D. MENGGUNAKAN FASILITAS VALIDASI DATA Salah satu fasilitas yang sangat membantu dalam proses pemasukan data adalah fasilitas untuk mengecek dan memvalidasi data. Sebagai contoh, kita menghendaki data yang masuk harus memenuhi syarat tertentu seperti: 1.umur yang diizinkan harus di atas 17 tahun; 2.gaji bulanan harus di atas Upah Minimum Regional (UMR); dan sebagainya.

Kondisi-kondisi di atas dapat kita masukan dalam lembar kerja untuk memvalidasi data yang di masukkan. Jika data yang dimasukan salah, fasilitas validasi data akan memberitahukan kesalahan yang kita buat. Sebagai contoh, mari kita lihat sebuah lembar kerja berisi nama, kota, dan gaji pada Gambar

Yang akan dilakukan di sini adalah memvalidasi bahwa tidak ada orang yang memperoleh gaji di bawah upah minimum. Misalnya, upah minimum yang ditentukan pemerintah adalah Rp500.000,00/bulan.

Langkah yang perlu dilakukan untuk melakukan validasi tersebut adalah sebagai berikut. ● Bloklah data Gaji menggunakan mouse. Kemudian, lakukan klik kanan agar kolom dengan nilai gaji terblok.

● Kliklah menu Data. ● Pilihlah Validity (Validasi).

● Pastikan menu Criteria pada jendela validasi ditampilkan pada layar ● Pastikan menu Criteria pada jendela validasi ditampilkan pada layar. ● Pilihlah Allow→Decimal. ● Hilangkan tanda centang pada Allow blank cells. ● Pilihlah Data→greater than or equal to. ● Masukkan Minimum→500000

Arti langkah di atas adalah untuk mengecek apakah ada angka yang di bawah 500.000. Asumsi upah minimum adalah 500.000.

Pada menu Error Alert divalidasi. Pastikan kita memilih Action → “Stop”. Pada bagian Error message kita dapat menuliskan keterangan “Gaji harus di atas Upah Minimum Regional Rp. 500.000/bulan”. Jika kita memasukan angka di bawah 500.000 dalam kolom gaji, kita akan melihat keterangan yang memberitahukan bahwa gaji harus di atas UMR

E. MENGGUNAKAN FASILITAS SUBTOTAL Pada saat membuat anggaran, kita perlu menghitung jumlah sebagian dari total pengeluaran (subtotal). Tujuan pemakaian subtotal adalah untuk melihat pengeluaran tiap- tiap bagian. Logika subtotal relatif sederhana, yaitu: 1. urutkan lembar kerja berdasarkan jenis/kelompok yang kita inginkan; dan 2. lakukan perhitungan subtotal dari menu Data dan Subtotals

Contoh lembar kerja sebuah acara perkawinan di desa yang akan dihitung subtotalnya adalah sebagai berikut

Langkah yang diperlukan untuk menghitung subtotal adalah sebagai berikut. Urutkan data berdasarkan kelompok pengeluaran yang terdapat dalam kolom BAGIAN. Pilih menu Data. Pilih Sort berdasarkan Field yang kita kehendaki. Field dalam contoh yang dibuat adalah BAGIAN

● Klikkan mouse pada sembarang sel pada lembar kerja kita ● Klikkan mouse pada sembarang sel pada lembar kerja kita. ● Kliklah menu Data. ● Pilihlah Subtotals. Langkah ini menghasilkan keluaran berupa tampilan untuk mengonfigurasi subtotal. ● Pastikan kita memilih Group by→BAGIAN. ● Centanglah pilihan pada bagian Calculate subtotals for → BIAYA. ● Pilihlah Use function → Sum.

● Tekanlah tombol OK. Langkah ini akan menampilkan hasil perhitungan subtotal untuk lembar kerja.