Perencanaan SDM dan Proses Rekrutmen

Apa yang dimaksud dengan Perencanaan SDM? Perencanaan SDM adalah proses sistematis untuk meramalkan permintaan (demand) dan penawaran (supply) SDM di masa depan. Tujuan perencanaan SDM adalah menentukan jumlah SDM beserta karakteristiknya masing-masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat, dsb.) yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan stratejik, operasional, dan fungsionalnya

Perencanaan SDM Perencanaan Sumber Daya Manusia (human resource planning) adalah proses sistematis untuk mencocokkan pasokan karyawan internal dan eksternal dengan lowongan-lowongan jabatan yang diperkirakan muncul dalam organisasi sepanjang periode waktu tertentu (Mondy 2008). Perencanaan sumber daya manusia memiliki dua komponen: Peramalan kebutuhan (requirement forecast) Peramalan ketersediaan (availability forecast)

Peramalan Kebutuhan Peramalan kebutuhan (requirement forecast) adalah aktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi di masa mendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Peramalan tersebut mencerminkan berbagai faktor, seperti perencanaan produksi dan perubahan produktivitas. Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya permintaan akan SDM (the demand for human resources).

Faktor Organisasional 3 PENYEBAB PERMINTAAN SDM Faktor Eksternal Faktor Organisasional Faktor Angkatan Kerja

Penyebab Permintaan SDM Faktor Eksternal Ekonomi Sosial-politik-hukum Teknologi Pesaing

Penyebab Permintaan SDM Faktor Organisasional Rencana stratejik Anggaran Ramalan penjualan dan produksi Perusahaan baru Desain organisasi dan jabatan

Permintaan SDM Faktor Angkatan Kerja Pensiun Pengunduran diri Pemberhentian Kematian Kemangkiran

Metode Peramalan Kebutuhan SDM Zero-Base Forecasting: menggunakan tingkat kekaryawanan organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan kebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan. Bottom-Up Approach: setiap level yang berurutan dalam organisasi, mulai dari yang terendah, meramalkan kebutuhannya, hingga akhirnya menghasilkan ramalan agregat mengenai karyawan yang dibutuhkan. Hubungan antara Volume Penjualan dengan Jumlah Karyawan yang Dibutuhkan: Salah satu prediktor tingkat kekaryawanan yang paling berguna adalah volume penjualan. Ada hubungan positif antara permintaan produk dengan jumlah karyawan yang dubutuhkan. Model Simulasi: teknik peramalan dengan melakukan eksperimen mengenai situasi nyata menggunakan model matematis.

Peramalan Ketersediaan Peramalan ketersediaan (availability forecast) adalah aktivitas untuk memperkirakan kemampuan perusahaan untuk mendapatkan karyawan-karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan, dan dari mana sumbernya. Dalam rangka meramalkan ketersediaan (penawaran SDM), manajer sumber daya manusia mengamati sumber-sumber internal (para karyawan yang dipekerjakan saat ini) dan sumber-sumber eksternal (pasar tenaga kerja).

Penawaran SDM Estimasi Penawaran Internal Estimasi Penawaran Eksternal Audit SDM Rencana suksesi Bagan penggantian Estimasi Penawaran Eksternal Kebutuhan eksternal Analisis pasar tenaga kerja Sikap masyarakat Demografi

Alternatif Tindakan jika Diramalkan Defisit (Kekurangan) Karyawan Rekrutmen Kreatif: Pendekatan-pendekatan baru untuk merekrut. Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis yang berbeda dibandingkan pada masa lalu, menggali metode-metode baru, dan mencari tipe-tipe kandidat yang berbeda. Insentif Kompensasi: Karena persaingan yang ketat dalam mendapatkan karyawan pada situasi permintaan tinggi, perusahaan harus mengandalkan insentif kompensasi. Program Pelatihan: Program-program pelatihan khusus diperlukan untuk mempersiapkan orang-orang yang sebelumnya belum mampu bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan. Standar Seleksi yang Berbeda: Memperendah standar-standar kekaryawanan agar cukup banyak orang tersedia untuk mengisi jabatan-jabatan. .

Alternatif Tindakan jika Diramalkan Surplus (Kelebihan) Karyawan Penarikan Terbatas: Mengurangi angkatan kerja dengan tidak mengganti para karyawan yang keluar. Pengurangan Jam Kerja: Perusahaan juga bisa menanggapi berkurangnya kebutuhan beban kerja dengan mengurangi jumlah total waktu kerja. Pensiun Dini: Mendorong karyawan untuk pensiun lebih awal dengan total paket uang pensiun yang cukup menarik. Perampingan (downsizing): juga dikenal sebagai restrukturisasi dan rightsizing, pada dasarnya adalah kebalikan dari pertumbuhan perusahaan dan menyarankan perubahan sekali waktu dalam organisasi dan jumlah karyawan yang dipekerjakan. Biasanya, baik struktur organisasi maupun jumlah karyawan dalam organisasi tersebut menyusut.

