Standar Operasional Prosedur Tim Trainer

Tujuan Sesi : Memberi gambaran tentang SOP Bentuk dan Format SOP Praktik membuat SOP pada delapa standar nasional pendidikan (SNP)

Alur Kegiatan Lembar Apersepsi Kerja Kunjung Praktik Refleksi Karya Pengantar SOP 10’ 20’ 20’ 10’ 20’ 35’ Refleksi Kunjung Karya Praktik SOP

..\Kumpulan Video\Elevator.mpeg

..\Kumpulan Video\Masalah komputer.wmv

Kegiatan 1 Komentar Terhadap Gambar

Mengapa sering terjadi ?

Masih saja ada?

Resiko besar tapi aman & nyaman ?

Mengapa mendunia ?

Coba Bandingkan ?

Apa yang terjadi bila anda mengalami hal ini ?

Kenapa demikian (hal yang di atas) bisa terjadi ?

Ternyata kuncinya ? SOP Standar Operasional dan Prosedur

SOP Gambaran Besar Kesiswaan Kurikulum Kepegawaian Sarpras Layanan Khusus Keuangan Pengelolaan

Definisi Standar Operasi dan Prosedur (SOP) Adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan guna mencapai suatu tujuan yang terstandar. Berisi rangkaian / langkah proses kegiatan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.

Manfaat dari penyusunan SOP Memberikan pegangan atau rujukan baku bagi masing-masing pihak mengenai fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Memberikan jaminan pelaksanaan secara akuntabel dan transparan bagi seluruh aktivitas / pelaksanaan kegiatan. Dapat digunakan sebagai alat ukur capaian kinerja yang disepakati bersama, sehingga memungkinkan dilakukannya pemantauan secara partisipatif bagi seluruh pihak yang terkait. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi secara keseluruhan.

Prinsip dari Penyusunan SOP Kemudahan / Kejelasan. Efisiensi dan Efektivitas. Keselarasan. Keterukuran. Berorientasi pada Pengguna (mereka yang dilayani) Dinamis.

Siklus Pengembangan SOP Review Kebutuhan SOP Pengembangan SOP Implementasi SOP Monitoring Evaluasi SOP Persiapan 1 2 3 4 5

Peningkatan Kualitas (Deming – PDCA) P (Plan) D (Do) C (Check) A (Act) Kualitas Waktu

Kegiatan 2 Peserta mendapat lembar kerja 2.1. Secara individu menjawab pertayaan: Unsur apa saja yang ada pada SOP? Berkelompok membuat kesimpulan unsur apa saja yang ada pada SOP. Hasilnya dituliskan pada kertas HVS warna. Membuat kesimpulan bersama tentang unsur yang harus ada pada SOP. Peserta melihat tayangan tentang contoh bentuk-bentuk SOP

Format SOP Langkah sederhana (Simple Steps) Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Grafik (Graphic) Diagram Alir (Flowcharts)

Langkah sederhana (Simple Steps) Dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Dapat digunakan dalam situasi di mana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Biasanya merupakan prosedur rutin. Kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Merupakan pengembangan dari simple steps. Biasanya cocok untuk digunakan pada prosedur yang lebih panjang (misalnya lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail) dan bila prosedur tersebut hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan ke dalam sub-sub langkah secara terperinci.

Grafik (Graphic) Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam subsub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.

Diagram Alir (Flowcharts) Flowchartsbiasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub - langkah berikutnya. Mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses, Simbol-simbol tersebut antara lain adalah sebagai berikut

Langkah sederhana (Simple Steps)

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Grafik (Graphic) Guru mengisi form Petugas TU melihat sisa cuti Isi Formulir Guru mengisi form Petugas TU melihat sisa cuti Persetujuan Kamad Kamad mempertimbangkan dg kondisi & jadwal Kamad Menyetujui dan Tanda tangan Mencatat Rencana Guru Menandatangani penerimaan rencana cuti Petugas TU mencatat rencana cuti Jadwal Guru Jaga Menyusun jadwal guru jaga Memberitahukan kepada guru jaga Melakukan Cuti Guru melakukan cuti Guru melaporkan selesai cuti Realisasi Cuti Petugas TU mencatat realisasi akhir cuti yang diambil

Flowchart 1 A Mulai Guru mengisi Formulir cuti Ya Tidak Mulai Guru mengisi Formulir cuti TU melihat sisa cuti yang ada Usulan cuti diterima ? Kamad tanda tangan persetujuan TU mencatat : - rencana cuti guru - jadwal guru jaga   Guru selesai cuti melapor ke TU TU mencatat : - Realisasi cuti guru Selesai Kamad berdiskusi dg guru & mengatur kesepakatan baru Kesepakatan baru ? Guru mengubah Formulir cuti A

Flowchart 2

Simbol Flowchart

SOP KKM

SOP Pengembangan Bahan Ajar

Pengembangan Muatan Lokal

Lembar Kerja 2.1 Dari gambar SOP di atas, unsur apa saja yang ada pada SOP? Tuliskan jawaban Anda pada kertas HVS!

Kerja Kelompok Kegiatan 3 Kelompok 1: SOP Workshop merumuskan KTSP dokumen 1 Kelompok 2: SOP Workshop penyusunan rencana kerja Madrasah (RKM) Kelompok 3: SOP Pendaftaran siswa baru Kelompok 4: SOP Rekrutmen guru baru Kelompok 5: SOP pengadaan barang Kelompok 6: SOP Pencairan dana Kerja Kelompok

Kegiatan 4 Kunjung Karya Setiap kelompok berkunjung ke kelompok lain secara kolektif dengan cara berputar se arah jarum jam hingga selesai. Dalam kelompok, dua orang menjadi penjaga pajangan dan yang lainnya belanja ke kelompok lain Memberikan Komentar/Catatan/Masukan, dll kelebihan da kekurangan kelompok lain Kembali ke kelompoknya berdiskusi dan membuat perubahan seperlunya Kunjung Karya

Terima Kasih Mator Sklangkung