MANAJEMEN MUTU INFORMASI KESEHATAN (MMIK) 3 UDINUS TAHUN 2017

MMIK 3 2 SKS Bahan kompetensi Rekam Medis Materi Praktik Lapangan Materi PPK 4 Prasyarat : MMIK 1 & MMIK 2 Materi utama: Mutu pelayanan Standar – Prosedur – Daftar tilik SPM  Puskesmas & RS Akreditasi – RMIK  RS

MUTU PELAYANAN KESEHATAN Menjawab pertanyaan Apakah mutu pelayanan kesehatan? Mengapa Masyarakat menuntut mutu pelayanan? Mengapa kita harus peduli mutu pelayanan? Apa pengaruh mutu pelayanan thd pasien. Apa pengaruh pelayanan Rekam Medis  thd unit organisasi Yankes (RS, Puskesmas) Identifikasi mutu yankes (terkait alur Rekam Medis)

Definisi Mutu Mutu = kepatuhan thd standar yang telah ditetapkan (Crosby, 1984) Mutu = memenuhi bahkan melebihi kebutuhan & keinginan pelanggan melalui perbaikan seluruh proses secara berkelanjutan (Zimmerman) Karakteristik Unggulan Nilai Wujud fisik Kinerja Produk barang, Servis, informasi Produk, Layanan Patuh pada Persyaratan /Standar & Kepuasan Pelanggan Apakah Mutu

Mutu pelayanan kesehatan = tingkat kesempurnaan yankes, menimbulkan kepuasan setiap pelanggan sesuai tingkat kepuasan rata-rata penduduk/pelanggan tatacara penyelenggaraannya sesuai standard & etika profesi yg ditetapkan menghindarkan efek samping, malpraktek, tuntutan yuridis masy,  mewujudkan yankes yg sesuai kebutuhan & harapan masy. Kepuasan pelanggan – kesesuaian yankes diberikan dg kebutuhan & harapan pelanggan.

! Manfaat Mutu pasien Kepuasan Kesembuhan Ketepatan Keamanan Kenyamanan Mutu sebagai investasi Efisiensi (hemat) Efektif (mencapai tujuan) Mengerjakan dg benar Kebanggaan Mengurangi kesalahan Kendali thd waktu Perubahan cara pandang manajemen: fokus pd pelanggan mutu produk, servis, informs perbaikan mutu=perbaikan sistem Mitra pelanggan & karyawan ! karyawan pasien management

MASYARAKAT MENUNTUT MUTU YANKES Era demokratisasi  bebas berpendapat & milih UU Perlindungan konsumen , Hak Asasi Manusia (tiap orang punya hak yankes)  Tuntutan keterbukaan  keberanian berpendapat & milih Pendidikan masy meningkat  lebih paham ttg kes  Lebih kritis thd pelayanan kes. Masy makin sadar pentingnya kesehatan bagi diri, keluarga  cari yankes bermutu, kritis thd mutu. Informasi makin terbuka (buku, internet, dll) akses informasi mudah  Kritis & pembanding mutu

Mengapa kita peduli ttg mutu ? Pelayanan bermutu  hak pasien  berikan yg terbaik bg pasien  beri peluang menang .  Upaya percepat penurunan kesakitan & kematian  Turunkan Drop Out (DO)pasien kembali  Tingkatkan akses yankes (kunjungan naik)  Pelanggan puas  hidup mati organisasi Pelayanan bermutu perlu : Pelayanan melibatkan pihak2 terkait (lintas fungsi) Pelayanan yg profesional

Masalah Mutu Pelayanan Kesehatan Pengalaman pasien: Kecewa thd pelayanan yg lambat, kurang profesional yg tidak menjamin keamanan, shg pasien mati Konteks organisasi: Kepemimpinan dan Manajemen kurang peduli mutu Tidak semua pelanggan diperhitungkan Menganggap remeh standar, prosedur, persyaratan. Manajemen Jaminan Mutu belum berjalan baik (Job description, pengemb SDM, informasi, logistik, dll) Kontek lingkungan: Kebijakan tidak mendukung, Sistem rujukan tdk jelas Sistem pembiayaan kesehatan relatif rendah

Konsep mutu Manajemen mutu Jaminan mutu (Quality assurance)

Menjaga Mutu(Quality Assurance) = Jaminan mutu = rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk : menetapkan, melaksanakan dan memonitor pelaksanaan standar, rangkaian peningkatan kinerja melalui upaya perbaikan atau proses secara kesinambungan sehingga pelayanan yang diberikan memenuhi harapan pelanggan dilakukan dengan efektif dan seaman mungkin.

Tujuan QA Makin meningkatnya mutu pelayanan agar: berkesinambungan, sistematis, obyektif terpadu dlm menetapkan masalah & penyebab masalah mutu pelayanan, berdasarkan standar yang telah ditetapkan, menetapkan & melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dg kemampuan yang tersedia.

Komponen dalam pelayanan kesehatan Pelanggan/konsumen (pasien, keluarga, pengunjung, masyarakat Karyawan / Petugas pemberi pelayanan Pemilik & manajemen

Pelanggan adalah : Orang yang datang kepada kita dengan kebutuhan dan keinginannya dan tugas kita untuk memenuhi kebutuhan yang diharapkannya. Orang yang kita beri pelayanan. Pelanggan internal = pelanggan kita di dalam organisasi Pelanggan eksternal = pelanggan kita diluar organisasi. Orang yg paling penting dlm setiap kesibukan / bisnis kita Kita bergantung pada mereka, dan mereka darah kehidupan organisasi, tanpa mereka kita tidak ada. Bagian dari kita, bukan di luar kita.

