BAB 21 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INFORMASI DAN MANAJER DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BEBERAPA KETERBATASAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

INFORMASI DAN MANAJER Informasi dan Data Peranan Komputer Tingkatan Manajer dan Jenis Informasi CIO (Chief Information Officer).

Informasi dan Data Data merupakan informasi yang belum diolah, setelah data diolah dan disajikan dengan cara tertentu sehingga bermanfaat, maka data tersebut menjadi informasi. Informasi dikatakan bermanfaat apabila: Akurat: informasi yang akurat memberikan gambaran realitas yang benar dan dapat dipercaya. Informasi yang akurat semakin meningkatkan kualitas keputusan Tepat Waktu: informasi datang pada saat yang diperlukan untuk mengambil keputusan dan datang pada orang yang tepat (yang akan mengambil keputusan). Penekanan pada timing

Lengkap: informasi datang dengan lengkap sesuai dengan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Tetapi bila informasi datang lebih dari yang diperlukan dapat mengacaukan pekerjaan manajer Relevan: apabila datang ke orang yang memerlukan informasi tersebut.

Peranan Komputer Komputer dapat membantu sistem informasi manajemen, karena dapat mengumpulkan, menyimpan, mengorganisir, dan mendistribusikan data dan informasi yang besar. Sistem komputer terutama bermanfaat dan efektif bila: Ada jumlah data rutin yang besar yang akan diproses Jika tugas dan kegiatan berulang-ulang Jika data dan informasi yang besar perlu disimpan dan diperluas akses yang cepat untuk data tersebut Jika pemrosesan yang cepat dan pencatatan up-to-the-minute (terbaru) merupakan hal yang penting, dan Jika perlu melakukan perhitungan yang kompleks.

Tingkatan Manajer dan Jenis Informasi Tiga tingkatan menajer mencakup: manajer operasional manajer menengah manajer puncak.

Jenis Informasi dan Tingkatan Manajemen

CIO (Chief Information Officer) CIO merupakan penghubung antara manajemen dengan informasi. Tugas CIO mencakup perencanaan dan pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang berkaitan dengan sistem informasi manajemen baik yang baru maupun yang lama, untuk memenuhi kebutuhan manajer akan informasi.

DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Langkah Desain Sistem Informasi Manajemen Mendorong Efektivitas Desain Sistem Informasi Manajemen.

Langkah Desain Sistem Informasi Manajemen Mendefinisikan Problem: dengan menjawab pertanyaan”Problem apa yang sebenarnya, dan tujuan apa yang ingin dicapai dengan sistem baru?” Mendesain secara Konseptual: mencakup masalah dan kaitannya dengan sub-sistem yang lain, dan dengan sistem yang ada sekarang. Kemudian kaitan-kaitan didokumantasikan dalam bentuk bagan aliran (flow-chart) yang menjelaskan input dan output yang dihasilkan. Menyusun Desain Operasional yang lebih rinci: dilakukan perincian spesifikasi perangkat lunak dan keras yang diperlukan

Mendorong Efektifitas Desain Sistem Informasi Manajemen Tahap Implementasi: sistem yang baru perlu diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada Monitoring Pelaksanaan Sistem: jika ada sesuatu yang kurang dapat dilakukan perbaikan-perbaikan. Mendorong Efektifitas Desain Sistem Informasi Manajemen Beberapa petunjuk agar sistem informasi efektif: Melibatkan pemakai dalam tim desain sistem Menjaga anggaran desain sistem Mempertimbangkan alternatif software Memfokuskan pada relevansi, bukan kuantitas Tes dan Pelatihan.

MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Gejala Sistem Informasi Manajemen yang Tidak Memadai Beberapa Perbaikan Sistem Informasi Manajemen.

Gejala Sistem Informasi Manajemen yang Tidak Memadai Sistem yang kurang efektif menunjukan beberapa gejala. Gejala dapat dikelompokan ke dalam tiga katagori: Operasional Psikologis, dan Isi laporan (report content). Gejala operasional dan psikologis berkaitan dengan operasi dan berfungsinya organisasi. Isi laporan berkaitan dengan pembuatan informasi oleh sistem informasi manajemen.  Gejala merupakan sesuatu yang nampak dari luar. Manajer perlu melakukan penelitian lebih lanjut untuk melihat penyebab yang sebenarnya dan melihat kelemahan sistem informasi yang sebenarnya.

Beberapa pertanyaan dapat membantu menemukan penyebab sebenarnya: Dimana dan bagaimana manajer memperoleh informasi? Dapatkah manajer menggunakan kontak/jaringannya untuk memperbaiki informasi? Pengetahuan apa yang merupakan kelemahan manajer yang paling mencolok, dan bagaimana informasi dapat meminimalkan kelemahan tersebut? Apakah manajer cenderung bertindak sebelum menerima informasi? Apakah manajer menunggu kesempatan informasi lewat terlalu lama, dan organisasi menjadi “macet”?

Beberapa Perbaikan Sistem Informasi Manajemen Beberapa wilayah yang menjadi potensi perbaikan sistem informasi manajemen adalah: Membangun kerjasama antara personalia sistem informasi manajemen dengan manajer lini Selalu menekankan bahwa personalia sistem informasi manajemen harus mencapai tujuan sistem informasi manajemen, yaitu memberikan pada manajer informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan Selalu menggunakan analisis manfaat-biaya (cost-benefit) dalam proyek sistem informasi manajemen Menjalankan sistem informasi manajemen dengan pertimbangan manusia agar penggunaan sesuai dengan tujuan.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Beberapa Hambatan Mengatasi Hambatan Sistem Informasi Manajemen.

