Strategi Pengadaan Sistem SI401 Perancangan Sistem Informasi Pertemuan #5 Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Capaian pembelajaran #3 Mahasiswa mampu melakukan pemilihan strategi pengadaan sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis organisasi.

Topik bahasan Konversi kebutuhan ke dalam rancangan Strategi pengadaan sistem Faktor penentu pengadaan sistem Pemilihan strategi pengadaan

Konversi kebutuhan ke dalam rancangan

Tujuan dari tahap analysis adalah menemukan apa yang dibutuhkan oleh bisnis. Tujuan dari tahap design adalah menentukan bagaimana membangunnya. System design adalah penentuan keseluruhan arsitektur sistem —terdiri dari kumpulan komponen pemroses, hardware, software, orang, dan komunikasi— yang akan memenuhi kebutuhan dasar sistem.

Kebutuhan bisnis (business requirement) dikonversi menjadi kebutuhan sistem (system requirement) yang mendeskripsikan detil teknis untuk membangun sistem. Business requirement tertulis di dalam dokumen definisi kebutuhan dalam bentuk use case serta model proses dan model data secara lojikal System requirement dikomunikasikan melalui berbagai dokumen rancangan (design document) serta model proses dan model data secara fisikal. Design document dan model fisikal inilah yang menjadi blueprint bagi sistem yang baru.

Aktivitas pembuatan blueprint sistem Memeriksa beberapa strategi pengadaan sistem untuk memutuskan mana yang dipilih guna memenuhi kebutuhan sistem. Nonfunctional business requirement akan mempengaruhi system requirement dalam hal rancangan system architecture. Keputusan arsitektur mempengaruhi hardware dan software yang akan dibeli untuk mendukung sistem baru, sesuai dengan dokumen spefisikasi hardware dan software.

Interaksi user dengan sistem juga harus dirancang  input dan output sistem dirancang sejalan dengan peta navigasi sistem. Proses dalam model proses lojikal menjadi dasar untuk fungsionalitas sistem  DFD lojikal dikonversi menjadi DFD fisikal yang mendeskripsikan bagaimana sistem akan dibangun. Komponen data pada sistem dideskripsikan dalam model data lojikal juga harus dirancang sebelum diimplementasi.

Diakhir tahap design, hasil finalnya adalah spesifikasi sistem (system specification) yang berisi: Model proses fisikal, Model data fisikal, Rancangan arsitektur, Spesifikasi hardware dan software, Rancangan antarmuka (interface), Rancangan penyimpanan (storage) data, Rancangan program.

Strategi pengadaan sistem

Tim proyek bertugas merancang, mengembangkan, dan mengimplementasi sistem. Ada proyek yang beberapa atau seluruh bagian sistem harus diperoleh dari luar organisasi. Penting untuk mengetahui dengan pasti apa yang dibutuhkan sebelum mencari produk yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Ada 3 cara untuk mengadakan sebuah sistem baru: Mengembangkan aplikasi kustom sendiri (in-house); Membeli sistem paket dan (bila bisa) mengkustomisasi; Mengandalkan vendor, developer, atau service provider eksternal untuk membangun atau menyediakan sistem. Setiap cara di atas memiliki keunggulan dan kekurangan masing2, serta cocok untuk diterapkan pada situasi yang berbeda.

Pengembangan kustom Ada anggapan bahwa custom development, atau membangun sistem baru dari awal, adalah cara terbaik untuk membuat sistem dengan pertimbangan: kendali penuh bagaimana tampilan dan fungsi sistem. tidak ada solusi sistem paket yang memenuhi kebutuhan bisnis. developer lebih fleksibel dan kreatif menyelesaikan masalah. Resiko membangun sistem sendiri cukup tinggi dan tidak ada jaminan proyek akan sukses, misalnya: developer dipindahkan bekerja pada proyek lain halangan teknis membuat jadwal mundur user menjadi tidak sabar dengan mundurnya jadwal.

Pengembangan aplikasi kustom membutuhkan usaha khusus seperti: Membangun sistem sendiri = membangun skill teknis dan pengetahuan fungsional dalam perusahaan. Saat developer bekerja bersama user, pemahaman mereka akan bisnis semakin bertambah dan menjadi lebih baik dalam menyelaraskan SI dengan strategi dan kebutuhan. Pengembangan aplikasi kustom membutuhkan usaha khusus seperti: waktu yang panjang kerja lebih berat berbagai skill seperti technical, interpersonal, functional, project management, modeling

Software paket Beberapa organisasi memilih membeli software paket yang telah ada, daripada membuat sendiri solusi custom. Lebih efisien untuk membeli program yang telah jadi, diuji, dan terbukti, serta lebih cepat diinstal daripada sistem custom. Sistem paket dibuat berdasar keahlian dan pengalaman vendor yang membuat software tersebut.

Masalah bagi perusahaan menggunakan sistem paket adalah harus menerima fungsionalitas yang disediakan sistem yang biasanya tidak terlalu sesuai. Bila lingkup sistem paket terlalu luas, implementasinya dapat berdampak perubahan mendasar pada cara perusahaan melakukan bisnisnya. Membiarkan teknologi mempengaruhi bisnis dapat menjadi hal yang membahayakan.

