MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Perencanaan Pengelolaan Proyek – Proyek Sistem Informasi

Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan, Proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek - proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya, Adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah

Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas: Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek - proyek sistem Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem Permintaan persetujuan pada pihak manajemen (user).

Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tebel berikut ini:

Komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya dan kapan akan dilaksanakan.

Perencanaan Proyek Menggunakan System Development Approach Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem ada 5 tinjauan yaitu: Tinjauan Metodologi, terbagi atas: Classical approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem yang relatif kecil dan tidak kompleks, pendekatan ini dilakukan tanpa dibekali alat ataupun teknologi. Structured approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem besar dan kompleks, pendekatan ini dilakukan dengan dibekali alat atau teknologi yang memadai.

Tinjauan Sasaran, terbagi atas: Piecemeal approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan atau difokuskan kepada satu aplikasi kegiatan tertentu, pendekatan ini tidak memperhatikan tujuan atau sasaran organisasi serta kedudukan di SI. System approach, adalah proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan pada seluruh komponen dalam organisasi, pendekatan ini lebih memperhatikan tujuan dan sasaran organisasi, artinya pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan utuh terintegrasi dengan semua kegiatan kegiatan - kegiatan lain di dalam perusahaan.

Tinjauan Kebutuhan, terbagi atas: Top-Down Approach, proses pendekatan pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level atas ke bawah (pada level manajemen), berupa perencanaan strategis agar dapat diterjemahkan ke level manajemen dibawahnya, berupa pendefinisian sasaran dan kebijaksanaan organisasi melalui analisis kebutuhan informasi yang diturunkan kepenentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kendali, pendekatan ini lebih sesuai dengan pendekatan sistem, Bottom-Up Approach, proses pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level bawah ke atas, yaitu dimulai dari level operasional pada bagian transaksi berupa perumusan kebutuhan – kebutuhan untuk menangani transaksi yang kemudian ditentukan kebutuhan dalam SI.

Tinjauan Pengembangan, terbagi atas: Total System Approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang dilakukan secara serentak bersama-sama (menyeluruh), pendekatan ini tidak sesuai untuk sistem yang besar dan kompleks, Modular Approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang dilakukan melalui penguraian komponen/bagian dalam sistem, dengan cara memecah sistem yang rumit menjadi bagian - bagian modul yang lebih sederhana, akibatnya setiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang tepat sesuai dengan rencana, pendekatan ini lebih sesuai untuk sistem yang besar dan kompleks.

Tinjauan Teknologi, terbagi atas: Evolutionary Approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang didasarkan pada perkembangan teknologi (mengikuti trend teknologi), yaitu penerapan teknologi pada aplikasi - aplikasi yang memerlukannya dan akan terus dikembangkan mengikuti kebutuhan, pendekatan ini menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat. Great-Loop Approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang dilakukan secara serentak dengan menggunakan tekhnologi yang lebih up to date, dan pendekatan ini mengandung resiko tinggi karena perkembangan teknologi yang begitu cepat.

Studi Tentang Model Sistem Pada setiap perusahaan / organisasi untuk kelangsungan hidupnya senantiasa berhadapan dengan tigal hal yakni: masalah, peluang dan perintah, Kemudian dari hasil pendekatan pengembangan sistem yang ditetapkan maka bisa dilakukan studi tentang model sistem yang diinginkan (kombinasi, otomatis atau manual), Dari model sistem yang dipilih kemudian ditetapkan kebutuhan perangkat / fasilitas (hardware, software dan braiware) untuk dapat mempelajari aktivitas sistem yang terjadi (input model, output, database dan kontrol),

Lalu dari fasilitas dan aktivitas inilah ditetapkan jenis sistem informasi yang dipilih (dalam berbagai alternatif) sebagaimana yang dibutuhkan oleh pihak sistem manajemen (secara manajemen level, fungsional maupun personal), Kesemuan ini merupakan garapan dari manajemen proyek, yang dapat memberikan dampak pencapaian tujuan berupa peningkatan laba dan peningkatan kualitas pelayanan, dengan alat ukur peningkatan pada faktor PIECES, lihat gambar berikut:

Keterangan gambar 5.1. POD: P=Problems, O=Opportunity, D=Directive; FACTSSERERA: F=Flexibility, A=Accessibility,C=Capasity, T=Timely, S=Simplicity, S=Security, E=Economy, R=Reliability, E=Efficiency, R=Relevancy, A=Accuracy; HW,SW,BW: HW=Hardware, SW=Software, BW=Brainware, Technolg Compn=Technology Components; IMODC: I=Input, M=Model, O=Output, D=Database, C=Control, IS=Information System; MS: MS=Management System, STARC3: S=Safety, T=Timeliness, A=Accurate, R=Relevance, C=Correcteness, C=Completeness, C=Clearate; PS.SS: PS=Problem Solving, SQ=Satisfaction Quality; STQC: S=Scoope, T=Time, Q=Quality, C=Cost PIECES: P=Performance, I=Information, E=Economic, C=Control, E=Efficiency, S=Service AIS=Accounting Information System, MIS=Management Information System, DSS=Decision Support System, OAS=Office Automation System, ES=Expert System, EIS=Executive Information System, Executive Information System, GIS=Geographic Information System, ESS=Executive Support System, PCS=Process Control System, TPS=Transaction Processing System dsb.

Rumusan kebutuhan user Mempersiapkan proyek - proyek sistem yang akan dikembangkan. Setelah perencanaan sistem disetujui oleh manajemen, maka komite pengarah harus mempersiapkan proyek - proyek sistem yang akan dikembangkan terlebih dahulu sesuai denga prioritasnya. Persiapan ini meliputi penunjukan team analis yang akan menganalisis kelayakan proyek dan disusul dengan pengumuman proyek pengembangan sistem ini kepada semua pengguna sistem di perusahaan.

Mendefinisikan proyek - proyek sistem yang dikembangkan. Setelah suatu proyek - proyek sistem prioritas ditentukan dan analisis sistem telah ditunjuk, maka tahap perencanaan sistem berikutnya adalah mendefinisikan proyek -proyek sistem prioritas yang akan dikembangkan.

Tugas yang harus dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah: mendefinisikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem. ruang lingkup dan sasaran dari proyek - proyek sistem yang akan dikembangkan dapat diperoleh dari laporan perencanaan sistem yang telah dibuat dan telah disetujui oleh manajemen. melakukan studi kelayakan. suatu studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. menilai kelayakan proyek sistem.

ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya. lima macam kelayakan yang dapat dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut: kelayakan teknik kelayakan teknik digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkan di sistem?” untuk menjawab pertanyaan ini, maka harus dipertimbangkan beberapa hal: ketersediaan teknologi dipasaran. ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.

“dapatkah sistem nantinya diterapkan di dalam organisasi?” kelayakan operasi penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat diopersikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kelayakan operasi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “dapatkah sistem nantinya diterapkan di dalam organisasi?” untuk menjawab pertanyaan ini , ada beberapa hal yang diperhatikan: kemampuan dari personil. kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi. kemampuan pengendalian dari operasi sistem. efesiensi dari sistem.

kelayakan jadwal Penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem yang akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan jadwal digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “dapatkah sistem nantinya dikembangkan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan?”

kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: “apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dibiayai dan menguntungkan?” untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan, yaitu: besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem. manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.

kelayakan hukum kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku?”

Rumusan kebutuhan user Membuat usulan proyek. Meminta persetujuan manajemen.