PENGAWASAN Mursidah, SP, MM

Definisi George.R.Terry : Control is to determine what is accomplishe, evaluate it, and apply corrective measures, if needed, to insure result in keeping with the plan. Newman : Control is assurance that the performance conform to plan.

Definisi Henry Fayol : Control consist in verifying whether everything occure in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has object to point out weaknesses and errors in order to reactivity them and prevent recurreance. It operate in everything, peoples, actions.

Definisi Pengawasan adalah suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tujuan Pengawasan Mengusahakan apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dlm pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dpt diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pd waktu itu/ waktu yang akan datang.

Prinsip Pokok Pengawasan Conditio sine quo non bagi pengawasan yg efektif ialah adanya rencana tertentu, adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, sehingga dpt diketahui bahwa bawahan sudah melaksanakan tugasnya dgn baik.

Prinsip Pengawasan Dpt mereflektir sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yg harus diawasi Dpt dgn segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan. Fleksibel Dpt mereflektir pola organisasi Ekonomis Dpt dimengerti Dpt menjamin diadakannya tindakan korektif

Jenis Pengawasan Berdasarkan waktu pengawasan : Pengawasan preventif Pengawasan refressif Berdasarkan objek pengawasan : Pengawasan bidang produksi Pengawasan bidang keuangan Pengawasan bidang waktu Pengawasan bidang manusia dan kegiatan-kegiatannya

Jenis-jenis Pengawasan Berdasarkan subjek pengawasan : Pengawasan ekstern Pengawasan intern Berdasarkan cara mengumpulkan fakta-fakta guna pengawasan : Personal observation (personal inspection) Oral report (laporan lisan) Written report (laporan tertulis) Control by exception

Laporan Pengawasan Landasan pokok (James Williamson) : Jelas Lengkap Ringkas Sopan Tulus Mengandung kepribadian Teliti

Laporan Pengawasan Pedoman pokok (John.C.Johnson) Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin Laporan harus singkat, tetapi lengkap Pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti Cantumkanlah badan-badan yg dapat membantu atasan untuk mendapatkan gambaran yang jelas

Laporan Pengawasan Empat hal yang bisa menjawab pertanyaan bila laporan disusun (John.C.Johnson) : Bilamana pelapor mengambil keputusan yang penting secara langsung berpengaruh terhadap atasannya walaupun pengambilan putusan itu adalah wewenang dan tanggung jawab pelapor sendiri. Bilamana pelapor memerlukan bantuan dlm rangka pengambilan keputusan penting/dlm suatu pemecahan suatu masalah yg sulit. Jika pelapor meramalkan akan timbul kesulitan-kesulitan Jika terjadi peristiwa yang istimewa/luar biasa yg perlu diketahui atasan.

Laporan Pengawasan Berdasarkan waktunya, dibagi menjadi : Laporan berkala Laporan istimewa Unsur penting laporan : Judul Daftar isi dan intisari Ringkasan Tubuh laporan Appendiks.

Proses Pengawasan Fase : Menetapkan alat pengukur (standar) Mengadakan penilaian (evaluate) Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)

Menetapkan Alat Pengukur Syarat : Alat penilai standar ditetapkan terlebih dahulu sebelum bawahan melaksanakan tugasnya Bawahan mengetahui benar alat penilai (standar) yang dipergunakan atasannya untuk menilai hasik pekerjaannya Bawahan mengerti benar apa yang menjadi tanggung jawabnya (priciples of job definition).

1. Menetapkan Alat Pengukur Jenis-jenis standar : Dlm bentuk fisik - kuantitas hasil produksi - kualitas hasil produksi - waktu Dlm bentuk uang - standar biaya - standar penghasilan - standar investasi Standar intangible

2. Mengadakan penilaian Yang harus tersedia untuk evaluasi : Standar/alat pengukur Actual result (hasil pekerjaan bawahan) - laporan tertulis yg disusun bawahan, baik laporan rutin maupun laporan istimewa - langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaannya/bawahan dipanggil untuk memberikan laporan lisan.

3. Mengadakan tindakan perbaikan Cara : Harus dianalisis apa yg menjadi penyebab suatu permasalahan Mengambil tindakan perbaikan.