Perencanaan Kapasitas SI403 Riset Operasi Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu menjelaskan perancangan dan pengelolaan proses dalam organisasi

Topik Bahasan Perencanaan kapasitas dalam organisasi Perencanaan kapasitas jangka panjang Strategi jadwal dan ukuran kapasitas Pendekatan keputusan kapasitas

Kapasitas (capacity) adalah rasio maksimum output dari sebuah proses atau sistem. Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki kapasitas untuk memenuhi permintaan saat ini dan masa depan. Bila tidak maka organisasi akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan profit. Keputusan kapasitas yang terkait dengan sebuah proses perlu dibuat berdasarkan peran yang dilmainkan proses dalam organisasi dan rantai pasok secara keseluruhan, karena perubahan pada kapasitas sebuah proses wakan memiliki dampak pada proses lain dalam rantai. Peningkatan atau penurunan kapasitas dengan sendirinya tidaklah sepenting memastikan bahwa keseluruhan rantai pasok, dari pemesanan hingga pengantaran, dirancang agar efektif.

Isu2 jangka panjang dan jangka pendek yang berhubungan dengan perencanaan kapasitas dan pengelolaan batasan adalah penting dan harus dipahami terkait satu dengan lainnya.

Perencanaan kapasitas dalam organisasi

Keputusan kapasitas memiliki implekasi untuk area fungsional yang berbeda di seluruh organisasi: Accounting butuh untuk menyediakan informasi biaya yang diperlukan untuk mengevaluasi keputusan ekspansi kapasitas. Finance melakukan analisis keuangan terhadap investasi pengembangan kapasitas yang diajukan dan menggalang dana untuk mendukungnya. Management information systems merancang infrastruktur elektronik yang diperlukan untuk membuat data seperti informasi biaya, pengukuran konerja finansial, peramalan permintaan, dan standar kerja yang tersedia bagi mereka yang membutuhkannya untuk menganalisis pilihan kapasitas.

Operations terlibat di dalam pemilihan strategi kapasitas yang dapat diimplementasikan untuk memenuhi permintaan masa depan secara efektif. Purchasing memfasilitasi akuisisi kapasitas luar dari pemasok. Marketing menyediakan peramalan permintaan yang diperlukan untuk mengidentifikasi capacity gap. Human resources fokus pada perekrutan dan pelatihan karyawan yang dibutuhkan untuk mendukung rencana kapasitas internal. Sehingga semua departemen di dalam perusahaan terlibat dengan dan dipengaruhi oleh keputusan perencanaan kapasitas jangka panjang.

Perencanaan kapasitas jangka panjang

Rencana kapasitas jangka panjang berurusan dengan investasi pada fasilitas baru dan peralatan pada level organisasi, dan membutuhkan partisipasi dan persetujuan manajemen puncak karena mereka tidak mudah untuk diubah. Rencana ini meliputi sedikitnya 2 tahun di masa depan, tetapi lead time konstruksi terkadang dapat lebih lama dan berujung pada horison waktu perencanaan yang lebih panjang.

Sebuah konsep yang dikenal sebagai economies of scale menyatakan bahwa biaya unit rata2 dari layanan atau barang dapat dikurangi dengan meningkatkan rasio output. 4 alasan utama menjelaskan mengapa economies of scale dapat mendorong biaya turun saat output meningkat: Fixed cost terbagi ke lebih banyak unit; Biaya konstruksi berkurang; Biaya pembelian material dipotong; dan Keuntungan proses ditemukan.

Pada beberapa titik, sebuah fasilitas dapat menjadi cukup besar sehingga timbul diseconomies of scale; yaitu biaya rata2 per unit meningkat seiring dengan ukuran fasilitas yang bertambah. Alasannya adalah kelebihan ukuran dapat menyebabkan kompleksitas, hilang fokus, dan inefisiensi yang menambah biaya unit rata2 dari layanan dan produk. Terlalu banyak lapisan karyawan dan birokrasi dapat menyebabkan manajemen untuk kehilangan sentuhan dengan karyawan dan pelanggan.

Strategi jadwal dan ukuran kapasitas

Manajer operasi harus memeriksa 3 dimensi strategi kapasitas sebelum membuat keputusan kapasitas: Mengukur capacity cushion, Menghitung waktu dan ukuran ekspansi, dan Mengaitkan kapasitas proses dan keputusan operasi lainnya.

capacity cushion = 100 (%) – rasio penggunaan rata2 (%) 1# Mengukur Capacity Cushion Capacity cushion adalah jumlah cadangan kapasitas yang digunakan sebuah proses untuk menangani peningkatan dadakan pada permintaan atau kehilangan sementara pada kapasitas produksi; CC mengukur jumlah penggunaan rata2 (secara kapasitas total) yang jatuh di bawah 100 persen. Rumusnya: capacity cushion = 100 (%) – rasio penggunaan rata2 (%)

2# Waktu dan Ukuran Ekspansi 2 strategi untuk mengekspansi kapasitas: Strategi expansionist, yang melibatkan loncatan besar dan jarang dalam kapasitas, misalnya membangun fasilitas baru; strategi ini meminimalkan kemungkinan hilangnya penjualan karena kapasitas yang kurang. Strategi wait-and-see, yang melibatkan loncatan lebih kecil dan sering, misalnya merenovasi fasilitas yang ada; strategi ini berada di belakang permintaan  untuk memenuhi kebutuhan, ini bergantung pada solusi jangka pendek seperti lembur, pekerja honorer, subkontraktor, stok keluar, dan penundaan pemeliharaan peralatan.

