AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Ardaniah Abbas

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Audit system kepastian kualitas adalah proses sistemis, mandiri dan terkodukumentasi untuk memperoleh bukti secara objektif daan diuji secara objektif untuk mengetahui sejauh mana criteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menetukan apakah perusahaan mempunyai kemapuan untuk memenuhi standar kualitas yang ditentukan oleh operasinya

PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Audit terhadap produk secara terintegrasi untuk memverifikasi bahwa proses dilaksanakan secara optimal. Audit juga digunakan untuk mengindentifikasi permasalahan proses untuk mengurangi ketidak sesuaian. Suatu audit mencakup pembandingan, audit terhadap keluhan dan ketidak sesuaian yang tidak tertangani

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT 1. Menentukan ketidak sesuaian (nonconformities) 2. Menetukan efektivitas system kualitas 3. Memberikan peluang untuk perbaikan system 4. Memenuhi persyaratan peraturan 5. Memudahkan pendaftaran/registrasi system kualitas 6. Menilai pemasok dan mengevaluasi system kualitas 7. Menilai dan memverivikasi system perusahaan sendiri.

manfaat dari audit kepastian kualitas 1. Membantu mengembangkan system manajeman kualitas terpadu yang efektif 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajeman 3. Membantu mengalokasikan sumberdaya secara optimal 4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat membantu 5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu 6. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu 7. Meningkatkan produktivitas 8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

Tips yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam melaksanakan profesinya 1. Perencanaan audit a. Memahami harapan auditee/budaya organisasi b. Perhatian khusus terhadap beberapa permasalahan c. Analisa resiko berdasarkan sector industry/khusus terhadap organisasi auditee d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan e. Membentuk tim audit yang berkompeten untuk mencapai tujuan audit f. Mengalokasikan waktu yang cukup

2. Teknik audit a. focus kepada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pernyataan, dan sebagainya sangat penting untuk perencanaan organisasi dan proses pengendalian b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip manajeman kualitas c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDCA) untuk mengevalusi efektivitas organisasi d. Adopsi pendekatan holistic untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya berfokus pada individual klausal dari ISO 9001:2000

3. Keputusan dan analisis a. Masukkan temuan ke dalam perspektif b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya 4. Laporan dan tindak lanjut a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat

MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2001 mendasarkan manajeman kualitas pada 8 prinsip dasar manajeman kualitas yang terdiri dari ; 1. Fokus kepada pelanggan Penerapan focus pelanggan ini akan mengarahkan perusahaan untuk : a. Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan b. Memastikan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan c. Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan d. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dengan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh e. Memastikan keseimbangan dalam kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan

2. Kepemimpinan Penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan di dalam perusahaan akan membantu perusahaan untuk : a. Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu satu kesatuan b. Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan c. menetapkan tujuan, sasaran, serta target menantang dan realistis d. Bertindak bebas dengan disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas e. Menyediakan sumber daya dan pelatihan f. Menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan menciptakan budaya perusahaan yang kuat g. Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran karyawan

3. Keterlibatan sumber daya manusia Penerpan prinsip-prinsip keterlibatan SDM akan membantu setiap individu dan kelompok untuk :  a. Memahami tentang pentingnya konstribusi dan pernan mereka dalam perusahaan b. Mengindentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat mereka c. Bertanggung jawab terhadap masalah yang dihadapi dan mencari solusi bagaimana menyelesaikan permasalahn tersebut d. Mampu menilai kinerjanya sendiri di hubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan pribandinya e. Berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka guna memberikan konstribusi yang lebih tinggi kepada perusahaan f. Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta mendiskusikan masalah-masalah yang sedang berkembang

4. Pendekatan proses Manfaat-manfaat ini dapat dicapai dengan serangkaian penerapan proses sebagai berikut : 1. Mendefinisikan aktivitas yang diperlakukan oleh manajeman kualitas dan penerapannya dalam organisasi secara sistematis 2. Mendefinisikan urutan dan interkasi proses 3. Menetukan criteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan bahwa operasi dan pengendaliannya berjalan efektif 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang memadai sesuai dengan kebutuhan untuk pengoprasian dan pemantauan proses 5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses 6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan yang direncanakan dan mengingkatkan proses secara berkelanjutan, 

5. Pendekatan system terhadap manajeman Perinsip-perinsip yang digunakan perusahaan untuk : a. Menstrukturkan system untuk mencapai tujuan dengan lebih efektif dan efisien b. Memahami keterkaitan proses dengan system c. Menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengharmoniskan dan mengintegrasikan proses-proses d. Memahami dengan baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan oleh Karena itu akan mengurangi terjadinya hambatan antar fungsi dalm organisasi e. Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber daya sebelum bertindak f. Menetukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam system harus beropersi g. Melakukan perbaikan terus-menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan evaluasi

6. Peningkatan berkesinambungan Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan untuk : a. Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna menerapkan perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement) pada kinerja organisasi b. Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi tentang metode dan alat-alat kesinambungan c. Menjadikan peningkatan kesinambungan dari produk, proses dan system sebagai tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi d. Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan berkesinambungan e. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan- peningkatan yang telah tercapai

7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif biasanya dibuat berdasarkan analisis yang tepat serta data dan informasi yang tepat dan akurat yang mewakili fakta yang terjadi. Langkah-langkah dalam penerapan prinsip-prinsip ini adalah : 1. Mengumpulkan data data dan informasi serta pengujian yang berkaitan dengan tujuan dan sasaran perusahaan 2. Memastikan bahwa data dan informasi akurat, dapat dipercaya dan mudah diakses 3. Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat 4. Memahami penggunaan teknik-teknik statistic 5. Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman

8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan prinsip ini adalah : 1. Mengindentifikasi dan menyeleksi pemasok utama 2. Melibatkan pemasok dalam mengindentifikasi kebutuhan perusahaan 3. Melibatkan pemasok dalam pengembangan strategi perusahaan 4. Membina hubungan baik dengan pemasok dan memperlakukan sebagai mitra bisnis 5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang berimbang 6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok 7. Memastikan output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan 8. Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan 9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan prestasi yang dicapai pemasok 

Langkah-langkah audit : Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit manajeman kualitas dapat mengikuti : Perencanaan audit Pelaksanaan audit Mempelajari hasil audit Tindakan perbaikan