Perancangan Struktur Organisasi IK104 Pengantar Manajemen & Organisasi Pertemuan #9

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat menjelaskan rancangan struktur organisasi dan pengelolaan sumberdaya manusia, termasuk pengembangan tim kerja yang efektif, untuk diterapkan pada organisasi modern.

Topik bahasan Elemen dasar pengorganisasian Rancangan organisasi tradisional Rancangan organisasi kontemporer Kolaborasi dan fleksibilitas

Anda tidak dapat mengerjakan semua hal seorang diri: Penting untuk melakukan delegasi tugas. Kunci kesuksesan dalam manajemen dan karir Anda adalah mengetahui bagaimana mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Elemen dasar pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen untuk mengatur dan membuat struktur kerja yang dapat mencapai goal organisasi. Struktur organisasi adalah pengaturan formal pekerjaan di dalam suatu organisasi. Struktur ini dapat dilihat secara visual pada bagan organisasi.

MANAJER akan melakukan proses desain organisasi saat membuat atau mengubah struktur, yang melibatkan keputusan dalam hal: Spesialisasi kerja, Departementalisasi, Rantai komando, Jangkauan kontrol, Sentralisasi dan desentralisasi, Formalisasi.

1# spesialisasi kerja Aktifitas kerja perlu dibagi menjadi tugas pekerjaan yang berbeda/terpisah. Seorang karyawan memiliki “spesialisasi” dalam melakukan bagian tertentu dari suatu aktifitas kerja, bukan seluruh aktifitas kerja, agar dapat meningkatkan hasil kerja. MANAJER akhir2 ini memandang spesialisasi kerja itu penting karena dapat membantu karyawan menjadi lebih efisien.

2# departementalisasi Dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan. Ada 5 bentuk departementalisasi yang digunakan (lihat slide berikutnya). Namun organisasi dapat membuat sendiri klasifikasi yang berbeda. Banyak organisasi besar biasanya menggunakan kombinasi dari bentuk2 departementalisasi. Tim lintas-fungsional (cross-functional) adalah sebuah tim kerja yang terdiri atas individu yang berasal dari berbagai spesialisasi fungsional.

1 2

3

4 5

3# rantai komando (Chain of Command ) Rantai komando adalah garis kewenangan dari tingkat atas organisasi ke tingkat yang lebih rendah, yang menjelaskan siapa yang melapor kepada siapa. Untuk memahami rantai komando, ada 3 konsep penting yang perlu diketahui: Kewenangan (authority), Tanggung jawab (responsibility), dan Kesatuan komando (unity of command).

Kewenangan adalah hak yang dimiliki oleh posisi MANAJERIAL untuk mengatakan pada orang lain apa yang harus dilakukan dan berharap mereka melakukannya. Tanggung jawab adalah kewajiban atau harapan untuk melakukan setiap tugas yang diberikan. Kesatuan komando adalah prinsip MANAJEMEN bahwa setiap orang harus melapor hanya kepada 1 orang MANAJER saja.

4# jangkauan kontrol Jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang MANAJER secara efektif dan efisien. Beberapa faktor mempengaruhi jumlah karyawan yang dapat dikelola MANAJER secara efektif dan efisien: Keahlian dan kemampuan MANAJER dan karyawan, Karakteristik pekerjaan yang dilakukan.

5# sentralisasi dan desentralisasi Sentralisasi adalah derajat dimana pembuatan keputusan dilakukan pada tingkat atas organisasi. Di lain pihak, semakin banyak karyawan di tingkat bawah organisasi memberikan masukan atau membuat keputusan sendiri, organisasi akan menjadi semakin desentralisasi. Bila organisasi menjadi lebih fleksibel dan responsif terhadap lingkungannya, maka terjadi pergeseran ke arah desentralisasi pengambilan keputusan. Hal ini disebut pemberdayaan karyawan (employee empowerment) yang memberikan karyawan kewenangan untuk membuat keputusan.

6# formalisasi Formalisasi adalah seberapa jauh standar pekerjaan telah disiapkan dalam organisasi dan seberapa jauh perilaku karyawan diarahkan oleh peraturan dan prosedur. Organisasi dengan formalisasi tinggi memiliki job description yang baku, peraturan organisasi yang banyak, prosedur dan proses kerja yang jelas. Karyawan memiliki kepastian terhadap apa, kapan, dan bagaimana pekerjaan dilakukan.

Rancangan organisasi tradisional

Saat mendesain struktur, MANAJER dapat memilih salah satu desain organisasi tradisional: Struktur sederhana (simple structure), Struktur fungsional (functional structure), Struktur divisional (divisional structure) Struktur2 tersebut di atas pada dasarnya memiliki kecenderungan yang lebih bersifat mechanistic (birokrasi).

1# struktur sederhana Struktur sederhana adalah sebuah desain organisasi dengan ciri2 sebagai berikut: sedikit departementalisasi, jangkauan kontrol yang lebar, kewenangan terpusat (sentralisasi) di tangan satu orang, formalisasi yang rendah.

2# struktur fungsional Semakin banyak jumlah karyawan, struktur tidak lagi sederhana: Struktur cenderung menjadi lebih spesial dan formal, Mulai diadakan peraturan, Kerja menjadi spesialisasi, Mulai dibuat departemen2, Tingkatan MANAJEMEN ditambahkan, Organisasi menjadi semakin birokratik. Struktur fungsional adalah sebuah desain organisasi yang mengelompokkan secara bersama beberapa spesialisasi pekerjaan yang mirip atau berhubungan.

