Proses Penyusunan Proposal Proyek (Modul 2)

1 Tahapan Siklus Proyek Menurut United Nation Industrial Development Organization (UNIDO), siklus proyek memiliki tiga tahap, yaitu: Tahap konseptual Tahap ini terdiri atas beberapa kegiatan yaitu: perumusan gagasan, analisis pendahuluan, dan studi kelayakan. Salah satu kegiatan utama yang bersifat menyeluruh (comprehensive) dalam tahap ini adalah menganalisis segala aspek mengenai layak atau tidaknya suatu gagasan untuk direalisasikan. Kegiatan ini dikenal sebagai studi kelayakan (feasibility study) Tahap definisi atau tahap perencanaan & pemantapan (PP) Kegiatan utama dalam tahap ini adalah : Melanjutkan evaluasi hasil-hasil kegiatan tahap konseptual, sehingga kesimpulannya cukup mantap untuk dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi/proyek. Menyiapkan perangkat seperti data, kriteria dan spesifikasi teknis, dll yang selanjutnya akan digunakan untuk membuat dokumen tender dan kontrak. Tahap implementasi… bramand@bdg.centrin.net.id

Tahapan Siklus Proyek Tahap implementasi Kegiatan utama dalam tahap ini berbeda utk setiap proyek, namun umumnya terdiri atas kegiatan-kegiatan desain enginnering terinci atas fasilitas yang akan dibangun, desain engineering produk, pengadaan material dan peralatan, manufaktur (pabrikasi), dan instalasi (konstruksi). Tahapan lengkapnya adalah sebagai berikut: Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi dan pengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggungjawab proyek. Melakukan desain engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, serta instalasi. Melakukan perencanaan dan pengendalian pada aspek biaya, jadwal, dan mutu, termasuk di dalamnya memobilisasi dan melatih tenaga kerja serta melakukan pengawasan. Menutup proyek, termasuk inspeksi akhir, ujicoba, start-up, dan pra operasi. Menyerahkan proyek kepada pemilik. Menyelesaikan masalah asuransi, klaim, dan keuangan proyek. Menyusun laporan penutupan proyek. bramand@bdg.centrin.net.id

Siklus Proyek Menurut H. Kerzner dan H.J Thanhain bramand@bdg.centrin.net.id

Siklus Proyek Menurut PWG. Moris bramand@bdg.centrin.net.id

Pentahapan Proyek dan Kegiatan-kegiatan yang Bersangkutan bramand@bdg.centrin.net.id

2 Perumusan Tiga Dimensi Tujuan Proyek Waktu Kinerja Pembuatan proyek pasti mempunyai target dan tujuan tertentu, apakah itu hasil penelitian atau suatu produk barang jadi atau jasa lainnya, tapi yang jelas selalu ada batasnya dalam pencapaian tujuan tersebut . Tujuan suatu proyek secara garis besar dapat dibagi kedalam tige dimensi tujuan proyek : Waktu, Biaya dan Kinerja (Triple Constraint). Biaya Anggaran Jadwal Mutu Waktu Kinerja

Triple Constraint Anggaran: Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal yang bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan untuk total proyek, tetapi dipecah-pecah berdasarkan komponen-komponennya, atau berdasarkan perioda tertentu (misalnya per kuartal). Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per perioda. Jadwal: Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan yang telah ditentukan. Penyerahan proyek tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan. Mutu: Produk akhir proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa pabrik, maka pabrik tersebut harus memenuhi kriteria : mampu beroperasi secara memuaskan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan (fit for the intended use) Ukuran keberhasilan proyek sangat terkait dengan sejauh mana ketiga tujuan ini dapat terpenuhi

3 Ruang Lingkup Proyek Merumuskan Ruang Lingkup Proyek Manajemen Proyek 3 Ruang Lingkup Proyek Merumuskan Ruang Lingkup Proyek Merumuskan ruang lingkup proyek (project scope) merupakan langkah untuk mengembangkan sebuah rencana proyek. Dalam merumuskan ruang lingkup proyek tidak ada aturan yang baku untuk dapat digunakan secara tetap, namun lingkup proyek akan dapat dibuat berdasarkan ragam dan jenis serta ukuran proyek, baik ukuran besar maupun kecil proyek itu sendiri. Tujuan utamanya adalah menentukan deliverables (output yang diharapkan) sejelas mungkin dan memfokuskan rencana proyek.   Kompleksitas proyek tergantung dari hal-hal sbb :  Jumlah dan macam kegiatan dalam proyek. Macam dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek. Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan (organisasi) di dalam proyek dengan pihak luar. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Ruang Lingkup Proyek Secara umum ruang lingkup proyek memuat hal-hal sbb :   Project objectives  Apa yg akan dibuat, kapan harus selesai, dan berapa biayanya (triple constraint). Deliverables  Output yg diharapkan sepanjang umur proyek biasanya bertahap, misalnya : desain awal (tahap I), coding/penulisan program (tahap II), dan ujicoba prototipe (tahap III) Milestone  Peristiwa penting yang terjadi dalam waktu sangat singkat, misalnya : pengujian prototipe harus selesai pada tgl … Technical requirement  Persyaratan teknis yang harus terpenuhi, jika tidak, akan mengakibatkan masalah besar. Limit and exclusion  Batasan pekerjaan yang akan diselesaikan dan perkecualian (hal-hal yang tidak termasuk dalam kontrak). Review with Customer  Persetujuan dan kesepakatan terhadap harapan-harapan dari proyek yang sedang dielesaikan.

