PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan arsip adalah pengurangan jumlah arsip dari suatu tempat penyimpanan. Agar dalam penyusutan tidak salah maka harus diperhatikan beberapa hal berikut ini:

Penggolongan arsip berdasarkan fungsinya Berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu : Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk pelaksanaan kerja sehari-hari. , arsip ini ada tiga macam : Aktif, semi aktif dan inaktif Sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk pelaksanaan kerja sehari hari

b. Angka Pemakaian arsip Rumus angka pemakaian arsip adalah: Contoh : Dalam lemari arsip tersimpan arsip sebanyak 1000 arsip. Dalam satu tahun arsip yang dipinjam sebanyak 350 arsip. Maka angka pemakaian arsip adalah : 35 persen. Hal ini berarti arsip tersebut masih bagus, belum perlu disusutkan. Karena penyusutan arsip dilakukan bila angka pemakaiannya < 20%

c. Penggolongan arsip berdasarkan Nilai dan jangka waktu penyimpanan Untuk memudahkan kegiatan penyusutan arsip, sejak awal arsip yang akan disimpan harus sudah dapat ditentukan nilai penting tidaknya arsip yang bersangkutan. Sehingga pada saat pnyusutan tinggal memeriksa apakah penetapan nilai pada saat akan disimpan itu sudah tepat. Penggolongan ini masing-masing instansi tidak sama, karena beda tujuan dan bidang kerjanya.

Tujuan Penyusutan arsip. Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi : Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah : Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif Menghemat biaya Menghemat tempat Untuk memantafkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting Memudahkan mencari kembali arsip Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

2. Segi Ilmiah. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

CARA PENYUSUTAN ARSIP Menurut Peraturan Pemerintah no. 34 tahun 1979 penyusutan arsip adalah : Suatu kegiatan pengurangan arsip dengan cara: Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional

CARA PERLINDUNGAN ARSIP Perlindungan arsip adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang menyebabkan rusak atau hilngnya suatu arsip. Tujuan perlindungan arsi adalah: Mengadakan penjagaan agar arsip tidak hilang Tidak mudah rusak Tidak jatuh ketangan orang yang tidak bertanggung jawab Tidak disalah gunakan oleh pihak lain untuk mencari keuntungan.

Usaha perlindungan arsip dapat dialakukan dengan cara: Penyimpanan arsip Pemeliharaan dan perawatan arsip Pengawetan arsip