Transisi Penggunaan Sistem Baru SI401 Perancangan Sistem Informasi Pertemuan #14 Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Capaian pembelajaran #6 Mahasiswa mampu melakukan tahapan-tahapan implementasi sistem informasi di organisasi.

Topik bahasan Rencana migrasi sistem Aktivitas paska-implementasi Penerapan transisi sistem di organisasi

Mengelola perubahan ke sistem baru —terkomputerisasi maupun tidak— adalah salah satu tugas tersulit dalam organisasi manapun. Ada banyak isu bisnis, teknis, dan manusia yang harus diatasi agar dapat mempersiapkan dan berhasil beradaptasi dengan perubahan tersebut.

Perencanaan untuk transisi dari sistem lama ke sistem baru dimulai saat programmer sedang mengembangkan software. Mengabaikan perencanaan hingga saat terakhir adalah kunci kegagalan. Rencana migrasi meliputi aktivitas yang akan dilakukan untuk mempersiapkan transisi bisnis dan teknis, serta untuk mempersiapkan menusia untuk transisi.

Membuat transisi ke sistem baru Saat manusia menggunakan sistem komputer atau kumpulan proses kerja, maka sistem/proses kerja itu mulai menjadi kebiasaan atau norma; manusia belajar dan menjadi terbiasa dengannya. Kemudian sistem atau proses kerja ini mulai membatasi aktivitas manusia dan membuat mereka menjadi sulit untuk berubah karena mereka melihat pekerjaan dari sisi proses itu dan bukan dari sisi tujuan akhir bisnis untuk melayani pelanggan.

Salah satu model awal untuk mengelola perubahan organisasional adalah proses 3 langkah: unfreeze, move, refreeze.

Tim proyek harus unfreeze kebiasaan dan norma yang ada (sistem as-is) sehingga perubahan dapat dimungkinkan. Berpindah atau transition dari sistem lama ke sistem baru. Rencana migrasi melibatkan banyak isu yang harus diatasi untuk melancarkan transisi: Strategi konversi harus dipilih, bagian organisasi mana yang akan dikonversi dan berapa banyak sistem dikonversi pada suatu saat tertentu. Membantu orang yang terdampak oleh sistem baru untuk memahami perubahan dan memotivasi mereka untuk menerima sistem baru. Melakukan refreeze sistem baru sebagai pembiasaan untuk melakukan proses kerja —memastikan bahwa sistem baru sukses menjadi standar untuk melakukan fungsi bisnis yang didukungnya.

Rencana migrasi sistem Strategi konversi Kesiapan teknologi dan manusia

Transisi dari proses bisnis dan program komputer lama ke proses bisnis dan program komputer yang baru akan lancar dengan memastikan bahwa beberapa isu bisnis, teknism dan manusia telah diatasi. Keputusan, rencana, dan prosedur yang akan memandu transisi dituliskan di dalam rencana migrasi. Rencana migrasi menjelaskan apa aktivitas yang akan dilakukan pada waktu kapan dan oleh siapa saat transisi dijalankan dari sistem lama ke sistem baru.

Rencana harus dibuat untuk memastikan bahwa bisnis dapat melanjutkan operasinya bahkan saat terjadi masalah teknis pada sistem baru. Rencana ini berfungsi sebagai business contingency plan. Kesiapan teknis dapat dicapai dengan mengatur dan menginstal hardware dan software yang diperlukan, serta mengkonversi data seperlunya untuk sistem baru. Memastikan orang2 yang terdampak oleh sistem baru telah siap dan mampu menggunakannya – inilah bagian rencana migrasi yang paling kompleks.

Memilih strategi konversi Proses yang dilakukan untuk memperkenalkan sistem baru dalam organisasi disebut sebagai strategi konversi. Untuk mengimplementasi strategi harus memperhatikan 3 aspek berbeda dalam memperkenalkan sistem: Seberapa cepat perubahan dibuat (gaya konversi), Lingkup organisasi yang diperkenalkan (lokasi konversi), Jangkauan sistem yang diperkenalkan (modul konversi). Pilihan dibuat berdasarkan 3 dimensi tersebut dan akan mempengaruhi biaya, waktu, dan resiko terkait dengan transisi yang dilakukan.

