Renewing Organizations: better choice of organizational design Mubasysyir Hasanbasri Pertanyaan silakan ke mhasanbasri@gmail.com

Skema kuliah Kita telah mempelajari policy implementation yang intinya adalah sebuah proses persiapan hingga evaluasi sebuah program. Jadi implementasi dari kebijakan adalah program yang efektif (POACE) Kuliah hari ini memusatkan diri pada salah satu dari dimensi POACE – yaitu organizing. Desain organisasi untuk sebuah implementasi menentukan keberhasilannya. Organisasi model pemerintah (birokrasi mekasnistik) telah terbukti lemah karena kelemahan manajer dan top decision making, serta kultur kerja pemerintah yang buruk. Renewing berarti menggunakan model lain: organisasi matriks

Skema kuliah Policy making process Policy formulation Rational decision making Non rational (stakeholder approach) Policy implementation Planning Organizing Organisasi birokrasi mesin - mekanistik Organisasi dinamik – humanistik Matriks Actuating Controlling

Apa organisasi matriks? Apa masalah kita? Desain organisasi tidak cocok dengan ciri masalah yang akan diselesaikan. Organisasi birokrasi sering tidak terimplementasi Apa organisasi matriks? Bagaimana membuatnya Apa fitur menarik dari matriks Mengapa organisasi matriks jarang dilihat?

Apa Masalah Kita? Government failure: kegagalan kebijakan dan implementasi oleh organisasi pemerintah. Birokrasi yang panjang – apa-apa menjadi lama. Pegawai cari makan sendiri-sendiri Declining organization

Ciri organisasi birokrasi mekanistik

Organisasi birokrasi mesin - mekanistik Atasan Atasan 2 Bawahan 1 Bawahan 2

Atasan memerintah bawahan Setiap yang berada di atas bisa disebut atasan dengan segala kewenanan terhadap bawahan. Setiap yang di bawah adalah bawahan.

Tenaga pemberi layanan Mereka melaksanakan perintah dari atasan. Atasan berwenang meminta bawahan melakukan tindakan sesuai dengan standar. Mereka meniti karir dari pelaksana di bawah hingga menjadi atasan. Anak buah bertingkat. Karir meningkat menjadi atasan. Petugas di bawah berurusan dengan klien.

Gaji sesuai posisi dalam hirarki Yang berposisi di atas lebih tinggi pendapatannya daripada yang berposisi di bawah.

Tugas spesifik seperti SOP Yang paling bawah bersifat pekerja. Mereka tidak perlu berpikir karena ada uraian tugas yang jelas dari atasan. Kerja dibatasi uraian tugas yang sudah digariskan. Biasa seperti kegiatan yang terotomatisasi. Bawahan jarang mengubah layanan. Permintaan klien harus dikelola melalui keputusan atasan.

Layanan terstandar (sesuai SOP) Klien memperoleh paket layanan yang lebih terstandard. Biasanya karena menekankan efisiensi dengan cara penyamaan atau standarisasi layanan.

Kepangkatan dan gaji Mencerminkan karir kepangkatan dalam organisasi – orang seolah mengejar pangkat. Struktur ini membuat orang mencari pangkat, bukan meningkatkan layanan ke bawah.

Desain Organisasi Matriks Diagram desain matriks Fitur desain matriks Komponen Organisasi Jejaring Contoh desain matriks

