Pengendalian Kualitas Modul 11 Patok Duga (Benchmarking) By: hayu kartika, ST

DEFINISI Benchmarking dipadankan dengan patok duga. Ada berbagai definisi mengenai patok duga yaitu: 1. David Kearns (CEO dari Xerox) mengatakan bahwa patok duga adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik. 2. Definisi yang diterapkan di IBM yaitu bahwa patok duga merupakan suatu proses terus-menerus utk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dari tujuan dengan prestasi kelas dunia.

3. Teddy Pawitra mendefinisikan patok duga sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sistematik dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul 4. Goetsch dan Davis mendefinisikan patok duga sebagai proses pembandingan dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri

Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa benchmarking membutukan kesiapan “Fisik” dan “Mental”. Secara “Fisik”, karena dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia dan teknologi yang matang untuk melakukan benchmarking secara akurat. Sedangkan secara “Mental” Adalah bahwa pihak manajemen perusahaan harus bersiap diri bila setelah dibandingkan dengan pesaing, ternyata mereka menemukan kesenjangan yang cukup tinggi.

JENIS – JENIS BENCHMARKING Benchmarking Internal Pendekatan ini dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam suatu organisasi Benchmarking kompetitif Pedekatan ini dilakukan dengan mengadakan perbandingan dengan berbagai pesaing Benchmarking Fungsional Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan perbandingan fungsi atau proses dari perusahaan-perusahaan yang berada di berbagai industri Benchmarking Generik Melakukan perbandingan dengan proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri.

Proses Benchmarking Tujuan benchmarking adalah mencari rahasia sukses perusahaan-perusahaan yang unggul, khususnya di bidang pemasaran, proses, distribusi, dan pelayanan. Oleh karena itu, tiap analisis benchmarking yang baik akan menghasilkan dua jenis informasi, yaitu data kuantitatif yang dipakai untuk mengukur kinerja dan menentukan target yang akan datang. (2) data kualitatif tentang faktor-faktor sukses yang membuat perusahaan yang dijadikan sukses unggul dalam fungsi tertentu.

Sebelum melakukan benchmarking perusahaan hendaknya menjawab beberapa pertanyaan berikut ini, yaitu: 1. Apa masalahnya 2. Dimana posisi kita sekarang 3. Apa yang akan di benchmark 4. Apa yang menjadi dasar benchmark 5. Apa yang akan terjadi sebagai akibat benchmark 6. Bagaimana kita mempertahankan benchmark 7. Apa masalah berikutnya yang perlu di benchmark

Empat cara yang digunakan dalam melakukan benchmarking, adalah : 1.   Riset in-house 2.   Riset Pihak Ketiga 3.   Pertukaran Langsung 4.   Kunjungan Langsung

3. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia Secara umum manfaat yang diperoleh dari benchmarking dapat dikelompokkan menjadi (Ross, 1994 pp.239-240) : 1.   Perubahan Budaya 2.   Perbaikan Kinerja 3.   Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia

EVOLUSI KONSEP BENCHMARKING 1.   Reverse Engineering Dalam tahap ini dilakukan perbandingan karakteistik produk, fungsi produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing. 2.   Competitive Benchmarking Selain melakukan benchmarking terhadap karakteristik produk, juga melakukan benchmarking terhadap proses yang memungkinkan produk yang dihasilkan adalah produk unggul

3.   Process Benchmarking Memiliki lingkup yang lebih luas dengan anggapan dasar bahwa beberap proses bisnis perusahaan terkemuka yang sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan benchmarking 4.   Strategic Benchmarking Merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis dan memperbaiki kinerja dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang telah berhasil dilakukan oleh mitra eksternal yang telah berpartisipasi dalam aliansi bisnis , Membahas tentang hal-hal yang berkitan dengan arah strategis jangka panjang 5.   Global Benchmarking Mencakup semua generasi yang sebelumnya dengan tambahan bahwa cakupan geografisnya sudah mengglobal dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing global.

BENCHMARKING ≠ ANALISIS PERSAINGAN……!!! Analisis Persaingan meliputi perbandingan antara produk-produk pesaing dengan produk yang dihasilkan Perusahaan.. Sedangkan Benchmarking lebih jauh daripada itu, yaitu membandingkan bagaimana suatu produk direkayasa, diproduksi, didistribusikan dan didukung.

Perbedaan Benchmarking dengan Analisis Persaingan Melihat pada proses    Melihat pada hasil Memeriksa bagaimana sesuatu    Memeriksa apa yang telah terjadi dan dikerjakan Dapat membandingkan dengan industri lainnya    Perbandingan di dalam industri Penelitian membagi hasil untuk manfaat bersama    Penelitian tanpa membagi hasil Dapat tidak kompetitif    Selalu kompetitif Membagi informasi    Rahasia Kemitraan    Tersendiri Kerjasama/ Interdependen    Mandiri Dipergunakan untuk mencapai tujuan perbaikan      Dipergunakn untuk memeriksa persaingan Tujuan berupa pengetahuan proses    Tujuan berupa pengetahuan tentang industri Fokus pada kebutuhan pelanggan    Fokus pada kebutuhan perusahaan

Karlof dan Ostblom, 1993 mengemukakan lima langkah yang harus dilakukan untuk menerapkan benchmarking. Kelima langkah sebagai berikut: Menentukan apa yang akan di benchmark, yaitu berkaitan dengan proses apa yang akan di benchmarking dengan mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan proses perusahaan Menentukan perusahaan yang akan di benchmark, yaitu perusahaan yang terbaik

3. Mengumpulkan informasi, yaitu data yang berkaitan dengan apa yang akan di benchmark 4. Analisis data dan menentukan kesenjangan proses perusahaan dengan proses perusahaan yang di benchmark 5. Implementasi perubahan yang harus dilakukan dan sekaligus melakukan pemantauan untuk memperbaiki benchmark

AT&T, 12 langkah proses Xerox, 10 langkah proses 1 menentukan siapa pelanggan dan siapa yang menngunakan informasi untuk mengubah proses mengidentifikasikan apa yang di benchmarked 2 menentukan pelanggan dari pelanggan yang terendah hingga pelanggan tertinggi menidentifikasi perusahaan yang akan di benchmark 3 menguji lingkungan, apakah benchmarking memberikan keyakinan pada karyawan menentukan metode pengumpulan data dan melakuakan pengumpulan data 4 menentukan urgensi benchmark mengukur kinerja sekarang dan menentukan gap 5 menentukan lingkup dan tipe benchmark yang dibutuhkan menentukan kinerja yang akan datang 6 pembentukkan tim benchmark mengkomunikasikan keputusan benchmark agar dapat diterima 7 menjadikan rencana bisnis sebagai dasar proses benchmarking memantapkan tujuan yang ingin dicapai 8 mengembangkan rencana benchmarking mengembangkan rencana tindakkan 9 analisis data implementasi rencana benchmark dan memonitor keberhasilannya 10 mengintegrasikan/memadukan rekomendasi tindakkan perubahan memperbaharui dan mengecek ulang benchmark apakah masih relavan atau tidak 11 melakukan tindakan perubahan   12 perbaikan berkelanjutan (terus menerus)

T E R I M A K A S I H