Pengantar Teknologi informasi (TIF1101/SIF1101) Pengantar Basis Data Pengantar Teknologi informasi (TIF1101/SIF1101)

Pengantar Basis Data Pendahuluan - Perlunya Basis Data Definisi Basis Data Studi Kasus Contoh Basis Data Penerapan Basis Data Tujuan Penggunaan Basis Data Sistem Basis Data Komponen Sistem Basis Data DBMS/SMBD

Pendahuluan (1) Penyimpanan data telah menjadi keharusan dalam proses administrasi. Data adalah aset sangat bernilai untuk dikelola Bagaimana caranya menyimpan data: Data Fisik (biasanya tertulis pada kertas) Data Digital Apa masalah yang dihadapi dalam menyimpan Data Fisik?

Pendahuluan (2) Ketika kita menyimpan Data Fisik (dokumen), maka ada beberapa permasalahan yang akan muncul, seperti: Masalah tempat penyimpanan Masalah proses pencarian data Masalah “keawetan data” Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”). 

“Tempat Penyimpanan Data” Pendahuluan (3) “Tempat Penyimpanan Data”

“Pencarian dan Pengaturan Data” Pendahuluan (4) “Pencarian dan Pengaturan Data”

Pendahuluan (5) “Keawetan Data”

Pendahuluan (6) Salah satu solusi dari permasalahan yang timbul diatas adalah dengan melakukan konversi dari Data Fisik menjadi Data Digital.

Pendahuluan (7) Dari segi biaya/cost yang dikeluarkan jelas penyimpanan data dalam bentuk digital jauh lebih murah dibandingkan dengan menyimpan dalam bentuk fisik. Itu baru biaya dari media, belum termasuk biaya penyimpanan (tempat yang harus disiapkan), mekanisme pencarian yang cepat, dan umur data lebih terjamin. Hal yang menjadi kendala adalah data digital belum sepenuhnya dapat dianggap sebagai data yang sah/valid (seperti digital signature, Pasal 1 Ordonansi 1867 No 29 dan Sertifikat Digital dari CA(Certificate Authority)).

Pendahuluan (8) Secara prinsip, dalam suatu basis data tercakup dua komponen penting, yaitu Data Informasi Jadi tujuan akhir adalah bagaimana mengelola data sehingga mampu menjadi informasi yang diinginkan dan dapat dilakukan proses pengambilan, penghapusan, pengeditan terhadap data secara mudah dan cepat (Efektif, Efisien, dan Akurat).

BASIS + DATA Definisi Basis Data (1) representasi dari fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek yang sedang ditinjau dan direkam dalam bentuk huruf, kata, angka, simbol, gambar, bunyi atau kombinasinya. gudang, markas, tempat berkumpul dari suatu objek atau representasi objek. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Definisi Basis Data (2) Beberapa Definisi Basis Data menurut para ahli : Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan (Fathansyah). Kumpulan file data yang terorganisasi, terintegrasi, dan bisa dipakai bersama (C.J Date). Sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan duplikasi data (Fabbri dan Schwab).

Definisi Basis Data (3) Menurut Ramez Elmasri mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu: Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata (real world). Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data. Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa user dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan user.

Definisi Basis Data (4) Dari beberapa definisi-definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa Basis Data, yaitu: Kumpulan data dari berbagai sumber data Adanya relasi/hubungan Tanpa pengulangan Dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Studi Kasus (1) Basis Data dan Lemari Buku/arsip Mr X memiliki perpustakaan pribadi yang diletakkan dalam sebuah lemari buku yang besar. Karena jumlah bukunya ratusan, dia kebingungan untuk mencari buku yang dibutuhkan dan mencatat buku-buku yang dipinjam oleh rekan-rekannya. Apa yang anda sarankan kepada Mr. X supaya perpustakaan yang dimiliki lebih menjamin kemudahan dalam pengelolaannya ?

Studi Kasus (1) Beberapa hal yang dapat disarankan: Melakukan pengelompokan / klasifikasi buku yang dimiliki. Memberikan penomoran/kode tertentu untuk masing-masing buku nilainya yang berbeda antara satu dengan lainnya (unique). Menempatkan buku-buku dengan urutan tertentu agar mudah untuk dicari. Basis Data dan Lemari Buku memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsipnya adalah pengaturan data / buku, dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data / buku.

Studi Kasus (2) Setiap data elektronis = Basis Data ? Badan Administrasi Kepegawaian di PT XYZ selalu menggunakan komputer yaitu aplikasi MS Word dan MS Excel untuk mencatat data-data kepegawaian, organisasi dan penggajian. Apakah bisa dikatakan PT XYZ telah menerapkan basis data ?

Studi Kasus (2) Jawaban: Contoh Pemilahan: Belum tentu, karena di dalam pengelolaannya belum tentu terdapat pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis / fungsi data. Contoh Pemilahan: Data Mahasiswa Data Dosen Sistem Akademik Data Mata Kuliah Data Perkuliahan

Basis Data Penjualan di Toko Basis Data Pembelian di Toko Contoh Basis Data Basis Data Penjualan di Toko Melakukan pencatatan dan penyimpanan data – data yang berkaitan dengan penjualan Barang yang dijual Transaksi Penjualan Pelanggan yang membeli Petugas yang melayani penjualan Pengiriman barang dll Basis Data Pembelian di Toko Melakukan pencatatan dan penyimpanan data – data yang berkaitan dengan pembelian Order pembelian (purchase order) Transaksi pembelian Barang yang dibeli Supplier dll

