ANALISIS JABATAN

Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia yang efektif mengharuskan dilakukannya analisis jabatan yang kompeten dan lengkap, karena lewat analisis ini dapat di-peroleh pemahaman yang mendalam tentang “persyaratan perilaku” (behavioral requirements) dari suatu pekerjaan atau jabatan. Dengan kata lain, dengan melakukan analisis jabatan, dapat diperoleh informasi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu jabatan. Informasi ini pada gilirannya dapat menciptakan dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

DEFINISI ANALISIS JABATAN Pekerjaan atau jabatan (job) adalah sekelompok tugas yang harus dijalankan agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan-tujuannya. Analisis jabatan adalah:   Proses pengumpulan informasi tentang jabatan/pekerjaan tertentu dan penentuan unsur-unsur pokok yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut. Proses sistematis untuk menentukan keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu di dalam sebuah organisasi. Prosedur yang sistematis untuk mengidentifikasikan (1) tugas-tugas yang diperlukan dalam suatu jabatan dan (2) kondisi lingkungan (fisik dan sosial) tempat tugas-tugas ini dijalankan. Analisis jabatan menghasilkan dua jenis informasi, yakni : (1) deskripsi jabatan dan (2) spesifikasi jabatan.

Kapan analisis jabatan dilakukan. 1 Kapan analisis jabatan dilakukan?   1. Pada saat organisasi dibentuk/didirikan. 2. Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru. 3. Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat dari teknologi baru, metoda baru, prosedur atau sistem baru.

Tujuan Analisis Jabatan   Menurut Mondy dan Noe (1990), tujuan analisis jabatan adalah untuk memperoleh jawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini:   1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja ? 2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan ? 3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ? 4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu ? 5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan ? 6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan itu ?

Metoda Analisis Jabatan 1. Angket Terstruktur 2. Pengamatan 3 Metoda Analisis Jabatan 1. Angket Terstruktur 2. Pengamatan 3. Wawancara 4. Cacatan Karyawan 5. Job Performance 6. Kombinasi dari metode-metode diatas

Perencanaan Analisis Jabatan   Pada umumnya, dalam perencanaan pengumpulan informasi jabatan, dilakukan langkah-langkah berikut ini:   1. Menentukan informasi umum organisasi dan cara memperolehnya.   Informasi jabatan yang dibutuhkan: - Identifikasi jabatan - Pelaksanaan pekerjaan - Persyaratan jabatan   2. Menentukan metoda pengumpulan data. - Memilih pendekatan yang digunakan (apakah pendekatan individual atau dengan pengambilan sampel) - Menentukan sumber data - Memilih teknik pengumpulan data

Proses Pengumpulan Data   Pengumpulan data jabatan dilakukan melalui tahap-tahap berikut ini :   1. Memilih unit kerja yang akan diambil data jabatannya. 2. Menginventarisasikan semua jabatan dalam unit kerja tersebut. 3. Menginventarisasikan pemangku jabatan. 4. Menentukan jumlah sampel pada unit kerja. 5. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel. 6. Mengumpulkan data dengan teknik tertentu. 7. Mencatat semua data dalam job analysis worksheet.    

Prosedur Analisis Jabatan   Kajian yang dilakukan oleh Siegel dan Lane (1987) menyebutkan tiga jenis prosedur analisis jabatan, yaitu:   1. Job-oriented procedures. Analisis yang dilakukan menekankan pada hasil spesifik atau hasil akhir dalam jabatan tertentu (misalnya: surat telah diarsipkan, dokumen telah ditik, dan sebagainya). 2. Trait-oriented procedures. Analisis menekankan pada kemampuan atau karakteristik yang mempengaruhi unjuk-kerja yang memuaskan/efektif. 3. Worker-oriented procedures. Prosedur ini menekankan pada apa yang dilakukan (perilaku) oleh pegawai, agar diperoleh hasil tertentu (misalnya : mengelola sistem arsip, mengoperasikan komputer).

DESKRIPSI JABATAN   Job Description adalah dokumen yang memuat informasi tentang tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan/pekerjaan.   Deskripsi jabatan memuat informasi tentang :   - Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan pelaporan, nomor/kode jabatan). - Tanggal analisis jabatan. - Ringkasan jabatan. - Tugas-tugas yang dijalankan.  

SPESIFIKASI JABATAN   Job Specification adalah kualifikasi minimum yang harus dimiliki oleh seseorang agar ia dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu.   Spesifikasi jabatan berisi informasi tentang :   - Persyaratan pendidikan - Pengalaman - Sifat-sifat kepribadian - Kemampuan fisik  

HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DAN FUNGSI-FUNGSI MSDM   Menurut Cascio (1992), informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi perencanaan dan implementasi fungsi-fungsi atau aktivitas manajemen sumber daya manusia yang lain. Rancangan dan struktur organisasi. Dengan mengklarifikasikan persyaratan jabatan dan keterkaitan antar jabatan, tanggung jawab pada semua jenjang dapat ditentukan, yang dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpah tindih atau duplikasi. Di samping itu, definisi yang jelas tentang tugas-tugas setiap posisi dalam organisasi, berfungsi untuk menghilangkan ketidakpuasan atau perselisihan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang.  

