PENGANTAR SISTEM LOGISTIK E. SUTISNA, SE, MM

Kuliah 2, KORDINASI LOGISTIK Peramalan Pengolahan pesanan Fungsi komunikasi dlm manajemen Logistik Rencana Operasional

Koordinasi Logistik Koordinasi logistik adalah penentuan kebutuhan dan spesifikasi yang memadukan seluruh operasi logistik. Fungsi koordinasi logistik adalah untuk memastikan bahwa seluruh pergerakan dan penyimpanan itu ada diselesaikan seefektif dan seefisien mungkin.

PERAMALAN (Forecasting) Masukan utama bagi perencanaan dan pengkoordinasian operasi logistik adalah peramalan tentang permintaan langganan. Permintaan langganan di luar wewenang perusahaan  calon langganan bebas untuk memilih apa yang mereka maui dan kapan mereka menghendakinya. Hasil dari peramalan adlh serangkaian perkiraan dari seluruh manajer mengenai level yg diharapkan dari kegiatan bisnis di masa depan dan perkiraan prestasi penjualan masing-masing produk. Tujuan teknik peramalan adlh utk memperoleh perkiraan permintaan di masa depan yg dibebankan pada kombinasi dari operasi distribusi fisik, transfer persediaan, dan manajemen material.

Peramalan (forecasting) Tehnik peramalan dapat dilakukan dgn ; Analisa Regresi ; Penaksiran penjualan suatu produk yg didasarkan atas informasi mengenai satu atau lebih faktor-faktor lain Terdiri dari ; analisa regresi sederhana dan multiple regression. Analisa Deret Waktu (time serie analysis) Meliputi beraneka ragam teknik peramalan yg dpt menganalisa pola dan gerakan dari data historis utk menentukan ciri-cirinya yg bersifat berulang Terdiri dari ; rata-rata bergerak (moving average), perataan eksponensial (exponential smoothing), perataan diulur (extended smoothing), dan perataan disesuaikan (adaptive smoothing).

PENGOLAHAN PESANAN (ordering processing) Pesan komunikasi adalah mekanisme untuk seluruh sistem logistik. Arus informasi yang bermutu dan cepat akan memudahkan integrasi dari komponen-komponen dasar sistem logistik. Sebaliknya, jaringan komunikasi yang jelek yang membiarkan hambatan-hambatan pesanan atau kesalahan informasi, berlangsung tanpa diketahui, dapat menimbulkan malapetaka dalam sistem logistik.

Fungsi komunikasi dalam Manajemen Logistik Jaringan komunikasi sistem logistik mempunyai 4 mata rantai. Komunikasi ke dalam bentuk pesanan (order) nasabah, perintah pembelian bahan mentah atau suku cadang, atau permohonan transfer produk. Sistem yg mengkoordinir informasi dengan perusahaan lain yang dipengaruhi oleh pesanan tersebut. Komunikasi yg berfungsi komando yang menggerakkan aktivitas Komunikasi yg berfungsi pengawasan, di mana manajemen menetapkan dan memantau (monitor) umpan balik untuk menjamin terlaksananya sistem logistik yang diinginkan.

Aspek Jaringan Komunikasi Logistik 1. Penyampaian pesan Ada berbagai metode untuk melaksanakan tugas penyampaian pesanan ; pengantar pribadi (personal delivery), per pos (mail), telex, dan berbagai bentuk penyampaian dengan telpon. Ada 3 prinsip penyampaian pesanan : Jangka waktu untuk penyampaian pesanan itu hendaklah sekonsisten mungkin, dengan mempertibangkan risiko kesalahan (malfunction) system dan masalah-masalah kehabisan persediaan yang diakibatkannya Penyampaian pesanan hendaklah selangsung mungkin, dengan perubahan yang minimum dalam bentuk pesanan dan penyampaian yang segera Apabila mungkin, pesanan langganan itu hendaknya disampaikan dengan alat-alat mekanis dari pada cara-cara manual, untuk meminimumkan kesalahan manusia

Aspek Jaringan Komunikasi Logistik … 2. Koordinasi internal Fungsi kedua dari system komunikasi logistik adalah untuk menjamin arus informasi yang akurat dan tepat waktu ke bidang-bidang manajemen lain di luar logistik. Dalam sistem komunikasi logistik yg canggih, banyak sekali koordinasi yg diselenggarakan secara otomatis dlm pengolahan pesanan.

Aspek Jaringan Komunikasi Logistik … 3. Komando logistik Fungsi komando ini sangat penting dalam operasi logistik karena ia menggerakkan komponen-komponen sistem. Jika fungsi komando ini tidak akurat dan tidak tepat waktu, maka dapat terjadi banyak sekali inefisiensi dalam operasi logistik. Fungsi komando ini dapat dilaksanakan secara otomatis melalui suatu sistem pengolahan data terpadu di mana persedian-persedian secara otomatis diperbaharui dan instruksi-instruksi pengiriman disiapkan dan dikeluarkan, atau fungsi ini dapat dilakukan secara manual melalui instruksi lisan atau tulisan.

Aspek Jaringan Komunikasi Logistik … 4.  Pemantauan dan pengawasan (monitoring and control) Jika sistem komunikasi logistik dipakai sebagai suatu alat pemantauan, maka manajemen haruslah menetapkan sistem tertentu yang menjamin adanya umpan balik. Umpan balik (feedback) adalah pengembalian informasi mengenai seluruh kegiatan logistic yang membutuhkan pemantauan (monitoring) untuk dapat ditinjau kembali oleh manajemen.

