Perancangan Solusi Bisnis SI301 Analisis Bisnis dan Informasi Pertemuan #9

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat melakukan perancangan solusi bisnis dan pengembangan kasus bisnis untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Topik bahasan Analisis kesenjangan Formulasi opsi solusi Penentuan kebutuhan bisnis Arsitektur bisnis

Salah satu aktifitas utama yang dilakukan oleh Analis Bisnis adalah analisis kesenjangan (gap) antara bisnis yang berjalan saat ini dengan bisnis yang diinginkan dalam hal proses dan sistem. Saat mengatasi permasalahan yang teridentifikasi selama proses analisis, Analis Bisnis juga harus menyesuaikan pilihan yang diambil dengan arsitektur bisnis yang telah ditetapkan untuk organisasi.

Analisis kesenjangan

Pada dasarnya, analisis kesenjangan membutuhkan Analis Bisnis untuk menggali perbedaan antara kondisi saat ini dengan kondisi nanti yang diinginkan. Business Activity Model (BAM) menyediakan pandangan konseptual sistem bisnis yang diinginkan, memperlihatkan aktifitas apa yang diperlukan untuk memenuhi sudut pandang stakeholder.

Di tingkat yang lebih spesifik, analisis kesenjangan dapat digunakan untuk memeriksa: Bagian ‘as is’ dan ‘to be’ dari model proses bisnis; Kompetensi yang dimiliki individu dan yang dibutuhkan untuk peran/posisi tertentu; Kebutuhan sistem IT dan fitur2 yang ditawarkan off-the-shelf software package.

Kategori yang digunakan pada aktifitas adalah: Aktifitas2 yang ada pada BAM sebaiknya diperiksa dan dikategorikan untuk memudahkan identifikasi aktifitas yang perlu tindakan perbaikan. Kategori yang digunakan pada aktifitas adalah: operating satisfactorily – tidak perlu ditindaklanjuti; some issues to be addressed – perlu tindakan perbaikan; not in place – perlu dipertimbangkan segera.

Model POPIT digunakan untuk mengelola analisis kesenjangan. Pendekatan holistik (menyeluruh) digunakan oleh Analis Bisnis untuk membantu memastikan bahwa seluruh aspek organisasi telah dipertimbangkan: Struktur organisasi, Budaya dan style manajemen, Proses bisnis dan sistem IT. Model POPIT digunakan untuk mengelola analisis kesenjangan.

1# Proses Titik awal yang digunakan pada analisis kesenjangan adalah pertimbangan proses ‘as is’ dan ‘to be’. Hal ini dipilih karena setiap perubahan yang dilakukan pada proses secara langsung akan berpengaruh pada perubahan semua elemen lainnya pada model POPIT.

2# Informasi & Teknologi Peningkatan proses bisnis biasanya dihubungkan dengan penarikan (retrieval) dan penyebaran (distribution) informasi, sehingga kesenjangan pada bagian ini harus diidentifikasi. Pada saat analisis kesenjangan, informasi yang dibutuhkan harus dianalisis menggunakan teknik seperti pemodelan model entity relationship atau class diagram.

Hal mengenai teknologi yang perlu diperhatikan: Bila proses bisnis ‘to be’ membutuhkan tambahan IT support, Analis sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan yang akan diberikan oleh teknologi itu, Bila ada perubahan pada sistem IT yang digunakan untuk melakukan proses, harus dipastikan bahwa sistem accessible oleh seluruh pengguna sistem, Sistem IT harus terintegrasi dengan baik dengan seluruh infrastruktur yang ada untuk memberikan layanan IT.

3# Organisasi Salah satu alasan mengapa pendekatan holistic sangat penting selama investigasi sistem yang ada saat ini, adalah karena Analis juga harus mempertimbangkan aspek organisasi seperti struktur dan budaya organisasi. Model McKinsey’s 7-S menetapkan aspek organisasi yang harus dipertimbangkan bila ingin perubahan yang dilakukan berhasil dan sukses.

‘Systems’ dianalisis dalam hal proses, informasi, dan teknologi; ‘Staff’ dan ‘skills’ adalah bagian dari people; ‘Shared values’ – apakah sudah jelas dan dikomunikasikan untuk mendorong sistem dan struktur yang baik? ‘Styles’ – apakah sudah sejalan dengan values dan strategy serta membantu keberhasilan perubahan yang diinginkan? Ada kemungkinan semakin banyak perubahan pada ‘structure’ juga menyebabkan perubahan pada ‘strategy’.

4# Orang - people Analisis juga harus memperhatikan dampak terhadap orang (people) yang akan melakukan pekerjaannya serta mengidentifikasi kesenjangan yang harus diatasi. Beberapa bagian yang penting: Apa skills yang diperlukan untuk pekerjaan yang baru, Bila ada kesenjangan skills, mungkin perlu ada recruitment karyawan baru, Mungkin ada kesenjangan yang berhubungan dengan pendekatan pada staff development, Perlu juga untuk memperhatikan tingkat motivation karyawan dan sistem reward yang ada di organisasi.

