Business Practice 4 “JASA” Santika Indonesia Hotels & Resorts

Profil Perusahaan Santika Indonesia Hotels & Resorts adalah salah satu grup hotel di Indonesia yang merupakan unit bisnis Kelompok Kompas Gramedia dan dikelola PT. Grahawita Santika. Didirikan  pada tanggal 22 Agustus 1981 dengan didirikannya PT. Grahawita Santika. Kini, Hotel Santika tersedia di Jakarta, Bandung, Semarang, Cirebon, Surabaya, Jogjakarta, Pontianak, Kuta and Seminyak Bali, Manado, Makassar dan banyak lagi. Santika juga mengelola setidaknya 64 properti, yang setara dengan 7.200+ kamar dan juga melakoni bisnis  vila mewah, hotel, resort, serta spa dan restoran yang terdapat di dalam hotel dan resort-nya. Dan semenjak tahun 2006, Santika Indonesia Hotels & Resorts mengubah strateginya berdasarkan segmentasi pasar dengan membagi beberapa brand menjadi The Royal Collection, Hotel Santika Premiere, Hotel Santika, dan Amaris Hotel.

STANDART OPERATIONAL PROCEDURE 1. Perencanaan oleh Sales Staf Menyusun Company List yang akan dikunjungi perharinya untuk membuat Weekly Sales Call Plan. Membuat Company Sales Call Plan. Menyerahkan weekly sales call plan kepada atasan (sales manager) kemudian defiling oleh Sales Coordinator dan sales masing-masing. Menyiapkan brosur, sales kit dan sebagainya.

2. Melakukan Sales Call oleh Sales Staff Membuat janji bertemu dengan pelanggan yang an dikunjungi minimal satu hari sebelumnya. Apabila pada waktu membuat janji pertemuan dengan pelanggan tersebut ternyata tidak dapat menemui,maka ditawarkan alternative waktu yang lain atau mengganti dan mengubah jadwal kunjungan. Melakukan sales call/kunjungan sesuai daftar dan perjanjian yang sudah disususn. Apabila pada waktu pembuat kunjungan e suatu peruusahaan yang sudah membuat janji pada pertemuan sebelumnya ternyata tidak bisa ditemui,maka dganti dengan telesales ke perusahhan tersebut pada hari yang sama.

3. Laporan oleh Sales Staf Mengisi daftar atau profil perusaahan yang telah dikunjungi pada Cardex Mengisi Cardex sesuai laporan sales call

VISI & MISI Santika Indonesia Hotels & Resorts Menjadi group hotel terbesar di Indonesia. Menjadikan jaringan hotel pilihan utama terbesar di Indonesia. Mengutamakan kepuasan dari Costumer. Selalu memberikan pelayanan yang, sopan, dan ramah terhadap costumer. Menciptakan nilai lebih dalam servis yang memuaskan.

Menerima Reservasi Reservasi Individual Menerima telepon dari booker / tamu, mengucapkan salam sesuai standar “Selamat pagi / siang / sore / malam, Reservasi, dengan ... (nama), ada yang bisa kami bantu?” Menanyakan nama tamu yang menelepon dan asal pemesanan (perusahaan/travel agent/perseorangan). Menanyakan tanggal kedatangan dan lama tinggal. Memeriksa ketersediaan kamar dalam Front Office System (FOS). Menanyakan tipe kamar yang akan dipesan. Jika ada, segera melakukan pencatatan pada Reservation Form. Jika tidak tersedia tipe kamar yang diminta, menawarkan untuk tipe yang diatasnya/yang tersedia. Menanyakan nama tamu yang akan menginap, apakah sudah pernah menginap sebelumnya. Bila sudah pernah, mencocokkan profile tamu dengan data Guest Profile yang terdapat pada system FOS.

Menginformasikan harga kamar sesuai tipe kamar yang dipesan Menginformasikan harga kamar sesuai tipe kamar yang dipesan. Harga disesuaikan dengan asal pemesanan (perusahaan/travel agent/perseorangan). Menanyakan cara pembayaran. Jika minta untuk ditagihkan, harus kepada perusahaan yang sudah dibuka fasilitas City Ledger nya. Jika pemesanan dari travel agent, meminta untuk segera mengirimkan voucher sebagai konfirmasi. Menanyakan nama booker dan nomor telpon (Handphone) yang bisa dihubungi untuk konfirmasi. Mengulangi Reservasi dengan lengkap serta menginformasikan Check in serta Check out time. Mengakhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih. Melengkapi manual reservasi pada Reservation Form dan meng-input data kedalam FOS. Menyimpan manual reservasi dan korespondensi sebagai arsip dalam Filing Cabinet sesuai tanggal kedatangan. Pada tanggal kedatangan, memeriksa kembali reservasi yang telah masuk dan memeriksa ulang kelengkapan administrasi setiap reservasi (Voucher/Guarantee Letter).

Reservasi Group Menerima Group Reservation Form dari Sales Person. Memeriksa Room Availability. Jika tersedia, memberikan stempel “RECEIVED” disertai tanggal penerimaan dan paraf, serta mengembalikan 2 copy Group Reservation kepada Sales Person. Jika tidak tersedia, menuliskan kamar yang tersedia pada periode pemesanan pada Grup Reservation Form serta mengembalikan kepada Sales Person Meng-input reservasi dalam FOS serta menuliskan nomor reservasi pada lembar asli Group Reservation Form. Menyimpan lembar asli Group Reservation Form dan korespondensi sebagai arsip dalam Filing Cabinet sesuai tanggal kedatangan Apabila terdapat perubahan jumlah kamar/harga/tipe/tanggal Check in-out, yang cukup signifikan, harus mendapatkan amendment Group Reservation Form dari Sales Person untuk merubah reservasi awal Meng-input nama tamu ke dalam FOS sesuai Daftar Nama yang telah diterima dari Sales Person.

Gambarkunjungan