Penerapan Basis Data (1) Basis data penjualan dan pembelian di Toko pada contoh diatas diterapkan pada suatu toko. Basis data digunakan untuk menyimpan data penjualan atau pembelian yang dimasukkan melalui aplikasi penjualan atau pembelian. Dengan aplikasi penjualan berbasis data, penjual (pemilik toko) dapat dengan mudah: Menangani penjualan Mencetak nota Mencari data barang yang terjual, dll (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Penerapan Basis Data (2) Bidang-bidang fungsional : Kepegawaian (personalia), Pergudangan (inventaris) Akuntansi (keuangan), Reservasi (pemesanan tiket, kamar hotel,dll), Layanan Pelanggan, dan sebagainya. Organisaasi/perusahaan Perbankan, Asuransi, Rumah Sakit, Industri/Manufaktur, Lembaga Pendidikan, Swalayan, Telekomunikasi dan lain-lain. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Tujuan Penggunaan Basis Data (1) Kecepatan dan Kemudahan Agar pengguna basis data bisa: menyimpan data melakukan perubahan/manipulasi terhadap data menampilkan kembali data dengan lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan cara biasa (baik manual ataupun elektronis). Efisiensi Ruang Penyimpanan Dengan basis data mampu melakukan penekanan jumlah redundansi (pengulangan) data, baik dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antara kelompok data yang saling berhubungan. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Tujuan Penggunaan Basis Data (2) Keakuratan (Accuracy) Data dalam file-file database diorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat menekan kesalahan-kesalahan pada saat pemasukan (data entry) dan pada penyimpanan (data store). Ketersediaan (Availability) Data yang sudah tidak dipakai/kadaluwarsa dipisahkan dari sistem database yang sedang aktif baik dengan cara penghapusan atau memindahkannya ke media backup untuk menghemat ruang penyimpanan. Di sisi lain, juga dilakukan pemanfaatan teknologi jaringan komputer agar data yang berada di suatu lokasi/cabang dapat juga diakses oleh lokasi/cabang lainnya. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Tujuan Penggunaan Basis Data (3) Kelengkapan (Completeness) Data yang tersimpan dalam basis data harus lengkap, dengan kata lain dapat melayani kebutuhan semua penggunanya. Basis data menjamin kebutuhan dalam menambah koleksi data, menjamin kemudahan dalam memodifikasi struktur data seperti penambahan field-field data. Keamanan (Security) Basis data yang baik pasti menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga setiap pengguna dibedakan hak aksesnya; yakni ditentukan obyek-obyek mana saja yang bisa diakses dan proses apa saja (modifikasi, pengubahan, atau penghapusan) yang bisa dia dilakukan. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Tujuan Penggunaan Basis Data (4) Pemakaian bersama (Data Sharing) Basis data umum-nya dirancang agar dapat digunakan oleh berbagai unit kerja, dan tidak terbatas pada satu pemakai, pada satu lokasi, atau satu aplikasi saja. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Sistem Basis Data (1) Sistem Basis Data adalah gabungan antara basis data dan perangkat lunak SMBD (Sistem Manajemen Basis Data) termasuk di dalamnya program aplikasi yang dibuat dan bekerja dalam satu sistem (Waliyanto 2000). C. J. Date menyatakan bahwa sistem basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.

Konsep Sistem Basis Data (kompilasi Ramez Elmasri. dkk 1994)

Komponen Sistem Basis Data (1) Perangkat keras (hardware) Sistem Operasi (operating system) Basis Data (database) Sistem Pengelola Basis Data (Database Management System/DBMS) Contoh : Microsoft Access, Oracle, MySQL, PostgreSQL, DB2, dll. Pengguna (user) Aplikasi (software) lain yang mendukung (bersifat opsional) Contoh : Visual Basic (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Komponen Sistem Basis Data (2) USER (Pengguna Basis Data) System Engineer Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan Sistem Basis Data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual. Database Administrator (DBA) Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data, merencanakannya dan mengaturnya. Tugas DBA : Mengontrol DBMS dan software-software Memonitor siapa yang mengakses basis data Mengatur pemakaian basis data Memeriksa security, integrity, recovery dan concurency (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Komponen Sistem Basis Data (3) End User (Pemakai Akhir) Ada beberapa jenis pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dapat dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem : Programmer aplikasi Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML), yang disertakan (embedded) dalam program yang ditulis pada bahasa pemrograman induk (seperti C, pascal, cobol, dll) Pemakai Mahir (Casual User) Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program. Mereka menyatakan query (untuk akses data) dengan bahasa query yang telah disediakan oleh suatu DBMS. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Komponen Sistem Basis Data (3) Pemakai Umum (End User / Naïve User) Pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen (executable program) yang telah ditulis (disediakan) sebelumnya. Pemakai Khusus (Specialized/Sophisticated User) Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus seperti aplikasi AI, Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dll, yang bisa saja mengakses basis data dengan atau tanpa DBMS yang bersangkutan. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Data Base Management System (DBMS)/Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) DBMS dapat diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien. Kelebihan dari DBMS antara lain adalah: Pengawasan/monitoring terhadap duplikasi data Menjaga konsistensi / keakuratan data Menghasilkan output /informasi yang lebih beragam Penyebaran data (data sharing) yang lebih fleksibel Meningkatkan keamanan data Sesuai standard pengelolaan data internasional (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Data Base Management System (DBMS)/Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) Meningkatkan kualitas akses data dan kualitas respon (cepat, mudah, beragam fasilitas, dsb) Meningkatkan produktivitas Kelemahan DBMS antara lain adalah: Biaya. Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya manusia yang mengelola basis data tersebut. Resiko data yang terpusat. Data yang terpusat dalam satu lokasi dapat beresiko kehilangan data selama proses aplikasi. (Murhada dan Yo Ceng, 2011)

Data Base Management System (DBMS)/Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) Pengguna DBMS terlibat dengan permasalahan nyata pada perusahaan. Data yang disimpan menggambarkan berbagai aspek perusahaan. (SAP AG 1999)