Pengolahan Pesanan Otomatis (PPO) Manfaat PPO ; Mengurangi total waktu pengolahan pesanan sehingga dpt mengurangi biaya dan meningkatkan pelayanan kpd pelanggan. Pengolahan administrasi pesanan jauh lebih teliti Keuntungan produktivitas dari tata usaha akan lebih besar

PERENCANAAN OPERASIONAL Peramalan permintaan yg diperbaharui dgn informasi yg tepat waktu dari pengolahan pesanan, merupakan masukan terpenting utk merumuskan rencana operasional perusahaan. Rencana operasional berhubungan langsung dg perencanaan perolehan produk dan perencanaan kebutuhan material. Rencana operasional merupakan suatu pernyataan berjadwal mengenai rencana kegiatan perusahaan  memadukan tujuan pertumbuhan, peramalan, dan segala bentuk informasi.

Lingkungan Pengecer Grosir Keunikan produk, musim, dan pasar membutuhkan ketelitian dlm pembelian produk. Konsep penting utk melaksanakan rencana operasional utk pembelian barang meliputi ; Kuantitas pesanan yg ekonomis (Economic Order Quantity) Persediaan pengamanan (safety stock) Pengawasan pesanan ulang (reorder control) Mode/pembelian promosi

EOQ (Economic Order Quantity) EOQ adalah jumlah di mana setiap kali pembelian akan memperoleh total biaya persediaan yang paling murah. menyeimbangkan biaya pemeliharaan persediaan dgn biaya pemesanan.

Persediaan pengamanan (safety stock) Safety stock adalah ; Jumlah tertentu persediaan yg ditempatkan dalam sistem utk berjaga-jaga thdp keterlambatan penyerahan/pengantaran barang yg tdk terduga, atau thdp volume penjualan yg lebih besar drpd yg diperkirakan. Persediaan yang disimpan untuk mengantisipasi kemungkinan supply dan demand yang tidak pasti. Dalam siklus pemenuhan kembali, stok ini berfungsi sebagai tameng terhadap kekurangan stok.

Pengawasan pesanan ulang (reorder control) Terdapat dua metoda pemesanan yi ; metoda terus menerus dan metoda berkala. Rumus Metoda Terus Menerus ROP = Ss + SdR ROP = reoder point (titik pemesanan kembali) Ss = Safety stock (persediaan pengaman) Sumber daya = Rata-rata perkiraan penjualan per hari Tercatat = Lamanya perikiraan siklus pengisian kembali persediaan

Contoh perhitungan … Perkiraan siklus pengisian kembali = 10 hari, perkiraan rata- rata penjualan 5 unit per hari, dan persediaan pengaman 32 unit. ROP = Ss + SdR = 32 + 5 (10) = 82 unit Dan rata-rata persediaannya (I) adalah ; I = Ss + Q/2  Q = jumlah pesanan = 32 + 50/2 = 57 unit

ROP = Ss + Sd (R/2) Rumus Metoda Berkala ROP = Ss + Sd (R + R/2) ROP = reoder point (titik pemesanan kembali) Ss = Safety stock (persediaan pengaman) Sumber daya = Rata-rata perkiraan penjualan per hari R = Lamanya perikiraan siklus pengisian kembali persediaan P = Periode peninjauan Dari contoh sebelumnya dgn perkiraan siklus pengisian kembali = 10 hari, perkiraan rata-rata penjualan 5 unit per hari, dan persediaan pengaman 32 unit, serta periode peninjauan 20 hari, maka ; ROP = Ss + Sd (R + R/2) = 32 + 5 (10 + 20/2) = 132 unit

Mode/pembelian promosi Situasi utk melakukan pembelian mode dan promosi bertolak belakang dgn pembelian yg relatif stabil. Barang-barang mode dan promosi dibeli atas basis satu kali dgn antisipasi barang itu akan terjual dlm jangka waktu tertentu.

Lingkungan Pembuatan (Pabrik) Jadwal produksi dan seluruh pembelian bahan dan persediaan adlh hasil akhir dari rencana operasi dlm suatu lingkungan pembuatan (pabrik). Rencana tsb harus memperhitungkan kemampuan pabrik dan proses yg dipakai pada masing-masing rencana produksi. Bengkel kerja  fungsi pembuatan disebar pada sejumlah stasiun kerja  lebih fleksibel krn bisa menciptakan berbagai produk. Berorientasi pd garis produksi  semua fungsi diharuskan membuat satu produk dan melaksanakannya secara berurutan  kurang fleksibel

MRP (Material Requirement Planning) Sistem MRP ini terdiri dari serangkain prosedur, peraturan, dan rekor yg bertalian secara logis dan didesain utk menjabarkan rencana operasi ke dlmsutau jadwal produksi dan ke dlm suatu daftar bertahap mengenai kebutuhan material Prosedur MRP mengevaluasi persediaan yg ada di tangan yg sdg dipesan dilihat dari kebutuhan dan kemudian dicari kebutuhan tambahan pembelian.

MRP … Sistem MRP memberikan 2 keluaran (output) yg vital bagi seluruh kordinasi logistik yaitu ; Daftar kebutuhan material Ikhtisar mengenai pembelian, pembatalan, atau tindakan cepat yg dibutuhkn utk menunjang rencana manufacturing. Jadwal produksi Merupakan konversi kebutuhan yg berurutan ke dalam jadwal produksi. Tujuannya utk menentukan produk-produk yg akan dihasilkan, berapa banyak masing-masing, dan dlm jarak waktu berapa atau urutan bgmn utk menjamin penyediaannya dgn biaya produksi unit serendah mungkin.

TERIMA KASIH