Apa yang terjadi pada organisasi matriks? Fungsi Matriks Layanan bisa dibuat buka tutup. Jika dibutuhkan, ia dibuka. Jika tidak dibutuhkan, ia tutup. Kepala manajer menentukan apakah layanan dibuka atau ditutup. Semua orang bekerja pada kebutuhan layanan. Struktur ini merespon kebutuhan layanan yang bervariasi dan volume yang tidak begitu besar. Kepala manajer menentukan kapan ia harus membuka layanan baru sebagai respon terhadap pasar. Buka-tutup sebuah layanan menjadi sederhana karena sumber-sumber yang tersedia bisa dimanfaatkan. Jadi tidak diperlukan perekrutan baru untuk setiap layanan baru. Setiap kontribusi memperoleh point. Pemilik Organisasi tergantung sumber yang ada di lingkungan sekitar dan kehandalan manajer Pemilik juga melihat kebutuhan layanan – apa yang ia bisa buat agar layanan menjadi lebih baik. Peran manajer Manajer berfungsi mengelola layanan sehingga sampai pada klien Kepegawaian Sumber tenaga Tidak perlu ada atasan dan bawah. Manajer mencari tenaga ketika ada layanan. Tenaga bekerja sesuai kebutuhan dan permintaan manajer. Manajer layanan mengelola proses pelayanan. Mereka meminta tenaga kepada manajer SDM untuk menyiapkan tenaga untuk kebutuhan layanan. Manajer dan pekerja berada dalam sebuah tim untuk memberikan layanan. Ada pembagian tugas yang dibuat oleh manajer. Tenaga digunakan untuk layanan yang berbeda. Mereka seperti bekerja dengan task yang berbeda sesuai layanan yang dibutuhkan. Mereka bisa bekerja di lebih dari satu layanan spesifik, di bawah manajer yang berbeda. Pekerja adalah profesional dan diminta bekerja sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka. Yang penting adalah kepala manajer yang mempelajari terus kebutuhan layanan di pasar. Manajer mengatur sumber-sumber agar bisa memberikan layanan kepada klien. Gaji: Yang bekerja di lapangan tidak selalu memiliki pendapatan lebih rendah dari atasan (manajer). Mereka memiliki pendapatan sesuai volume kerja. Performance based payment. Ini sebenarnya multitasking organization. Berguna jika kita memiliki sumber sedikit tetapi jumlah layanan banyak. Dibandingkan dengan organisasi atasan bawahan, yang kaku pada satu layanan. Sumber dibayar sesuai beban kerjanya. Hubungan manajer dan sumber-sumber bersifat kontrak kerja. Lebih berkeadilan. Siapa bekerja lebih banyak, maka ia memperoleh pendapatan lebih besar. Bandingkan hal ini dengan pendapatan pada pegawai pada struktur birokrasi mesin. Layanan bisa buka-tutup Semua tenaga yang bekerja di lembaga dikontrak oleh manajer SDM. Manajer SDM mengelola pegawai dan renumerasi. Jenis kontrak tergantung kebutuhan dan ketersediaan tenaga.

Fungsi Matriks Struktur ini merespon kebutuhan layanan yang bervariasi dan volume yang tidak begitu besar. Organisasi tergantung sumber yang ada di lingkungan sekitar dan kehandalan manajer

Peran manajer Manajer berfungsi mengelola layanan sehingga sampai pada klien Manajer layanan mengelola proses pelayanan. Mereka meminta tenaga kepada manajer SDM untuk menyiapkan tenaga untuk kebutuhan layanan. Yang penting adalah kepala manajer yang mempelajari terus kebutuhan layanan di pasar. Manajer mengatur sumber-sumber agar bisa memberikan layanan kepada klien. Sumber dibayar sesuai beban kerjanya. Hubungan manajer dan sumber-sumber bersifat kontrak kerja.

Layanan bisa buka-tutup Layanan bisa dibuat buka tutup. Jika dibutuhkan, ia dibuka. Jika tidak dibutuhkan, ia tutup. Kepala manajer menentukan apakah layanan dibuka atau ditutup. Kepala manajer menentukan kapan ia harus membuka layanan baru sebagai respon terhadap pasar. Buka-tutup sebuah layanan menjadi sederhana karena sumber-sumber yang tersedia bisa dimanfaatkan. Jadi tidak diperlukan perekrutan baru untuk setiap layanan baru.

Sumber tenaga Manajer mencari tenaga ketika ada layanan. Tenaga bekerja sesuai kebutuhan dan permintaan manajer. Tenaga digunakan untuk layanan yang berbeda. Mereka seperti bekerja dengan task yang berbeda sesuai layanan yang dibutuhkan. Mereka bisa bekerja di lebih dari satu layanan spesifik, di bawah manajer yang berbeda. Ini sebenarnya multitasking organization. Berguna jika kita memiliki sumber sedikit tetapi jumlah layanan banyak. Dibandingkan dengan organisasi atasan bawahan, yang kaku pada satu layanan. Semua tenaga yang bekerja di lembaga dikontrak oleh manajer SDM. Manajer SDM mengelola pegawai dan renumerasi. Jenis kontrak tergantung kebutuhan dan ketersediaan tenaga. Semua orang bekerja pada kebutuhan layanan. Setiap kontribusi memperoleh point.

Kepegawaian Tidak perlu ada atasan dan bawah. Manajer dan pekerja berada dalam sebuah tim untuk memberikan layanan. Ada pembagian tugas yang dibuat oleh manajer. Pekerja adalah profesional dan diminta bekerja sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka.