Alihdaya (outsourcing ) Pilihan pengadaan yang membutuhkan paling sedikit sumberdaya in-house adalah outsourcing  menyewa vendor, developer, atau service provider eksternal untuk membuat atau memasok sistem. Perusahaan outsourcing disebut application service provider (ASP) memasok software aplikasi dan/atau layanan yang berkaitan dengan software melalui WAN atau jaringan Internet.

ASP menjalankan dan mengelola software aplikasi, serta memiliki, mengoperasikan, dan menjaga server yang menjalankan aplikasi termasuk orang yang mengawasinya. Software as a Service (SaaS) adalah istilah populer yang pada dasarnya adalah pengembangan model ASP. Isitilah ini umum digunakan untuk mendeskripsikan situasi dimana vendor SaaS mengembangkan dan mengelola software mereka sendiri; bukan mengelola dan menjalankan software pihak lain (model ASP tradisional).

Perusahaan outsourcing juga tersedia yang dapat mengembangkan sistem custom untuk pelanggannya. Banyak manfaat yang didapat bila ada pihak lain yang mengembangkan sistem untuk perusahaan. Mereka jauh lebih berpengalaman dalam teknologi atau memiliki lebih banyak sumberdaya, misal programmer berpengalaman.

Faktor penentu kebutuhan sistem

Setiap strategi pengadaan sistem memiliki kekuatan dan kelemahan masing2, dan tidak ada satu strategi yang ebih daripada strategi lainnya. Penting untuk memahami kekuatan dan kelemahan setiap strategi serta kapan untuk memilih strategi tersebut.

Kebutuhan bisnis Bila kebutuhan bisnis bersifat umum maka dipilih solusi software paket, namun tidak selalu cocok untuk semua situasi. Solusi custom perlu dipertimbangkan bila kebutuhan bisnis bersifat khusus dan tidak dapat dipenuhi oleh sistem paket, atau perusahaan sulit menyesuaikan dengan kondisi bisnis yang diminta oleh software paket. Outsourcing dapat dipilih untuk membantu perusahaan dalam proyek custom development dan untuk memperoleh software paket karena mereka memiliki spesialisasi dan kepakaran dalam hal tersebut.

Pengalaman in-house Bila punya pengalaman in-house experience untuk kebutuhan sistem fungsional dan technical, akan sangat mudah untuk membangun custom application. Sistem paket menjadi alternatif terbaik apabila perusahaan tidak memiliki keahlian technical untuk membangun sistem yang diinginkan. Outsourcing juga cara yang baik untuk membawa pengalaman dari luar yang tidak dimiliki in-house sehingga sistem dapat dibangun oleh orang yang memiliki keahlian tersebut.

Project Skill Keahlian yang dibutuhkan adalah teknis/technical (misal: Java, SQL) atau fungsional (misal: electronic commerce). Keahlian lain seperti network security, mungkin berada diluar lingkup keahlian karyawan dan tidak masuk dalam strategi perusahaan, sehingga lebih ke arah isu operasional yang harus dipenuhi. Sistem paket atau outsourcing dalam kasus ini dapat dipertimbangkan, sehingga karyawan internal dapat fokus pada aplikasi dan keahlian yang berhubungan dengan bisnis.

Project Management Banyak hal yang menyebabkan proyek gagal, seperti kurang dana, tenaga, dan permintaan user yang tinggi. Custom application butuh project management yang baik. Proyek custom application dipilih hanya bila bisa dipastikan bahwa mekanisme koordinasi dan kontrol akan berjalan dengan baik. Alternatif paket dan outsourcing juga harus dikelola, walaupun tidak terganggu oleh masalah internal dan pihak eksternal memiliki target dan tujuan tersendiri.

Jangka waktu (time frame ) Bila waktu menjadi faktor penting, carilah sistem yang sudah jadi dan teruji, sehingga perusahaan dapat memperkirakan berapa lama waktu untuk mulai menggunakan dan hasilnya. Jangka waktu untuk custom application sulit ditentukan, terlebih banyak proyek yang tidak dapat memenuhi deadline. Bila service provider memiliki layanan yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, maka kebutuhan bisnis dapat segera terpenuhi. Bila tidak, solusi outsourcing juga dapat memakan waktu lama seperti custom development.

Pemilihan strategi pengadaan

Saat memilih strategi harus paham bagaimana mengimplementasi strategi tersebut. Vendor dan konsultan biasanya memberi informasi mengenai produk dan solusi yang mereka tawarkan. Buat beberapa pilihan yang memungkinkan untuk mendapatkan sistem yang diinginkan.

Matrix Alternatif Alternative matrix digunakan untuk membandingkan pro dan kontra alternatif yang ada sehingga dapat memilih solusi terbaik. Alternative matrix adalah tabel berisi perbandingan kelayakan technical, economical, dan organizational untuk setiap kandidat sistem. Bobot (weight) diberikan pada bagian yang berbeda pada matrix untuk menunjukkan kriteria yang penting dalam memutuskan.

Penerapan di organisasi Kasus Online Store: Tune Source

Terima kasih Selamat belajar dan semoga sukses