3# struktur divisional Struktur divisional adalah struktur organisasi yang tersusun dari beberapa divisi atau unit bisnis yang terpisah. Setiap divisi memiliki otonomi terbatas, dipimpin MANAJER divisi yang memiliki kewenangan atas unitnya dan bertanggungjawab atas kinerja unitnya. Perusahaan induk biasanya bertindak sebagai pengamat eksternal untuk koordinasi dan kontrol beberapa divisi, serta menyediakan dukungan finansial dan legal.

Rancangan organisasi kontemporer

Desain organisasi tradisional biasanya tidak cocok untuk lingkungan saat ini yang sangat dinamis dan kompleks. Organisasi harus lentur (lean), fleksibel, dan inovatif; untuk itu harus lebih bersifat organic. MANAJER harus kreatif untuk membuat struktur dan organisasi kerja dengan desain kontemporer: Struktur tim (team structure), Struktur matriks dan proyek (matrix and project structure), Organisasi tanpa-batas (boundaryless organization), dan Organisasi pembelajar (learning organization)

1# struktur tim Struktur tim adalah dimana seluruh organisasi tersusun atas tim kerja yang melakukan tugas pekerjaan organisasi. Dalam struktur ini: pemberdayaan karyawan sangat penting karena tidak ada kewenangan MANAJERIAL yang turun dari atas ke bawah, Tim karyawan mendesain dan melakukan pekerjaan dengan cara yang mereka anggap terbaik, namun tim tetap bertanggungjawab akan hasil kinerja di bidang mereka masing2.

2# struktur matriks dan proyek Struktur matriks menugaskan spesialis dari beberapa departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek yang dipimpin oleh seorang MANAJER proyek (project manager). Aspek unik dari desain ini adalah adanya dua rantai komando karena karyawan dalam organisasi matriks memiliki 2 orang MANAJER yang berbagi kewenangan: MANAJER fungsional MANAJER proyek

3# organisasi tanpa-batas Organisasi tanpa-batas adalah desain organisasi yang tidak dibatasi oleh batasan horisontal, vertikal, eksternal yang ditimbulkan pada struktur2 yang telah ditentukan. Sebuah organisasi virtual biasanya terdiri dari sejumlah kecil karyawan penuh-waktu (full-time) dan spesialis eksternal yang disewa dalam waktu tertentu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu proyek. Sebuah organisasi network adalah organisasi yang menggunakan karyawannya untuk melakukan beberapa aktifitas kerja dan network dengan pemasok eksternal untuk menyediakan komponen produk atau proses kerja yang dibutuhkan.

4# organisasi pembelajar Organisasi pembelajar adalah organisasi yang telah mengembangkan kapasitasnya untuk secara kontinu belajar, beradaptasi, dan berubah. Dalam organisasi pembelajar, karyawan secara kontinu mendapat dan membagi pengetahuan baru dan menerapkan pengetahuan itu dalam membuat keputusan atau melakukan pekerjaan. Karyawan di seluruh organisasi —di berbagai area fungsional dan di berbagai tingkatan organisasional— harus berbagi informasi dan berkolaborasi dalam aktifitas kerja.

Kolaborasi dan fleksibilitas

Kerja kolaborasi KEUNTUNGAN KERUGIAN Meningkatkan komunikasi dan koordinasi Hasil inovasi lebih banyak Meningkatkan kemampuan untuk mengatasi masalah kompleks Berbagi informasi dan pengalaman baik (best practice) Potensi adanya konflik antar pribadi Perbedaan pandangan dan tujuan Kebutuhan dan keperluan untuk koordinasi (sarana dan prasarana)

Kolaborasi internal Saat MANAJER memandang bahwa kolaborasi antar karyawan diperlukan untuk dapat lebih mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pekerjaan, ada beberapa pilihan struktur yang berbeda. Beberapa pilihan yang populer antara lain: Tim cross-functional, Gugus tugas (task force), dan Communities of practice

Kolaborasi eksternal Inovasi mendorong upaya pencarian ide2 baru di luar batasan2 organisasi serta memungkinkan inovasi dengan mudah ditransfer masuk ke dalam dan keluar. Kerjasama strategis (strategic partnership) adalah hubungan kolaboratif di antara 2 atau lebih organisasi yang menggabungkan sumberdaya dan kemampuan mereka maksud2 bisnis tertentu.

Pengaturan kerja fleksibel Telecommuting adalah pengaturan kerja dimana karyawan bekerja di rumah dan terhubung tempat kerja melalui komputer. Compressed workweek adalah satu minggu kerja dimana karyawan memiliki jam kerja lebih panjang /hari namun memiliki hari kerja lebih sedikit /minggu. Flextime (flexible work hours) adalah sistem penjadwalan dimana karyawan diperlukan bekerja dengan jam kerja tertentu /minggu namun bebas untuk mengatur waktunya dalam batasan tertentu. Job sharing adalah 2 atau lebih orang mengerjakan sebuah pekerjaan penuh-waktu (full-time).

Diskusi & penutup