Gaya Konversi Peralihan sistem lama ke sistem baru dapat dibuat secara cepat maupun bertahap. Perubahan secara cepat disebut direct conversion, yang melibatkan penggantian instan sistem lama dengan sistem baru. Intinya sistem lama dimatikan dan sistem baru dihidupkan. Perubahan bertahap dilakukan dengan parallel conversion, dimana sistem lama dan sistem baru digunakan bersama selama waktu tertentu. 2 sistem dijalankan bersama, dan user harus bekerja dengan sistem lama maupun sistem baru.

Lokasi Konversi Sistem baru dapat diperkenalkan ke berbagai bagian berbeda dalam organisasi pada waktu yang berbeda, atau dapat juga diperkenalkan di seluruh organisasi pada saat bersamaan. Pilot conversion memilih 1 lokasi atau lebih untuk menjadi yang pertama dikonversi sebagai bagian dari pilot test. Phased conversion, kumpulan lokasi pertama dikonversi, lalu kumpulan kedua, ketiga, dst, hingga seluruh lokasi telah terkonversi. Bila diharuskan untuk mengkonversi seluruh lokasi pada waktu bersamaan, maka dilakukan simultaneous conversion.

Modul Konversi Walaupun diharapkan sistem dapat terinstal lengkap secara keseluruhan, namun seringkali sulit terjadi. Disarankan sebaiknya tentukan seberapa banyak sistem baru akan diperkenalkan dalam organisasi pada suatu saat. Bila modul di dalam sistem adalah terpisah dan berbeda, maka organisasi dapat mengkonversi sistem baru satu modul per suatu waktu menggunakan modular conversion. Whole-system conversion, berarti menginstal keseluruhan sistem pada suatu waktu saja, dan ini yang umum dilakukan.

Perkenalan sistem baru membuka organisasi terhadap resiko yang berkaitan dengan masalah dan error yang mungkin mengganggu operasi bisnis. Berbagai strategi konversi memiliki biaya yang berbeda. Faktor akhir adalah banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengkonversi sistem lama ke sistem baru.

Menyiapkan Business Contingency Plan Menjaga agar masalah kecil teknologi dalam sistem baru supaya tidak membesar dan menjadi bencana bisnis disebuat business contingency planning. Contingency plan membantu bisnis bertahan dari masalah kecil pada sistem baru sehingga gangguan bisnis yang lebih besar dapat dicegah. Karena contingency plan fokus untuk menjaga bisnis tetap hidup dan berjalan pada saat terjadi masalah TI, maka penting untuk melibatkan manajer bisnis dan user utama dalam pengembangan rencana.

Menyiapkan teknologi Ada 3 langkah utama dalam menyiapkan aspek teknis untuk operasi sistem baru: Membeli dan menginstal hardware yang diperlukan. Setelah hardware diinstal, diuji, dan disertifikasi sebagai operasional, berikutnya adalah menginstal software. Mengkonversi data dari sistem as-is ke dalam sistem to-be. Konversi data biasanya adalah langkah yang paling teknis dan sulit dalam rencana migrasi.

Menyiapkan orang/manusia Dalam konteks proyek pengembangan sistem, orang yang akan menggunakan sistem baru perlu bantuan untuk menerima dan beradaptasi dengan sistem baru. Proses membantu mereka untuk menyesuaikan dengan sistem dan proses kerja baru tanpa mengalami tekanan disebut change management. Ada 3 peran kunci dalam perubahan besar organisasi: Sponsor perubahan —orang yang menginginkan perubahan. Agen perubahan —orang yang memimpin perubahan. Target perubahan (potential adopter) —orang yang harus berubah.

Faktor2 utama dalam perubahan yang berhasil:

Aktivitas paska-implementasi Dukungan sistem Perawatan sistem

Tujuan dari aktivitas paska implementasi adalah untuk mensahkan penggunaan sistem baru —yaitu menjadikannya sebagai cara yang normal, diterima, dan rutin untuk menjalankan proses bisnis. Aktivitas paska implementasi mencoba untuk refreeze organisasi setelah transisi yang berhasil ke sistem yang baru.