REKRUTMEN . Upaya pencarian dan perolehan sejumlah kandidat karyawan yang qualified sehingga memungkinkan perusahaan dapat menseleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Proses rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk mendapatkan sejumlah pelamar yang secara potensial qualified. Produk dan proses rekrutmen adalah sejumlah kandidat karyawan atau pemegang jabatan yang akan diproses berikutnya dalam tahapan seleksi. Oleh karena itu, rekrutmen merupakan proses awal dari apakah suatu organisasi mendapatkan orang yang tepat atau sebaliknya

LANGKAH-LANGKAH PROSES REKRUTMEN DAN SELEKSI Manajemen Sumber Daya Manusia LANGKAH-LANGKAH PROSES REKRUTMEN DAN SELEKSI Perencanaan dan Peramalan Karyawan Rekruitasi: Pendaftaran calon karyawan Pelamar mengisi aplikasi pelamaran Menyeleksi calon karyawan Supervisor dan yang lain mewawancarai calon karyawan terpilih untuk keputusan akhir Dinnul Alfian Akbar

TUJUAN REKRUTMEN Menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.

PRINSIP-PRINSIP REKRUTMEN Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya perlu dibuat: Analisis Pekerjaan Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi Pekerjaan Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia. Untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan: Peramalan kebutuhan tenaga kerja Analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja

PRINSIP-PRINSIP REKRUTMEN Biaya yang perlu diminimalkan Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan Fkeksibilitas Pertimbangan-pertimbangan hukum

PROSES REKRUTMEN

PROSES REKRUTMEN

PROSES REKRUTMEN Sumber Internal Karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dan dari dalam perusahaan itu dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu Sumber Eksternal Karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan

PROSES SELEKSI Sumber Internal Mutasi, Promosi, Rotasi, Demosi Penawaran Terbuka Penempatan Kembali Sumber Eksternal Iklan, agen tenaga kerja, pemeritah/swasta, lembaga pendidikan, walk-ins, asosiasi profesi, rekomendasi, magang

PERENCANAAN REKRUTMEN Jumlah orang dibutuhkan Kapan dibutuhkan Manajer lini seharusnya menyadari jika ada keterlambatan

SUMBER INTERNAL KANDIDAT Tidak ada pengganti untuk kandidat dengan segala kelebihan dan kelemahannya Kandidat dari dalam mungkin lebih berkomitmen terhadap perusahaan dan dapat meningkatkan moral Dapat diketahui sebelumnya

MENEMUKAN KANDIDAT INTERNAL KANDIDAT Job Posting Mempublikasikan lowongan pekerjaan kepada karyawan dengan mencantumkan atribut-atributnya, seperti kualifikasi, supervisor, skedul kerja, dan tingkat gaji/upah. Memperkerjakan karyawan terdahulu Sebagai pilihan jika pasar tenaga kerja terbatas Employees Referrals Menawarkan bonus uang Beberapa manfaat untuk organisasi: reputasi, lebih murah, lebih cepat Temporary Work Pools Bekerja secara temporer pada proyek yang berbeda Menghemat pada komisi agen Perencanaan Suksesi Meyakinkan ketersediaan suksesor yang tepat untuk pekerjaan senior di masa datang.

SUMBER EKSTERNAL KANDIDAT Iklan—Advertensi—media iklan Memilih media terbaik—koran, televisi, internet, tergantung posisi yang ditawarkan. Agen tenaga kerja Headhunters Agensi tenaga kerja khusus digunakan untuk mencari dan mendapatkan top management dan technical talent Rekrutmen lewat universitas Referrals dan walk—ins Internet Sumber-sumber lain

ANALISIS SUMBER REKRUTMEN KELEBIHAN KELEMAHAN Kandidat mengenal baik organisasi Biaya penarikan dan pelatihan rendah Dapat meningkatkan semangat & motivasi karyawan Kemampuan kandidat sudah dikenali lebih baik Persaingan ketat Masalah motovasi dan semangat kerja bagi yang tidak terpilih Kandidat potensial mewarisi kelemahan kultural Penyegaran situasi kerja Dapat menekan unsur dan kelemahan struktural Variasi kompetensi SDM organisasi Masalah ketepatan bagi organisasi & lingkungan Menurunkan semangat & motivasi tenaga kerja lama Perlu waktu penyesuaian Rekrutmen Internal Rekrutmen Eksternal

KONSEP REKRUTMEN

METODA REKRUTMEN TENAGA KERJA Metoda Tertutup Adalah ketika penarikan hanya dikonfirmasikankepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yg masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yg baik sulit. Metoda Terbuka Adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metoda terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified lebih besar.

KENDALA-KENDALA PENARIKAN Kebijaksanaan-kebijaksanaan Organisasi Merupakan cermin utama berhasil atau tidaknya penarikan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi akan mempengaruhi penarikan adalah kebijaksanaan mengenai kompensasi dan kesejahteraan, promosi, status karyawan, dan sumber tenaga kerja. Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan Kebijaksanaan promosi Kebijaksanaan status karyawan Kebijaksanaan sumber tenaga kerja

KENDALA-KENDALA PENARIKAN Persyaratan Jabatan Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar, maka kemungkinan pelamar makin sedikit, sebaliknya jika persyaratan sedikit, kemungkinan pelamar akan semakin banyak. Metode pelaksanaan penarikan Kondisi pasar tenaga kerja Solidaritas perusahaan Kondisi-kondisi lingkungan eksternal

EVALUASI REKRUTMEN Kriteria yang digunakan Jumlah pelamar Merupakan petunjuk tentang memikat tidaknya program rekrutmen. Jumlah usul tentang pelamar yang diajukan untuk diterima Indikator kualitas para pelamar yang lebih baik. Jumlah penerimaan atau pelamar yang diterima Petunjuk yang lebih jelas tentang jumlah orang yang qualified. Jumlah penempatan karyawan yang berhasil Evaluasi terhadap penilaian prosedur atau proses seleksi