Perencanaan sumber daya manusia Perencanaan sumber daya manusia. Analisis jabatan adalah landasan untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia dan untuk membuat rencana kegiatan seperti pelatihan, mutasi, atau promosi.   Evaluasi jabatan dan balas jasa. Sebelum jabatan-jabatan dapat disusun peringkatnya berdasarkan nilai totalnya bagi organisasi, atau dibandingkan dengan jabatan di perusahaan lain untuk melakukan survai upah, persyaratan jabatan harus dipahami secara utuh/lengkap Deskripsi dan spesifikasi jabatan memberikan pemahaman kepada pihak-pihak yang harus melakukan evaluasi jabatan dan membuat keputusan tentang balas jasa.

Rekrutmen Informasi paling penting yang dibutuhkan oleh seorang eksekutif atau company recruiter adalah pengetahuan yang lengkap tentang jabatan yang akan diisi lowongannya.   Seleksi Analisis jabatan memberikan arah bagi prosedur seleksi dengan memberi pertimbangan tentang faktor-faktor prediktor yang ada kaitannya dengan keberhasilan kerja.

Penempatan. Gambaran yang jelas tentang kebutuhan suatu jabatan dan kemampuan pekerja untuk memenuhi kebutuhan itu, akan membuat keputusan seleksi menjadi akurat, dan para pekerja akan ditempatkan pada jabatan spesifik yang membuat mereka dapat bekerja secara produktif. Orientasi, pelatihan, dan pengembangan. Analisis jabatan membantu mengidentifikasikan : 1. Tugas-tugas dalam jabatan tertentu yang seharusnya dilakukan oleh pegawai, dan 2. Pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan syarat lainnya untuk menjalankan tugas-tugas secara memuaskan. Dari identifikasi ini akan dapat dikembangkan program pelatihan yang relevan dengan kebutuhan organisasi.

Penilaian unjuk-kerja Untuk bisa menilai prestasi atau unjuk-kerja karyawan, dan membedakan antara karyawan yang berprestasi dan yang tidak, maka perlu ditentukan secara spesifik persyaratan pekerjaan, yang merupakan salah satu hasil dari analisis jabatan. Perencanaan jalur karir Jika sebuah organisasi (dan juga individu pekerja) tidak memahami secara utuh persyaratan pekerjaan yang ada dan kaitan antara pekerjaan pada satu jenjang dengan jenjang berikutnya, maka tidak mungkin dibuat perencanaan jalur karir yang efektif.  

Hubungan pekerja Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi manajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkan kesepakatan kerja atau kontrak kerja, dan juga untuk menyelesaikan keluhan dan perselisihan.   Perancangan peralatan dan perbaikan metoda kerja Untuk merancang peralatan kerja yang diperlukan dalam menjalankan suatu tugas spesifik, para insinyur/perancang harus memahami sepenuhnya kapabilitas operator dan apa saja yang diharapkan dari mereka. Demikian pula, setiap penyempurnaan metoda kerja atau usul metoda kerja baru, harus dievaluasi dengan melihat dampaknya terhadap tujuan pekerjaan secara keseluruhan.

Perancangan jabatan/pekerjaan Perubahan cara kerja harus dievaluasi melalui analisis jabatan, yang berfokus pada tugas-tugas yang harus dilakukan dan pada perilaku yang diharapkan dari pekerja yang menjalankan tugas-tugas itu. Keselamatan kerja Seringkali terjadi, pada saat berlangsungnya analisis jabatan, ditemukan kondisi-kondisi kerja yang tidak aman (kondisi lingkungan kerja atau kebiasaan-kebiasaan pribadi pekerja); yang kemudian bisa mengarah kepada upaya peningkatan keselamatan kerja.

Menurut Werther dan Davis (1996), langkah-langkah pokok dalam manajemen sumber daya manusia yang didasarkan atas informasi analisis jabatan adalah:   1. Mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan. 2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang tidak perlu, yang dapat menciptakan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja. 3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang dapat membantu atau menghambat terwujudnya kehidupan kerja yang berkualitas. 4. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan. 5. Mencocokkan pelamar dengan lowongan yang tersedia. 6. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerja baru dan pekerja yang sudah berpengalaman. 7. Membuat rencana pengembangan potensi karyawan. 8. Menetapkan standar unjuk-kerja yang realistik. 9. Menempatkan pekerja pada pekerjaan yang memungkinkan ia menggunakan keterampilannya secara efektif. 10. Memberi imbalan/balas jasa yang adil kepada pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan.