EVALUASI, AUDIT, PELAPORAN DAN PENYELESAIAN PROYEK

PROJECT LIFE CYCLE: STAGES/ACTIVITIES

STANDARDS PROJECT MANAGEMENT PROCESS

EVALUASI TERHADAP PROYEK (1) Mekanisme umpan balik (loop) mengenai pelaksanaan dan hasil proyek Memunculkan tindakan koreksi (corrective actions) agar proyek tetap sesuai rencana Tujuan utama: mengungkapkan letak masalah dan membuka semua potensi, untuk perbaikan pengelolaan

EVALUASI TERHADAP PROYEK (2) Evaluasi Formatif Dilaksanakan di setiap tahap dalam siklus proyek Tujuan: memberi tanda perlu tidaknya tindakan koreksi Evaluasi Ringkas/Summatif (Summary Evaluation) Dilaksanakan setelah proyek selesai Tujuan: menjadi masukan untuk pelaksanaan proyek di masa datang

AUDIT PROYEK Salah satu alat evaluasi Adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap manajemen proyek: metodologi, prosedur, anggaran, pengeluaran dan progress pekerjaan Tujuan: jika ada masalah cepat diketahui, dan jika ada masalah cepat dapat diatasi

ISI LAPORAN AUDIT Pendahuluan (tujuan proyek) Status sekarang (biaya, jadwal, kemajuan, kualitas) Status proyek di waktu yang akan datang (laporan auditor mengenai kemajuan proyek, rekomendasi mengenai aspek teknis, jadwal dan anggaran terhadap pekerjaan tersisa) Isu-isu manajemen yang penting (pembahasan singkat mengenai tawar menawar antara biaya, jadwal dan performansi) Analisis risiko (risiko proyek dan akibatnya) Keterbatasan, asumsi (yang mendasari laporan)

Kinerja proyek dapat dianalisis melalui monitoring dan pengukuran faktor-faktor : keakuratan (accuracy) batas waktu (timeliness) keterkaitan (dependability) dan cross function waktu respon dari proses maupun orang terhadap permintaan internal khususnya eksternal efektivitas dan efisiensi orang utilisasi sumberdaya dan teknologi key performance indicators cost reduction

PELAPORAN Laporan kepada manajemen perusahaan tentang pelaksanaan proyek Isi laporan: Ringkasan mengenai status proyek Bagian-bagian di mana koreksi dilakukan Perubahan jadwal, ramalan mengenai jadwal dan biaya Kemungkinan masalah yang akan timbul, solusi dan akibatnya Situasi biaya saat ini Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada Dapat pula dibuatkan laporan kepada user/client dari pelaksanaan proyek

PENYELESAIAN PROYEK Proyek dikatakan berhenti apabila pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan yang lebih lanjut Merupakan tahap yang kritis, menentukan berhasil tidaknya proyek yang dilaksanakan Terencana, dengan prosedur yang sistematis Tidak dilakukan karena ketidaksiapan untuk melanjutkan pekerjaan proyek atau dilakukan secara mendadak

AKTIVITAS TEKNIS PENUTUPAN PROYEK

ALASAN MENGAPA PROYEK BERHENTI Karena pekerjaan memang sudah selesai sesuai perjanjian kontrak Lebih menguntungkan proyek dihentikan daripada dilanjutkan (karena beberapa faktor yang tidak bisa dikendalikan) Tidak mampu mencapai performansi yang diinginkan Proyek dihentikan, tetapi dibentuk divisi tetap untuk melanjutkan pekerjaan lain yang mirip menjadi kegiatan rutin