KONSEP DASAR KESEKRETARIATAN Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis,Universitas Jember Presented by: Cempaka Paramita cempaka.fe@unej.ac.id

Contents KESEKRETARIATAN PENGERTIAN 1 FUNGSI DAN TUJUAN 2 TUGAS SEKRETARIAT 3

Pengertian Kesekretariatan adalah keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lebih lancar. Sekretariat juga berarti tempat atau kantor dimana sekretaris atau pegawai lainnya melakukan kegiatan ketatausahaan atau administrasi kesekretariatan. Sekretaris adalah orang atau pegawai yang memiliki peran utama dalam kegiatan administrasi kesekretariatan di sebuah organisasi atau perusahaan.

Fungsi dan Tujuan FUNGSI: TUJUAN: Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. TUJUAN: Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen  

Tugas Sekretariat Pengelolaan administrasi perkantoran: surat-menyurat, dokumentasi bisnis, pengurusan perizinan usaha, dll Penerimaan tamu, pengaturan rapat, perjalanan dinas, dan komunikasi perkantoran lainnya (telepon, fax, e-mail), Dapat bertindak sebagai “humas” perusahaan, menjaga relasi internal dan eksternal perusahaan. Tugas-tugas lainnya yang menunjang pelaksanaan tugas inti organisasi, terutama mengkoordinasikan tugas-tugas tersebut.

KONSEP DASAR SEKRETARIS Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jember Presented by: Cempaka Paramita cempaka.fe@unej.ac.id

Contents 1 2 3 4 PENGERTIAN DAN PERAN SEKRETARIS KUALIFIKASI SEKRETARIS 2 3 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 4 ETIKA SEKRETARIS

PENGERTIAN SEKRETARIS adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau organisasi/perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional organisasi/perusahaan. Secretary shall be defined as an executive assistant who posesses a mastery of office skills, who demonstrates the ability to assume responsibility without direct supervision, who exercises inititative and judgment, and who makes decisions within the scope of assigned authority (National Secretary Association) Sekretaris, asal Bahasa Latin: secretum = rahasia

Klasifikasi Sekretaris Sekretaris instansi (secretary as manager): bertugas sebagai office manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris (business secreatary atau excecutive secretary) sebagai manajer memiliki fungsi dan peran manajerial, meliputi planning, organizing, actuating, directing, controlling, dan decision making. Contoh: sekretaris daerah, sekretaris partai politik, sekretaris negara. Sekretaris pribadi/pimpinan (secretary as non-manager): bekerja sebagai pembantu pimpinan dan mediator yang mempermudah dan memperlancar tugas pimpinan atau tugas administrasi perkantoran. Contoh: sekretaris direktur, sekretaris rektor, sekretaris menteri, sekretaris presiden.

PERAN SEKRETARIS Peran strategis: diharapkan dapat memberi pengaruh positif pada status dan performa organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun luar Peran teknis: meningkatkan kerja pimpinan (fasilitator) Peran pendukung: memberi pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya melalui distribusi informasi

KUALIFIKASI SEKRETARIS PENGETAHUAN/KETERAMPILAN/KEPRIBADIAN: Memiliki wawasan dan pengetahuan yang baik tentang dunia administrasi/kesekretariatan organisasi/perusahaan Memiliki keahlian mengoperasikan komputer (Ms. Word, Excel, Powerpoint, Internet, dll) dan alat penunjang tugas lainnya (telepon, fax, copier, PABX) Memiliki kemampuan berkomunikasi dan berbahasa yang baik, lisan maupun tulisan (kempuan berbahasa asing menjadi nilai tambah)

Lanjutan... Berpenampilan rapi dan menarik Mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja internal dan eksternal Multitasking work ability Beberapa organisasi/perusahaan mensyaratkan level pendidikan minimum D3 atau S1 Memiliki kepribadian yang baik dan relevan dengan tuntutan pekerjaan: teliti, ramah, disiplin, tangkas, jujur, loyal, bertanggung jawab, berdedikasi tinggi, dan bisa dipercaya.

