MANAJEMEN PROYEK

DEFINISI Proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu.

Penyebab Kegagalan Proyek Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling metodologi pengembangan sistem Manajemen ekspektasi yang jelek Komitmen dini pada angggaran dan jadwal tetap Teknik – teknik perkiraan yang jelek Terlalu optimis The mythical man – month Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup Gagal beradaptasi dengan perubahan Sumber daya tidak cukup Gagal “mengelola rencana”

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Kompetensi – Kompetensi Manajer Proyek Fungsi – Fungsi Manajemen Proyek Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen Proyek – Bagan PERT dan Gantt Chart Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Kompetensi – Kompetensi Manajer Proyek Kompetensi Pencapaian Bisnis Kompetensi Pemecahan Masalah Kompetensi Pengaruh Kompetensi Manajemen Manusia Kompetensi Self - Management

Fungsi – Fungsi Manajemen Proyek Pelingkupan (Scoping) Perencanaan (Planning) Perkiraan (Estimating) Penjadwalan (Scheduling) Pengorganisasian (Organizing) Pengarahan (Directing) Pengontrolan (Controlling) Penutupan (Closing)

Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen Proyek Bagan PERT dan Gantt Chart PERT ( Project Evaluation and Review Technique ) Model jaringan grafis yang menggambarkan tugas – tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah proyek. Gantt Chart adalah bagan batang horisontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender.

Siklus Hidup Manajemen Proyek Menegosiasikan Lingkup Megindentifikasi Tugas-Tugas Memperkirakan Durasi Tugas Menentukan Ketergantungan Antartugas Menugaskan Sumber-Sumber Daya Mengarahkan Usaha Tim Memonitor dan Mengontrol Perkembangan Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek

Menegosiasikan Lingkup Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek – bagian-bagian dari bisnis yang dipelajari, dianalisis, didesain, dikonstruksi, diimplementasikan, dan pada akhirnya diperbaiki. Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup proyek : 1. Produk 2. Kualitas 3. Waktu 4. Biaya 5. Sumber Daya

Megindentifikasi Tugas-Tugas Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk mengindentifikasi dan menndokumentasikan aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek adalah work breakdown structure (struktur pemecah kerja). Work breakdown structure (WBS) adalah penguraian hierarkis proyek menjadi fase-fase, aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.

Memperkirakan Durasi Tugas Teknik memperkirakan durasi tugas Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)

Menentukan Ketergantungan Antartugas (1) 4 tipe ketergantungan antar tugas : 1. Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain. 2. Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain. 3. Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan. 4. Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.

Menentukan Ketergantungan Antartugas (2) Dua pendekatan pada penjadwalan : Forward scheduling : pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan tanggal mulai proyek kemudian menjadwalkan maju dari tanggal tersebut. Reverse schedulinng : strategi penjadwalan proyek yang menentukan tenggat waktu proyek kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut.

Menugaskan Sumber-Sumber Daya (1) Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut : Orang Layanan Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan Persediaan barang dan material Uang Sumber-sumber daya semcam itu harus ditugaskan ke tugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal. Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya denngan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas.

Menugaskan Sumber-Sumber Daya (2) Penyeimbang sumber daya mensyaratkan pengetahuan tentang : Critical Path – urutan tugas-tugas tergantung yang memiliki jumlah terbesar most likely duration (durasi paling mungkin). Critical path menentukan tanggal penyelesaian proyek paling awal yang mungkin. 2. Slack time – jumlah penundaan yang dapat ditoleransi antara waktu mulai dengan waktu penyelesaian sebuah tugas tanpa menyebabkan penundaan pada tanggal penyelesaian keseluruhan proyek.

Mengarahkan Usaha Tim Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan manusia.

Memonitor dan Mengontrol Perkembangan (1) Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.

Memonitor dan Mengontrol Perkembangan (2) Laporan perkembangan adalah proses kontrol penting yang menggunakan komunikasi untuk menjaga sebuah proyek sesuai lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Rencana proyek yang lengkap menyediakan mekanisme dan proses untuk mengelola permintaan-permintaan perubahan lingkup. Ini disebut manajemen perubahan.

Memonitor dan Mengontrol Perkembangan (3) Perubahan manajemen sering mensyaratkan bahwa seorang manajer proyek mengelola harapan-harapan manajemen dan para pengguna. Matriks manajemen harapan adalah peralatan yang rule-driven untuk membantu manajemen memahami dinamika dan impak perubahan parameter-parameter proyek seperti biaya, jadwal, lingkup, dan kualitas. Penyesuaian jadwal diperlukan saat lingkup proyek berubah atau faktor-faktor lain membuat jadwal atau anggaran keluar dari jarak proyek.

Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek Menilai hasil-hasil dan pengalaman-pengalaman proyek. Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.

TERIMA KASIH Whitten, L. Jeffrey, Bentley, D.Lonnie, Dittman C. Kevin, System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill Companies, 2004