Beberapa Hambatan Ada lima faktor yang menyebabkan organisasi tidak mendukung sistem informasi manajemen: Apakah sistem informasi mengganggu batas-batas departemen yang ada? Jika ya, maka ada kemungkinan penolakan oleh anggota organisasi Apakah sistem informasi mengganggu jaringan komunikasi informasl? Apakah sistem informasi menentang karakteristik individu yang spesifik? Apakah sistem informas didukung oleh budaya organisasi? Jika tidak, maka organisasi cenderung menghambat sistem informasi Apakah karyawan terlibat dalam perubahan tersebut? Keterlibatan akan meningkatkan komitmen.

Jika anggota organisasi menghambat sistem informasi manajemen, ada tiga bentuk perlawnan: Agresi (Aggression): perbuatan yang ditujukan langsung untuk menghambat sistem informasi atau pihak yang terlibat Proyeksi (Projection): mekanisme psikologis, dimana seseorang menyalahkan sistem informasi atau pihak yang berkaitan dengan kesalahan yang dia lakukan Penghindaran (Avoidance): dengan menghindari sistem informasi.

Mengatasi Hambatan Sistem Informasi Manajemen Beberapa cara untuk mengurangi hambatan terhadap sistem informasi manajemen: Orientasi pemakai: sistem informasi ditujukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh pemakai Partisipasi: pemakai harus dilibatkan mulai dari perumusan masalah, desain konseptual, desain operasional, dan sampai ke pelaksanaan Komunikasi: tujuan dan karakteristik sistem harus dikomunikasikan ke pendesain sistem dan pemakai sistem untuk mencari kesamaan pandangan Pendefinisian ulang Pengukuran Prestasi: sistem informasi yang baru mengubah pekerjaan sedemikian rupa sehingga perlu dibuat pengukuran prestasi yang baru, yang lebih sesuai

Tantangan Baru: karena komputer mampu mengerjakan pekerjaan rutin dengan lebih baik dan lebih cepa. Manajer perlu “ditantang” untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih baik.

JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EDP/TPS (Electronic Data Processing/Transaction Processing System) MIS (Management Information System) DSS (Decision Support System) EIS (Executive Information System) Expert System dan Artificial Intelligence Cakupan Sistem Informasi.

EDP/TPS (Electronic Data Processing/Transaction Processing System) EDP berguna untuk menangani pekerjaan-pekerjaan yang menghasilkan output berupa laporan-laporan dalam bentuk yang standar untuk manajer-manajer operasional. TPS sering digunakan untuk sistem yang memproses transaksi dalam organisasi. Seperti yang digunakan oleh supermarket yang terkomputerisasi, barang yang masuk dan keluar dicatat oleh komputer. Informasi yang masuk tersebut dibuatkan ringkasan dan diberikan pada manajer yang memerlulan.

MIS (Management Information System) Perkembangan dari EDP adalah Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) lebih dikenal dengan SIM. SIM mengelola data yang komprehensif (data basis) dan meringkas dalam bentuk yang bermanfaat untuk manajer, sehingga dapat memberi informasi yang relevan.   DSS (Decision Support System) Perkembangan dari SIM adalah DSS. DSS lebih fleksibel dan dapat dihunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya non-rutin, manajer dimungkinkan mengakses data secara langsung, melakukan manupulasi (pengolahan) data dan memperoleh hasil yang diinginkan dengan cepat.

EIS (Executive Information System) EIS didesain untuk manajemen puncak, dia membutuhkan informasi yang ringkas dan menyeluruh, bukannya informasi yang spesifik. Informasi tersebut akan digunakan sebagai input untuk pengambilan keputusan strategis. ES (Expert System) dan AI (Artificial Intelligence) Perkembangan dari DSS adalah ES yang sering disebut sebagai sistem dengan basis pengetahuan (knowledge based-system). ES pertama dikembangkan oleh Schlumberger Ltd. Untuk mengevaluasi potensi minyak dengan menggunakan data yang sangat banyak, diluar kemampuan manusia menangani data tersebut. Komputer dalam ES dibuat untuk melakukan simulasi otak manusia, sehingga dapat memberi saran atau mengevaluasi suatu kejadian. 

ES merupakan sub-set dari AI (Artificial Intelligence) atau kecerdasan buatan. AI muncul dari pertemuan di Darmouth College antara beberapa peneliti dari IBM dan Bell Lab pada tahun 1956. Program AI yang pertama disebut Logic Theorist mampu membuktikan teori kalkulus, dan mendorong pembuatan program lebih lanjut menjadi General problem Solver (GPS) untuk memecahkan segala jenis masalah. ES merupakan aplikasi AI untuk masalah tertentu.

Cakupan Sistem Informasi Proporsi pemecahan masalah oleh manajer oleh komputer Pemrosesan MIS DSS Expert data system

BEBERAPA KETERBATASAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi manajemen barangkali mahal dan sulit dikembangkan dan diimplementasikan, terutama bila pengembangan dilakukan bertahap Sistem informasi tidak selalu sesuai untuk semua tugas dan masalah Manajer kadang terlalu mengandalkan sistem informasi Informasi yang diberikan ke manajer mungkin tidak selalu akurat, tepat waktu, lengkap atau relevan. Garbage in garbage out (Input yang jelek akan menghasilkan output yang jelek juga)

Manajer mungkin mempunyai pengharapan yang berlebihan terdahap sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen dapat diganggu oleh: sabotase, virus, atau penyebab lainnya.