What Do Employers Want? Punctuality: consistently punctual and always on hand during office hours. Dependability: e.g., take responsibility to volunteer to remain after hours if an emergency arises (preparing material for tomorrow’s sudden presentation) Ability to learn: willingness and capacity for learning, e.g., knowing the specific computer sofware Willingness to follow instructions: carefully and willingly follow the instructions (avoid debating or questioning every one of the boss’ directives as long as it is relevant with the organizational jobs) Loyalty and confidentiality: there is nothing more unwelcome than the “human sieve” who constantly chatters about every conversation heard, spreads idle rumors like wildfire, and must constantly be screened from confidential projects and informationon. And something else: quick-wittedness, flexibility, commitment to work, a certain quality and level of conversation, and a sense of courtesy. This last attribute is essential in establishing cordial relations with clients and fellow employees.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB JOB DESCRIPTIONS JOB SPESIFICATIONS Penanganan surat-menyurat/korespon- densi Membuat surat bisnis (surat untuk rekanan bisnis, surat untuk pemerintahan, dll) Memastikan surat dikirim dan diterima dengan baik sesuai tujuan dan kepentingan bisnis Penanganan kontrak bisnis dan nota kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU) Membuat kontrak bisnis: kontrak dagang, kontrak kerja sama usaha, kontrak sewa (kantor, mess karyawan, mesin/peralatan usaha), kontrak catering, dll Membuat nota kesepahaman dengan rekanan bisnis, pihak pemerintah, atau masyarakat Penanganan telepon, fax, dan e-mail Mengetahui etika berkomunikasi melalui telepon Mengetahui cara mengoperasikan fax Mengelola e-mail administrasi kantor

Lanjutan... JOB DESCRIPTIONS JOB SPESIFICATIONS Pengaturan perjalanan dinas (biasanya berkoordinasi dengan bagian ticketing/general affair/resepsionis/ke-uangan-akunting) Mengatur perjalanan dinas pimpinan atau karyawan lain (kegiatan pelatihan, seminar, rapat, dll) yang disesuaikan dengan jadwal kerja Pengurusan dokumen perjalanan: paspor, visa Pengurusan tiket/transportasi: reservasi pesawat/kereta api/sarana transportasi lain Akomodasi: reservasi hotel/penginapan. Mengatur agenda pimpinan Membuat jadwal kegiatan pimpinan sehari-hari Menyesuaikan agenda pimpinan dengan pihak internal dan eksternal organisasi/perusahaan Penanganan rapat Mengatur dan mengkoordinasikan jadwal rapat internal (antar departemen dalam organisasi/perusahaan) dan eksternal (dengan rekanan bisnis, pihak pemerintah, dll) Membuat notulen rapat

Lanjutan... JOB DESCRIPTIONS JOB SPESIFICATION Manajemen kearsipan Mengatur dan menyimpan arsip surat, kontrak, perizinan usaha, dan dokumen-dokumen penting lainnya Mengklasifikasikan dokumen-dokumen tersebut berdasarkan jenis, sumber/asal, tanggal/bulan, atau tingkat kepentingan. Meyimpan dan menyusun arsip dalam bentuk hard copy maupun soft copy Relasi internal dan eksternal Menjadi penghubung antar divisi internal organisasi/perusahaan Menjadi penghubung organisasi/perusahaan dengan pihak eksternal Menjaga hubungan baik antara pihak internal dan eksternal organisasi/perusahaan

Lanjutan. JOB DESCRIPTIONS JOB SPESIFICATION Mengelola petty cash/ikut membantu di bidang keuangan Mengatur pembukuan dan membuat laporan pengeluaran harian/mingguan/bulanan dari petty cash Membuat cash request atau permintaan kas kecil (untuk sistem reimbursement ) Membantu pembukuan jurnal, tagihan (invoice), atau penyusunan laporan keuangan lainnya. Pengurusan perizinan usaha Mengatur dan mengurus perizinan usaha seperti SITU, SIUP, HO, akta perusahaan, dll (izin baru ataupun perpanjangan) Mengkoordinasikan perizinan usaha dengan pihak-pihak terkait Memastikan izin usaha berkekuatan hukum resmi dan tepat guna.

ETIKA SEKRETARIS How to act as a secretary? Having good Dressing Gesture and Physical Appearances: Dressing professionally Neat and attractive - Good gesture (proportional) Having good communication skill (written and oral) professionally Personality/Manner: Good attitude Helpful and friendly Adaptive to any work environments - Poilte Creative Honest Discipline Having good work commitment, etc.

Referensi Stroman, J., Wilson, K. & Wauson, J. 2008. Administrative Assistant’s and Secretary’s Handbook, Third Edition. New York: Amacom. Sedianingsih., Mustikawati, E. F. & Soetanto, N. P. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group Gaol, CHR. J. L. 2015. Kendalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Be Smart. Be Succeed. Be Humble Danke! Be Smart. Be Succeed. Be Humble