3# Kaitkan Kapasitas dan Keputusan Lain Keputusan kapasitas harus berkaitan erat dengan proses dan rantai pasok di seluruh organisasi. Saat manajer membuat keputusan mengenai perancangan proses, menentukan derajat fleksibilitas sumberdaya dan inventoru, dan menentukan lokasi fasilitas, mereka harus mempertimbangkan dampaknya pada capacity cushion. Capacity cushion pada jangka panjang dapat melindungi organisasi dari ketidakpastian, sebagaimana halnya fleksibilitas sumberdaya, inventori, dan lead time pelanggan yang lebih panjang.

Pendekatan keputusan kapasitas

Walaupun pada dasarnya setiap situasi berbeda, sebuah prosedur 4 langkah biasanya dapat membantu manajer dalam membuat keputusan kapasitas yang baik: Estimasi kebutuhan kapasitas masa depan. Identifikasi kesenjangan dengan membandingkan kebutuhan dengan kapasitas yang tersedia. Kembangkan rencana cadangan untuk mengurangi kesenjangan. Evaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif, serta membuat pilihan akhir.

#1: estimasi kapasitas kebutuhan Pada saat hanya satu produk atau layanan yang diproses pada sebuah operasi dan periode waktu satu tahun tertentu, maka kebutuhan kapasitas M, adalah D = ramalan permintaan untuk tahun tersebut (jumlah pelanggan yang dilayani atau unit yang diproduksi) p = waktu pemrosesan (dalam jam per pelanggan dilayani atau unit diproduksi) N = total jumlah jam per tahun selama proses beroperasi C = capacity cushion yang diinginkan (dinyatakan dalam persen)

Pencatatan untuk waktu proses dan persiapan untuk banyak/multi produk atau layanan maka diperoleh: Q = jumlah unit dalam setiap lot s = waktu persiapan (setup) dalam jam per lot

Contoh #1 Sebuah copy center membuat jilid laporan untuk 2 klien. Copy center beroperasi selama 250 hari per tahun, dengan 1 shift selama 8 jam. Pimpinan melihat bahwa capacity cushion sebesar 15 persen adalah yang terbaik. Saat ini copy center memiliki 3 mesin fotokopi. Berdasarkan tabel di bawah ini, tentukan berapa mesin yang dibutuhkan di copy center.

Jawaban:

#2: identifikasi kesenjangan Sebuah capacity gap adalah selisih (positif atau negatif) antara kebutuhan kapasitas yang diproyeksikan (M) dengan kapasitas saat ini. Komplikasi muncul pada saat beberapa operasi dan banyak sumberdaya input dilibatkan. Mengembangkan kapasitas pada beberapa operasi mungkin dapat meningkatkan kapasitas secara keseluruhan.

#3: kembangkan alternatif Langkah nerikutnya adalah mengembangkan rencana alternatif untuk mengatasi kesenjangan yang ada. Alternatif base case, adalah tidak melakukan apapun dan kehilangan order dari permintaan yang melebihi kapasitas saat ini atau menjadi beban biaya karena kapasitas terlalu besar. Alternatif lain bila permintaan yang diharapkan melebihi kapasitas saat ini adalah berbagai pilihan waktu dan ukuran penambahan kapasitas baru, termasuk strategi expansionist dan wait-and-see. Kemungkinan lainnya adalah ekspansi di lokasi berbedadan menggunakan pilihan jangka pendek, seperti lembur, pekerja honorer, dan subkontraktor. Alternatif untuk mengurangi kapasitas antara lain adalah menutup pabrik atau gudang, merumahkan karyawan, atau mengurangi hari atau jam operasi.

#4: evaluasi alternatif Pada langkah terakhir ini, manajer mengevaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif. Pertimbangan kualitatif, manajer melihat bagaimana setiap alternatif memenuhi seluruh strategi kapasitas dan aspek lain dari bisnis yang tidak termasuk dalam analisis finansial. Pertimbangan kuantitatif, manajer mengestimasi perubahan pada arus kas untuk setiap alternatif sepanjang waktu yang diramalkan dibandingkan dengan nilai acuan. Arus kas (cash flow) adalah selisih antara aliran dana masuk dan keluar organisasi selama periode waktu, misalnya pendapatan, biaya, dan perubahan pada aset dan hutang.

LATIHAN CAPACITY REQUIREMENT

Soal 1 Anda diminta membuat perencanaan kapasitas di Surefoot Sandal Company, yaitu menghitung jumlah mesin. Pabrik membuat 3 jenis produk sandal pria, wanita, dan anak2. Standar waktu proses dan persiapan, ukuran lot, dan ramalan permintaan dapat dilihat pada tabel. Perusahaan beroperasi dengan 2 shift masing2 selama 8 jam, 5 hari per minggu, 50 minggu per tahun. Pengalaman memperlihatkan bahwa capacity cushion sebesar 5 persen adalah cukup.

Berapa mesin yang dibutuhkan? Bila saat ini beroperasi 2 mesin, hitunglah berapa capacity gap?

Terima Kasih