MANAJEMEN RAPAT Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jember
- DEFINISI rapat - Menurut Wursanto dalam Sedianingsih et al. (2010), rapat merupakan: Media pertemuan atau komunikasi kelompok (organisasi, perusahaan, lembaga, negara) Media pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kepentingan internal atau eksternal kelompok
- JENIS-JENIS RAPAT - KLASIFIKASI JENIS RAPAT Tujuan Penjelasan/pemberian informasi, pemecahan masalah/pengambilan keputusan Sifat Formal, informal, terbuka, tertutup Jangka waktu Harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan Frekuensi Rutin/berkala, insidental/khusus Peserta Vertikal, horizontal Urgensi Biasa, penting Jumlah kehadiran Kecil, besar
- JENIS-JENIS RAPAT PERUSAHAAN- Briefing harian/mingguan Rapat laporan/evaluasi kerja antar departemen RUPS Rapat Internal Rapat dengan vendor atau rekanan bisnis Rapat dengan pihak pemerintah Rapat dengan asosiasi perusahaan Rapat Eksternal
- PRINSIP PENYELENNGGARAAN RAPAT - WHAT WHY WHO WHERE HOW WHEN Apa yang ingin dibicarakan? Mengapa rapat diselenggarakan? Lokasi rapat Siapa yang harus hadir? 5 Ws and I H Kapan sebaiknya diselenggarakan? Bagaimana penyelenggaraannya?
- Persiapan rapat - Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam rapat (sebelum, saat berlangsung, dan sesudah rapat): Agenda rapat: susunan acara Jadwal pelaksanaan Peserta (jumlah, asal) Lokasi Undangan atau pengumuman rapat (via telepon, e- mail, surat, lisan, dan sebagainya) Penyelenggara rapat/kepanitiaan Daftar hadir peserta Fasilitas: meja-kursi, komputer, media presentasi, alat tulis, microphone, pencahayaan, spanduk, dokumen terkait, dan sebagainya Notulensi (siapa notulennya, format, pengesahan) Pengumuman/distribusi hasil rapat
- NOTULENSI RAPAT - Notulensi rapat merupakan catatan hasil rapat yang berisi tentang: Waktu dan tempat pelaksanaan Peserta rapat Bahasan/materi rapat Pengesahan
Referensi Sedianingsih., Mustikawati, E. F. & Soetanto, N. P. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group Stroman, J., Wilson, K. & Wauson, J. 2008. Administrative Assistant’s and Secretary’s Handbook, Third Edition. New York: Amacom.
Arrigatou Gozaimasu!