MENGATUR PERJALANAN BISNIS Oleh : Sihabudin, S.Pd. SMK CENGKARENG 1 JAKARTA

A. Pengertian perjalanan bisnis Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis bertujuan meningkatkan prosek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan suatu perusahaan.

B. Tata Cara pelaksanaan Perjalanan Bisnis Ada 3 cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan pelaksanaan perjalanan bisnis, yaitu melalui In house travelling department (divisi perjalanan), biro perjalanan, atau administrasi kantor/sekretaris.

1. In House Travelling Department (divisi Perjalanan) Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggunhg jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus keuangan/pembiayaan slama perjalanan bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap.

2. Biro perjalanan Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalana bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal pembelian tyiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi

3. Administrasi kantor Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya. Agar berjalan lancar, administrasi kantor harus selalu berkoordinasi dengan pimpinannya.

MENGATUR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi

Jenis layanan /fasilitas yang digunakan. A. Informasi-Informasi Yang Perlu Diketahui Dalam Merencanakan Perjalanan Dinas Pimpinan : Kota tujuan Jenis Perjalanan. Tujuan Perjalanan. Jenis layanan /fasilitas yang digunakan. Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.

B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itenarary) Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu. Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal, waktu, tempat kegiatan, masalah yang dibicarakan dan keterangan.

Contoh Kolom Daftar Perjalanan Dinas Hari/Tgl Waktu Berangkat Kota Tujuan Kendaraan Waktu Tiba Hotel  

Contoh Kolom Daftar Perjalanan Dinas Janji Temu Tgl Waktu Tempat Kegiatan Acara/Masalah Ket  

C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan) Surat tugas/surat perintah jalan Paspor Fiskal Visa

CONTOH TIKET

CONTOH YELLOW CARD

CONTOH PASPOR

D. Mempersiakan Pengangkutan atau Transportasi Time schedule (Flight Schedule) Pemesanan Tiket (Reservation)

Contoh Catatan Status Pemesanan Day Date From To Flight No ETD ETA Class Friday   5 Feb 99 Jakarta Amsterdam KL937 19.40 06.05 Y Monday 21 Feb 99 KL838 20.05 17.15

E. Mempersiapkan akomodasi Pemesanan Kamar Check in Cara Pembayaran Check out