PENGUMPULAN INFORMASI Salah satu faktor utama dalam proses analisis sistem ialah memahami sistem tersebut dan masalah - masalahnya. Sistem tersebut perlu dipelajari: -. Bagaimana sistem bekerja dan apa yang ingin dicapai serta apa yang dibutuhkannya. -. Berkomunikasi dengan para pengguna untuk mengumpulkan informasi. Sumber informasi : -. Pengguna Sistem -. Formulir dan dokumen -. Program komputer

-. Panduan Prosedur -. Laporan Manajemen Prosedur Pencarian Informasi Prosedur pengumpulan informasi biasanya dilakukan secara top-down. Mula - mula dilakukan wawancara dengan top-level managers untuk menentukan fungsi dan aktivitas utama dari sistem. Pengumpulan informasi dilanjutkan ke tingkat organisasi di bawahnya hingga pada tingkat operator. Makin ke bawah biasanya sifat informasi makin bersifat teknis sedangkan pada tingkat atas lebih banyak bersifat kebijakan.

Mengapa pengumpulan informasi harus dimulai dari top-level managers? Keputusan untuk membuat / mengembangkan sistem dibuat oleh top-level managers. Mereka dapat memberitahu sumber-sumber informasi lainnya. Dapat mengetahui keinginan mereka serta menjelaskan akibat apa yang dihadapinya dengan penerapan dari sistem tersebut. Bila hal tersebut merisaukannya maka dapat diberikan penjelasan terlebih dahulu. Menumbuhkan kepercayaan kepada manajemen bahwa sistem ini akan memecahkan masalah mereka.

Mengumpulkan informasi dengan dua cara: Wawancara Angket / Kuesioner (Questioner) Cara yang umum dipakai untuk mendapatkan informasi dari users. Beberapa faktor penting yang harus diperhatikan untuk wawancara adalah: Orang yang akan diwawancarai termasuk semua key people yang ada. Menggunakan cara yang sesuai.

Perencanaan dalam wawancara: Users yang akan diwawancarai. Urutan users yang akan diwawancarai. Rencana wawancara untuk masing-masing users. Teknik Wawancara Menciptakan relasi / hubungan yang baik dengan orang yang diwawancarai. Membuat janji terlebih dahulu dan membatasi jangka waktu wawancara tidak lebih dari satu jam agar tidak menggangu pekerjaan rutin mereka. Menciptakan suasana yang positif dan konstruktif selama wawancara.

Dalam bertanya gunakan kata-kata yang lebih positif dan hindari penggunaan kalimat yang memojokkan atau menjurus untuk menyalahkan. Hindari kesan komputer dapat menyelesaikan segalanya, tetapi tumbuhkan kesan bahwa dengan menggunakan komputer dapat membantu mengatasi masalah yang dihadapi. 6. Mintalah usulan dan pendapat dari users tentang apa yang harus dilakukan dan lakukan tindak lanjut. 7. Pertanyaan harus jelas, ringkas, to-the-point, sehingga tidak menimbulkan intepretasi negatif atau berkesan berputar-putar.

8. Buat ringkasan dan klarifikasi pada akhir wawancara. Buat dokumentasi dan berikan kepada orang yang diwawancarai untuk mendapatkan klarifikasi. Angket / Kuesioner (Questioner) Kuesioner adalah dokumen yang mempunyai tujuan khusus yaitu mendapatkan informasi tertentu dari respondennya. Kuesioner pada umumnya mass production, impersonal dan didapat dari banyak orang.