Ruang Lingkup Proyek Contoh: Project objectives Membangun jaringan hotspot dengan bandwidth 5 Mbps yang meng-cover seluruh lantai kampus IMT, harus selesai dalam waktu tidak lebih dari 2 minggu dan biaya tidak lebih dari 10 juta. Deliverables Koneksi ke PT. Telkom menggunakan Modem Digital kecepatan tinggi (DSL). PC Router yang berfungsi sebagai DHCP Server, Proxy Server, Access Control, Bandwidth Manager, Content Filter, dan Load Balancer. Jaringan internet nirkabel (hotspot) yang meng-cover seluruh ruangan kampus via Access Point yang dipasang di setiap lantai.

Ruang Lingkup Proyek Contoh: Milestone Cek kondisi saluran yg akan digunakan utk koneksi internet (hari pertama). Modem ADSL terkoneksi ke PT. Telkom  hari ke-2 Membeli kabel LAN (UTP)  hari ke-2 Membeli PC utk Router  hari ke-3 Membeli Router OS  hari ke-3 PC Router siap dengan segala fungsinya  hari ke-7 Kabel LAN terinstalasi ke titik-titik distribusi (lokasi Access Point utama di setiap Lantai)  hari ke-5 Setiap Access Point di setiap lantai terkoneksi dengan AP utama menggunakan mode WDS (wireless distribution system)  hari ke-7 Ujicoba koneksi dengan mengaktifkan semua feature selesai dilakukan  hari ke-14

Ruang Lingkup Proyek Contoh: Technical requirement Koneksi internet harus mampu menyediakan dedicated bandwidth 5 Mbps dengan toleransi 10% dan tingkat keandalan 95% PC Router harus memenuhi spesifikasi : Processor: 1 GHz, RAM: 512 MB, HDD: 160GB SATA Network Switch 10/100 Mbps Setiap Access Point harus mampu melayani user dalam radius 50 meter Setiap AP bekerja dalam frekuensi 2,4 - 2,4835 GHz yang sesuai dengan standar IEEE 802.3 B (11 Mbps), G (54 Mbps), atau SuperG (108 Mbps) Power setiap AP tidak melebihi 100 mW agar tidak mengganggu Setiap AP memiliki kemampuan enkripsi WPA/WPA2 untuk menjamin keamanan jaringan nirkabel Setiap AP memiliki mode WDS (wireless distribution system)

Ruang Lingkup Proyek Contoh: Limit and exclusion Pekerjaan dilakukan pada hari kerja, pukul 08.00 s/d 17.00 Kontraktor berhak menunjuk sub-kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Kontraktor bertanggungjawab atas peralatan selama masa garansi, kecuali jika kerusakan diakibatkan oleh tidak stabilnya listrik, terkena air karena bocor, dan kejadian alam seperti petir. Kontraktor tidak bertanggungjawab terhadap kualitas koneksi internet (merupakan tanggung jawab PT. Telkom) IMT bertanggungjawab dalam menjaga keamanan perangkat IMT berkewajiban menyediakan System Administrator yang akan menjalankan sistem setelah proyek selesai dikerjakan. Review with Customer Kontraktor duduk bersama dengan IMT untuk menyepakati hasil pekerjaan yang sudah selesai.

Work Breakdown Structure Manajemen Proyek 4 Work Breakdown Structure Jika ruang lingkup proyek sudah terdefinisi, selanjutnya perlu dilakukan perincian pekerjaan menjadi elemen-elemen pekerjaan. Hasil proses hierarkis ini biasa disebut sebagai WBS (Work Breakdown Structure) WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan dan elemen pekerjaan telah diidentifikasi WBS menggambarkan semua elemen proyek dalam sebuah kerangka hierarkis dan menetapkan hubungan dengan produk akhir proyek. WBS merupakan produk bersama sebuah Tim Proyek yang terdiri atas personil-personil dengan berbagai keahlian (disiplin ilmu) Bagian integral dari WBS adalah menentukan unit-unit organisasi yang bertanggungjawab melakukan pekerjaan. Hasil akhir dari proses ini biasa disebut OBS (Organization Breakdown Structure) bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Work Breakdown Structure Manajemen Proyek Work Breakdown Structure Contoh WBS: bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Work Breakdown Structure Manajemen Proyek Work Breakdown Structure Contoh WBS: bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Work Breakdown Structure Manajemen Proyek Work Breakdown Structure Contoh OBS: bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan