Etika & Komunikasi Bisnis Pertemuan ke 9 Manajemen Bisnis

Penulisan Korespondensi Bisnis Tiga langkah proses menuliskan pesan bisnis : (1) rencanakan pesan ; (2) tulis pesan ; (3) selesaikan pesan Pada bagian awal disajikan ide-2 pokok yg diikuti dgn fakta-2 pendukung serta ditutup dgn su/ pernyataan yg tulus atas tindakan yg diinginkan

Organisasi penulisan pesan Pembukaan (hrs mudah dipahami, hrs menyatakan permintaan secara khusus, shg pembaca dgn mudah dpt memahami isi surat) Penjelasan rinci (mis : ttg manfaat produk) Penutup (minta tanggapan & petugas yg dpt dihubungi)

Bentuk-bentuk koresponden Permintaan u/ pihak internal, misal memo Permintaan u/ pihak eksternal, misal surat pesanan (order), srt klaim, srt permohonan kredit, srt undangan

Pesan dgn niat baik (goodwill) Bisnis dgn pertimbangan biaya & manfaat (cost & benefit) Bisnis perlu menjaga hub.personal a/ kekeluargaan dgn para relasi goodwill (ucapan selamat, penghargaan atas prestasi hub.kerja, ucapan dukacita)

Pesan buruk (bad news) Pesan buruk sebaiknya disampaikan secara langsung (tatap muka a/ telepon) tanpa menjatuhkan kesalahan pada individu a/ organisasi tertentu Bila tdk memungkinkan dgn tatap muka & telepon, pesan disampaikan secara tertulis dgn pendekatan tdk langsung / induktif

5 tahap pedoman penyusunan pesan buruk (bad news) Mulai dgn pesan yg sifatnya umum Jelaskan masalah yg dihadapi Nyatakan pesan negatifnya Ambil tindakan yg diperlukan Tutup dgn pesan positif

Pesan persuasif Persuasif = su/ usaha yg dgn sadar dilakukan o/ individu a/ organisasi u/ memodifikasi a/ mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, a/ perilaku individu maupun organisasi

Pesan persuasif Pesan persuasif biasanya disusun dgn pendekatan tdk langsung / induktif, yakni AIDA (attention, interest, desire, action) Atention (perhatian) = pd bg awal diuraikan ide pokok yg menarik perhatian & bermanfaat bagi audiens

Pesan persuasif Interest (minat) = ide pokok yg relevan dgn audiens digambarkan dgn baik u/ membangkitkan minat audiens Desire (keinginan) = ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa m’butuhkan a/ bersedia m’ambil tindakan spt yg diinginkan komunikator

Pesan persuasif Action (tindakan) = bagian akhir pesan dipergunakan u/ mendesak audiens agar melakukan tindakan sesuai keinginan komunikator

Jenis-2 pesan persuasif Pesan persuasif u/ tindakan Pesan persuasif u/ klaim Pesan persuasif dlm penjualan

Pesan persuasif u/ tindakan Pesan persuasif u/ tindakan internal perush. ( contoh : permintaan u/ m’ubah kebijakan, p’mintaan u/ m’keluarkan uang, p’mintaan promosi jabatan) dan eksternal perush. (contoh : p’mohonan donasi, bantuan dan kerjasama)

Pesan persuasif u/ klaim Pesan persuasif u/ klaim, contoh : faktur barang yg diterima terdapat kekeliruan penulisan harga, shg pembayaran belum dpt dilakukan sebelum ada koreksi / pembetulan penulisan

Pesan persuasif dlm penjualan Contoh : agen resmi penjualan menginformasikan tentang pemberian jaminan thdp keaslian produk, suplai produk dan harga yang bersaing