaan : Operator komputer Deskripsi : Pengoperasian komputer Tg. Jawab kepada : Supervisor Shift Tg. Jawab atas : Keberlangsungan proses Tugas biasa : (Aktivitas yang akan dikerjakan secara teratur) Tugas lebih jauh : Mampu mengganti supervisor Kontak/hubungan : Ke bagian lain lewat supervisor Keterampilan khusus : -Pengetahuan tentang SO -Kemampuan pengetikan

Tugas Biasa Tugas-tugas biasa terdiri dari: Pengoperasian aplikasi Penanganan peralatan Ketaatan pada instruksi dan standar pengoperasian Kerapian dan kebersihan area/ruang komputer

KONDISI KERJA Ada 4 kategori dari kondisi kerja : Kebutuhan akan hal-hal legal Kondisi fisik Kondisi ketenaga kerjaan Prosedur administrasi

KONDISI KERJA Kebutuhan akan hal-hal yang legal Hal-hal yang harus diperhatikan : Mengetahui tentang Undang-Undang Ketenaga kerjaan Tahu akan informasi lain yang berhubungan dengan tenaga kerja

KONDISI KERJA Kondisi Fisik Hal-hal yang terdapat dalam kondisi fisik : Lingkungan kerja yang baik Lingkungan kerja yang nyaman Memberikan petunjuk etika & moral kerja Memberikan petunjuk efisiensi dan efektivitas kerja

KONDISI KERJA Prosedur Administrasi Kondisi Ketenaga Kerjaan Menyangkut hal-hal sebagai berikut: Penyampaian kondisi Hak dan kewajiban Kondisi lainnya Prosedur Administrasi Pergantian kerja / shift Keamanan