Dukungan sistem Setelah tim proyek menginstal sistem dan melakukan aktivitas change management, sistem telah resmi beralih ke grup operasi. Grup ini bertanggung jawab untuk operasi dari sistem, sebagaimana tim proyek bertanggung jawab untuk pengembangan sistem.

Dukungan online adalah bentuk umum dari training on- demand. Menyediakan dukungan sistem berarti membantu user untuk menggunakan sistem. Biasanya berupa menyediakan jawaban untuk pertanyaan dan membantu user memahami bagaimana cara melakukan fungsi tertentu; dukungan jenis ini dianggap sebagai training on-demand. Dukungan online adalah bentuk umum dari training on- demand. Berupa dokumentasi dan layar bantuan yang dibangun dalam sistem atau terpisah pada Web site yang menyediakan jawaban untuk frequently asked question (FAQ) yang memungkinkan user untuk mencari jawaban tanpa menghubungi orang lain.

Banyak organisasi menyediakan help desk sebagai tempat bagi user untuk berbicara dengan orang yang dapat menjawab pertanyaan (biasanya lewat telpon, atau secara langsung). Help desk mendukung semua sistem, tidak hanya 1 sistem tertentu, jadi akan banyak panggilan mengenai berbagai software dan hardware.

Pemeliharaan sistem Pemeliharaan sistem (system maintenance) adalah proses memperbaiki sistem untuk memastikan dapat terus memenuhi kebutuhan bisnis. Sejalan dengan masa hidup sistem, banyak uang dan usaha dilakukan untuk pemeliharaan sistem daripada pembuatan sistem itu sendiri, karena sistem akan selalu berubah sejalan dengan penggunaannya.

Permintaan perubahan biasanya datang dari sumber: Yang paling umum adalah laporan masalah dari grup operasi yang mengidentifikasi bug dalam sistem yang harus diperbaiki. Peningkatan sistem dari user. Proyek pengembangan sistem lainnya. Disebabkan ada perubahan pada software atau network. Manajemen Senior.

Penilaian proyek (project assessment ) Tujuan dari project assessment adalah untuk memahami hal2 yang sukses perihal sistem dan aktivitas proyek (sehingga dapat dilanjutkan pada sistem atau proyek berikutnya) serta apa yang harus diperbaiki. Assessment menjadi komponen penting dalam pembelajaran organisasi karena dapat membantu organisasi dan orang2 didalamnya memahami bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka. Ada 2 bagian utama dalam project assessment: Review tim proyek, Review sistem.

Review tim proyek fokus pada cara tim proyek menjalankan aktivitas mereka. Fokus review sistem adalah memahami realisasi perkiraan kerugian (cost) dan keuntungan (benefit) sistem baru yang diidentifikasi saat awal proyek dengan yang benar2 terjadi pada implementasi sistem.

Penerapan transisi sistem di organisasi Kasus Online Store: Tune Source

Proses implementasi Menggunakan beta test sebagai pilot conversion. In-store kiosk diinstal di 8 gerai di wilayah Los Angeles untuk beta test. Konversi selama tahap pilot berjalan lancar: Hardware baru dibeli dan diinstal. Lalu software diinstal di Web server pada intranet perusahaan. Data dimasukkan ke dalam database MySQL . Di akhir beta test dan tahap pilot conversion, kiosk kemudian diinstal di sisa 32 gerai lainnya.

Menyiapkan orang/manusia Ada sedikit isu change management karena ada beberapa anggota staf lama yang harus berubah. Kebijakan baru dari manajemen dibuat, bersama dengan rencana training yang berisi petunjuk prosedur kerja dan prosedur komputerisasi.

Aktivitas paska implementasi Review tim proyek menemukan beberapa hal pembelajaran, terutama berkaitan dengan Web-based programming dan kesulitan dalam optimasi search. Review sistem dilakukan setelah 2 bulan operasi. Berkat kampanye iklan, sales lewat sistem Internet adalah $120,000 untuk bulan ke-1 dan $162,000 untuk bulan ke-2, menunjukkan peningkatan.

Terima kasih Selamat belajar dan semoga sukses