MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

KONSEP DASAR SISTEM

Pengertian Sistem Menurut Susanto Azhar yang mendefinisikan sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut Jerry Fitz Gerald sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Diambil kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling terstruktur dan terpadu serta saling bekerja sama untuk melakukan fungsi dari sistem sehingga adanya ketercapaian tujuan dari sistem.

Contoh Sistem Sistem Komputer yang terdiri dari : Software, Hardware, Brainware. Software (Perangkat lunak / piranti lunak) adalah program yang berisi perintah - perintah untuk melakukan pengolahan data. Hardware (perangkat keras / piranti keras) adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah. Brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

Dalam membentuk suatu sistem dibutuhkan beberapa elemen yang membentuknya yakni: Masukan, adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi. Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan) serta instruksi.

Proses, merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran (output), merupakan hasil dari pemrosesan. Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Tujuan (goal)

Sebagai contoh pada pasar swalayan, tujuan sistem informasi adalah untuk mengurangi antrian (karena pemasukan data dapat dilakukan dengan cepat oleh kasir melalui pembacaan barcode), meningkatkan keakurasian dan sekaligus palayanan kepada pelanggan, serta mempercepat pemantauan terhadap sediaan barang.

Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya : Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man- machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

Organisasi James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Unsur yang membentuk suatu organisasi adalah: Adanya tujuan bersama Adanya kerjasama dua orang atau lebih Adanya pembagian tugas Adanya kehendak untuk bekerja sama

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut : Bentuk Piramidal Bentuk Vertikal Bentuk Horisontal Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas : Organisasi Garis Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kelebihannya : Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. Proses pengambilan keputusan cepat. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya : Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis (kekuatan jabatan). Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Organisasi Garis dan Staf Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kelebihannya : Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesialisasi. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya : Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda. Kesatuan komando berkurang. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

Organisasi Fungsional Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kelebihannya : Pembidangan tugas menjadi lebih jelas. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya : Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

Organisasi Panitia Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kelebihannya : Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya : Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

Organisasi Formal dan Informal Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :

Organisasi Statis : Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi Dinamis : Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab. Organisasi Formal : Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

Organisasi Informal : Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Contoh: suatu sistem kelas terdapat suatu organisasi agar tercipta keadaan yang kondusif sehingga dibentuklah ketua kelas, wakil ketua kelas, bendahara, sekretaris dan perangkat kelas lainnya yang mengacu pada konsep organisasi.