Formulasi opsi solusi

Setelah memahami kesenjangan yang harus diatasi, selanjutnya dilakukan formulasi opsi untuk perubahan. Dalam perubahan bisnis, perlu dipastikan bahwa setiap proposal yang diajukan harus layak (feasible) secara keuangan, bisnis dan teknologi. Kuncinya adalah opsi harus holistic dan mencakup semua elemen dalam POPIT model.  AKAN DIBAHAS DI PERTEMUAN #10

Penentuan kebutuhan bisnis

Hasil dari analisis kesenjangan adalah daftar kebutuhan bisnis (business requirement) yang harus dijalankan. Pada titik ini, umumnya beberapa kebutuhan akan memerlukan adanya solusi di bidang IT.  AKAN DIBAHAS DI PERTEMUAN #11-13

Arsitektur bisnis

Setiap perubahan bisnis yang diajukan harus sejalan dengan arsitektur bisnis (business architecture). Arsitektur bisnis mulai berkembang dua atau lebih area bisnis dianggap sebagai kumpulan kemampuan (capabilities) terintegrasi yang memberikan nilai (value). Arsitektur bisnis dapat dianggap sebagai jembatan strategi organisasi yang telah ditetapkan dengan pelaksanaan/eksekusi dari strategi tersebut.

Arsitektur Bisnis Business Architecture Guild (2014) mendefinisikan arsitektur bisnis sebagai berikut: Sebuah cetak-biru (blueprint) perusahaan yang menjadi pemahaman umum dari organisasi tersebut yang dapat digunakan untuk menyesuaikan tujuan strategis dan tuntutan taktis. Definisi ini menaungi peran penting arsitektur bisnis sebagai perantara (interface) antara strategi dan implementasi dari perubahan.

Tujuan arsitektur bisnis Mendorong terciptanya organisasi yang sehat: memastikan keberlangsungan organisasi, menghasilkan sebuah kemampuan untuk fleksibel dan tanggap saat melakukan perubahan. Membantu mewujudkan peluang yang belum terealisasi: melakukan reaksi yang tepat terhadap pengaruh eksternal serta mengidentifikasi area bisnis yang paling menguntungkan dari perubahan yang dilakukan. Membantu kinerja organisasi dalam pasar persaingan: Menerapkan best practice, Mendorong reuse, Memantau pengukuran bisnis, Fokus pada area bisnis yang paling memberikan nilai (value) kepada konsumen akhir.

Perlu diperhatikan hal penting mengenai arsitektur bisnis sebagai berikut: Lingkup arsitektur bisnis = lingkup bisnis. Arsitektur bisnis tidak kaku. Arsitektur bisnis dikembangkan secara iteratif. Arsitektur bisnis dapat digunakan ulang (reusable) di seluruh bisnis dan unit bisnis. Arsitektur bisnis is not about the deliverable, it is more concerned with reflecting the underlying philosophy and values.

Struktur arsitektur bisnis Elemen kunci dari arsitektur bisnis meliputi area-area berikut ini: Motivasi bisnis; Kemampuan (capability) bisnis; Value stream (yang dipetakan ke dalam proses bisnis yang detil); Unit bisnis organisasi; Konsep informasi. Kemampuan bisnis dan value stream dianggap sebagai inti dari arsitektur bisnis yang efektif.

Teknik dalam arsitektur bisnis 2 teknik utama dalam arsitektur bisnis yang efektif adalah: Pemodelan business capability; Analisis value stream.

1# pemodelan business capability Kemampuan (capability) adalah hal khusus yang dapat dilakukan untuk mencapai suatu hasil dan mencerminkan suatu hal yang dapat dilakukan dalam bisnis yang menciptakan nilai (value) bagi pelanggan. Model business capability menggambarkan apa yang perlu untuk dapat dilakukan oleh organisasi agar memberikan nilai (value) kepada pelanggan. Pemodelan business capability yang lengkap biasanya meliputi investigasi dan membuat model seluruh organisasi dalam beberapa lapisan (layer) bisnis.

No Layers Foundation Capabilities 1 Strategic – direction setting Business planning Capital management Policy management 2 Core – customer facing Distribution Customer service Product development Account management 3 Supporting Staff recruitment Procurement Vendor management

2# Value stream analysis Value stream adalah kumpulan tahapan-tahapan bisnis yang menghasilkan sesuatu nilai (value) untuk kelompok pelanggan tertentu. Value stream digunakan untuk mengidentifikasi, memetakan dan menganalisa nilai (value) yang terjadi antara organisasi dan berbagai stakeholder (internal dan eksternal) yang berinteraksi dengannya. Value stream memperlihatkan urut-urutan utama tahapan-tahapan yang memberikan nilai (value) kepada pelanggan.

Diskusi & penutup