Pemilik Pemilik juga melihat kebutuhan layanan – apa yang ia bisa buat agar layanan menjadi lebih baik.

Gaji: Yang bekerja di lapangan tidak selalu memiliki pendapatan lebih rendah dari atasan (manajer). Mereka memiliki pendapatan sesuai volume kerja. Performance based payment. Lebih berkeadilan. Siapa bekerja lebih banyak, maka ia memperoleh pendapatan lebih besar. Bandingkan hal ini dengan pendapatan pada pegawai pada struktur birokrasi mesin.

Pemilik Pembuat keputusan tertinggi, memilih top manager Manajer Memastikan layanan yang dibutuhkan klien Sumber Cari sumber-sumber yang tersedia yang bisa memenhui kebutuhan pelanggan. Pilih sumber yang sesuai dengan kebutuhan. Yang lebih murah adalah lebih baik. Tenaga kunci Pekerja yang memproduksi layanan. Ia paling penting. Klien Raja, yang dilayani oleh manajer Komponen organisasi

Renewing program desa siaga: Silakan mana yang mau disebut lebih baru. Sumber-sumber Koordinator lapangan (manajer) Mobilisator kader (pendukung) Mengantar ibu bersalin (tenaga kunci) Klien Program Desa Siaga 1 Ketua RW Ketua RT Mobil tetangga Ibu hamil yang perlu antar ke rumah sakit Program Desa Siaga 2 Petugas ronda Bu RT Ojek Program Desa Siaga 3 Ketua ojek Ketua kader Ibu hamil yang perlu antar ke rumah Program Desa Seahat Kepala desa Orang dinas Sanitarian, nutritionist, bidan, health promotor “Keluarga tidak tahu diri” Renewing program desa siaga: Silakan mana yang mau disebut lebih baru. Program 2 bisa dianggap lebih mungkin daerah tertentu dibandingkan Program 1.

Contoh Desa Siaga Kolom pertama di slide terdahulu menguraikan program desa siaga. Sumber-sumber dipilih dari kondisi lapangan yang sudah ada. Di situlah kehebatan manajer. Manajer yang buruk mencari sesuatu yang tidak tersedia di lapangan. Mereka membuat pengadaan. Biaya makin besar. Manajer menyusun fungsi seperti apa yang diharapkan, sesuai dengan kebutuhan ibu hamil. Perhatian bahwa klien dari program desa siaga adalah ibu hamil yang membutuhkan pertolongan antar ke rumah sakit.

Aplikasi lapangan Bisakah matriks digabung dengan mesin? Bagaimana mengubah ke desain yang miskin struktur – kaya fungsi Apa hubugnan desain matriks dengan public private mixed organization

Bisakah matriks digabung dengan mesin? Pegawai fungsional = matriks Pegawai struktural memiliki kapasitas manajerial yang bersifat “asal bapak senang”, tidak cocok dengan kebutuhan “orientasi pada klien”. Pemerintah membuat posisi pegawai fungsional, berlaku sebagai sumber-sumber Pegawai struktural = matriks, tetapi mental hirarkis Gaji hirarkis = mesin, bukan berbasis kinerja (matriks) Pemerintah membuat posisi pegawai struktural, berlaku sebagai manajer Gaji masih mengikuti sistem hirarkis.

Renewing organization berarti: Membuat organisasi yang “kaya struktur miskin fungsi” ke organisasi yang miskin struktur kaya fungsi

Miskin struktur tetapi kaya fungsi dalam matriks Jumlah posisi jabatan dalam organisasi sedikit. Organisasi hanya memiliki manajer-manajer (pejabat stuktural), tidak perlu memiliki pejabat fungsional yang berlaku sebagai pelaksana. Pelaksana dapat dibayar sesuai fungsinya. Kaya fungsi Manajer-manajer tadi membuka layanan-layanan (kaya) yang sesuai kebutuhan masyarakat (fungsi). Jenis layanan bisa buka tutup sesuai kebutuhan. Tidak tergantung pada sumber dalam organisasi. Pelaksana bisa dikontrak dari luar. Manajer bekerja secara strategis dengan memanfaatkan sumber yang ada.

Kaya struktur tetapi miskin fungsi Ini menjadi potrait desain birorasi mesin Kaya struktur Banyak orang mng Pejabat mengisi posisi dalam struktur organisasi Miskin fungsi Mereka berfungsi administratif