Organisasi Perkantoran By : Endah Dwi Cahyati (15080314024) Fitri Nur Aini (15080314040) Zia Nur Laeli (15080314042)

PENGORGANISASIAN Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efesien. Fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi sumber daya nya baik SDM maupun SDM yang lain.

1. Spesialisasi Pekerjaan Prinsip Organisasi 1. Spesialisasi Pekerjaan Derajat dimana tugas dalam organisasi di bagi menjadi beberapa pekerjaan. Seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjakan mana yang perlu di spesialisasi dalam rentang waktu yang di tetapkan, untuk menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan. 2. Departementalisasi Unsur ini merupakan dampak dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen.tugas dapat di kelompokan berdasarkan produk yang di hasilkan sebuah perusahaan.

3. Rantai Komando 4. Rentang Pengawasan Menjelaskan kepada siapa hasil pekerjaan akan di laporkan. Ada 2 unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan pemerintah 4. Rentang Pengawasan Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat di kelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi : pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat . Desentralisasi : pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhan perhatian. 6. Formalisasi Dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.

2. Struktur Garis dan Staf STRUKTUR ORGANISASI Sruktur Garis Kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas, melalui tingkat menengah, dan sampai tingkat bawah. 2. Struktur Garis dan Staf Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktifitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan pencapai tujuan utama organisasi.

3. Struktur Fungsional 4. Struktur Produk Struktur ini biasanya di temui pada perusahaan kecil dan menengah, yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi pada suatu perusahaan. 4. Struktur Produk Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan.

6. Struktur Matriks 5. Struktur Komit . Struktur ini melibatkan karyawan yang di rekrut sementara dari beberapa area fungsional seperti manufaktur, keuangan, penjualan, dan mempekerjakan mereka sebagai tenaga part time atau full tme pada sebuah proyek. 5. Struktur Komit Struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang lain hanya sebagai penasehat.

MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN Rancangan pekerjaan di definisikan oleh Gomez-Mejia, dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas – tugas yang di perlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan.

Pendekatan yang di gunakan dalam merancang pekerjaan 1. Penyederhanaan Pekerjaan 4. Pemerkaya pekerjaan 2. Pemekaran pekerjaan 5. Desain pekerjaan berdasarkan tim. 3. Perotasian pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan Pendekatan ini di dasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang selalu di ulang-ulang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan administrasi

Pemekaran pekerjaan Perotasian pekerjaan Pendekatan ini dilakukan dengan memeriksa sebuah pekerjaan yang dilakukan sebelumnya. Perotasian pekerjaan Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa mengubah alur pekerjaan.

Pemekaran pekerjaan Pemekaran pekerjaan Pendekatan ini dilakukanuntuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Pemekaran pekerjaan Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan, merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini di lakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan kewajiban dari pekerjaan tertentu.

Deskripsi pekerjaan secara khusus Deskripsi pekerjaan secara umum Deskripsi Pekerjaan Langkah terakhir yang di lakukan, dengan menuangkan hal yang telah didefinisikan oleh anilisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis Deskripsi pekerjaan secara khusus Ringkasan dari tugas , kewajiban, dan tanggungjawab dari pekerjaan Deskripsi pekerjaan secara umum Hal-hal dasar mengenai tugas , kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan

Elemen penting deskripsi pekerjaan Identifikasi informasi : mengdentifikasi nama pekerjaan, lokasi dan sumber dari informasi analisis pekerjaan, siapa yang berwenang, dan semua hal yang menyediakan informasi mengenai deskripsi pekerjaan. Ringkasan pekerjaan : pernyataan pendek yang meringkas kewajiban, tanggung jawab, dan lokasi pekerjaan dalam struktur organsasi Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan : apa yang telah dilakukan pada pekerjaan, bagaimana terselesaikan, dan mengapa diselesaikan Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum : Karakteristik karyawan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan secara baik dan standar minimum yang harus dimiiki oleh seorang pelamar untuk pekerjaan yang di maksud.

SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN Sekretaris adalah seorang pegawai administraai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan

Tiga peranan sekretaris sebagai pusat informasi Fungsi strategis : menjalankan fungsinya dalam organisasi denga n memberika n pengaruh positif pada status dan performasi perusahaan melalui arus informasi internal maupun eksternal Peran teknis : sekretaris juga mampu menunjang kinerja pimpnan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan Peran pedukung : sekretaris adalah memberi pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran

Jenis jabatan Sekretaris Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab a. Sekretaris organisasi b. Sekretaris pribadi 2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja a. Sekretaris yunior b. Sekretaris senior 3. Berdasarkan spesalisasi : mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan organisasi.

Tugas Sekretaris Tugas perkantoran Tugas resepsionis Menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi pimpinan, menangani surat masuk dan surat keluar, membuat konsep surat, dan mendokumentasikan surat yang bersifat rutin Membuat dan menerima telepon, serta mencatat pesan – pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu pimpinan, mencatat janji –janji pimpinan, memberi masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari

Tugas keuangan Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan , membayarkan rekening-rekening pembayaran ,pajak, sumbangan dan menyimpan catatan pengeluaran sehari – hari untuk pimpinan Tugas sosial Megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat beserta pengurusan undangan, mengucapkan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi atas nama pimpinannya Tugas resepsionis Menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke acara seminar apabila pimpinan berhalangan hadir.