Tata Persuratan

Surat Surat Sifat surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkomunikasi adalah percakapan yang tertulis adalah komunikasi tertulis Sifat surat Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti Praktis: bisa memuat informasi panjang lebar Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

Fungsi Surat Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa pesanatau informasi ke penerima Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai kekeuatan hukum Menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai informasi Menjadi surat jaminan – surat gadai Mengikat antara dua pihak – surat kontrak Menjadi alat promosi Menghemat waktu, tenaga dan biaya

Prinsip Surat Ringkas Jelas – tidak boleh ada dua artia2s Sederhana Sopan

Surat berfungsi sebagai alat pengingat. Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut. Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum. Surat berfungsi sebagai alat pengingat. Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan. Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Syarat Surat yang baik Surat harus disusun dengan teknik yang benar Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai pedoman Diketik dengan betul dan jelas Menggunkan kertas yang sesuai Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit Penerima dapat memahami isinya Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang dikehendaki Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku sesuai dengan EYD

Bagian-Bagian Surat Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Perihal/hal Alamat dalam/alamat tujuan Salam pembuka Isi surat, isi surat terdiri dari : kalimat pembuka       Isi surat yang sebenarnya   kalimat penutup Salam penutup Nama organisasi Tanda tangan dan nama jelas Jabatan Lampiran Inisial

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720 Faksimile (021) 79190868 LOGO

TANGGAL SURAT Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung, 31-04-2009 25 Juni 2009 24 Des ’08 MANAKAH YANG BENAR?

Lampiran Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas

Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. 2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

Alamat yang Dituju Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Jakarta 13220

Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. Kami beri tahukan bahwa… Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa…

4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa …. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.

Perhatikan kalimat berikut ini (salah) Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …, tentang …, kami menaggapinya sebagai berikut. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang …, kami beritahukan bahwa …. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang ..., penjelasan kami adalah sebagai berikut. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan ….

Paragraf Isi Merupakan bagian inti dari sebuah surat. Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf Penutup Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. Harap maklum adanya. Demikianlah harap menjadikan periksa. Demikian kami haturkan dan terima kasih.

Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,

Tanda Tangan Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Jabatan Tanda tangan Drs. Burhanuddin Jabatan Tanda tangan Prof. Dr.M. Barokah, M.Si. NIP 132061473