Aspek kepuasan pelanggan = suatu ukuran yg merefleksikan outcome, proses, struktur yankes  konsep multi dimensi yg meliputi biaya, sarana, kemudahan, aspek teknis. Setiap pelanggan datang ke yankes harapkan dapat yankes scr komprehensif berbagai profesi (dokter, bidan, perawat, tenaga lain yg terkait). yankes bermutu  hindarkan efek samping, malpraktek, tuntutan yuridis masy, wujudkan yankes sesuai kebutuhan & harapan masy

Komponen yang berperan dalam yankes bermutu  STANDAR Pola organisasi Peraturan, Kebijakan Sistem manajemen LINGKUNGAN INPUT/ STRUKTUR PROSES OUTPUT/ KELUARAN OUT COME PROSEDUR

STANDAR STANDAR : Persyaratan minimal yg dapat diterima & disepakati (oleh Tim Ahli/Kelompok Profesi), utk dilaksanakan, & diguna- kan sbg dasar mengukur/menilai pelayanan bermutu. Pernyataan ttg karakteristik mutu: Standar Input/struktur (yg harus dipersiapkan) dlm melaksanakan pelayanan kes yg baik, Standar proses: bagaimana proses yankes dilaksanakan Standar Output: apa saja yg diharapkan dari hasil pelayanan dan relevan dg tujuan Didukung Lingkungan yg mempengaruhi: Peraturan, Kebijakan, sistem,dll

Standar proses memuat ketentuan/langkah2 proses = Standard Operating Prosedur (SOP) Fungsi Standar: Mengurangi variasi hasil (Output/Product) sekecil mungkin SYARAT STANDAR Jelas  dpt diukur dg baik  ukuran penyimpangan Masuk akal Mudah dimengerti, pernyataan yg spesifik & sederhana Dapat dicapai  sesuai situasi dan kondisi organisasi Absah hub kuat & dpt didemonstrasikan Meyakinkan  persyaratan tepat Mantap spesifik dan eksplisit  khas dan jelas, tidak terpengaruh perubahan waktu.

LANGKAH-LANGKAH MENENTUKAN STANDAR PELAYANAN KESEHATAN Tetapkan tingkat Organisasi yg memerlukan standar (umum, spesifik) Tetapkan area fungsi yg perlu standar, yg paling penting kaitan tujuan Oganisasi (mis: fungsi Yankes) Tetapkan kegiatan pokok yg perlu dan paling penting ditetapkan standar, rawan terjadi kesalahan (mis: Imm hepatitis B) Tetapkan bag dari kegiatan pokok yg perlu standar: Sasaran: petugas dan customer/klien, Ciri2 utama: Input, Proses, Output, lingkungan Susun pernyataan standar & kriteria (sesuai syarat)

Standar = pernyataan prinsip secara umum Kriteria =satu karakteristik yg berhubungan dg subyek dari standar Ujicoba pelaksanaan standar Fase Perbaikan standar Meninjau kembali mengapa standar tidak dicapai  mencari masalah dan akar masalah Menyusun perbaikan stndar Melaksanakan uji coba standar hasil perbaikan Mengevaluasi ulang Menilai kembali standar Pengesahan standar

PROSEDUR PELAYANAN KESEHATAN = Gambaran umum utk karyawan ttg cara kerja (langkah,tata urutan kerja) yg harus dilakukan, yg dapat dipakai sbg pegangan bila terjadi perubahan staf & dapat digunakan utk menilai efektifitas suatu sistem Suatu urutan kegiatan/kerangka kerja yg ditetapkan/ dibakukan utk menjamin penanganan secara seragam thd kegiatan yg terjadi berulang2 & hub antar fungsi Manfaat pd sistem & proses pelayanan Akan diperoleh acuan yg jelas dlm proses pelayanan Ada konsistensi dlm pelaksanaan & kemampuan menelusuri kembali bila ada masalah  memungkinkan pengendalian pencegahan utk perbaikan terus menerus. Menghindari duplikasi wewenang & tanggung jawab

Ciri-ciri prosedur yang baik Penulisan prosedur harus jelas, ringkas , & dapat dilakukan. Mengenal dg jelas siapa yg melakukan apa, dimana, kapan, & mengapa Tulis setiap langkah apa yg seharusnya dilakukan selama proses pelayanan oleh petugas/profesi yang melakukan, utk mengurangi kemungkinan kesalahan prosedur. Tidak menggunakan kalimat majemuk, gunakan bahasa yg dikenal oleh pemakai Merupakan flow-charting (bagan alur) proses kegiatan

Perlu diingat dlm menyusun prosedur Siapa yg susun prosedur hrs jelas & bertanggung jawab dg cara membubuhi tanda tangan & nama jelas dlm prosedur Bgmn merencanakan & kembangkan, Ka unit kerja tanggung jawab thd perencanaan, monit, pengembangan Bgmn mengenali prosedur dg dokumentasikan prosedur berdasar penomoran tiap unit kerja akan mudahkan pengenalan prosedur masing2 Bgmn kenalkan prosedur, pastikan petugas paham & mampu melaksanakan prosedur. Ka unit kerja wajib sosialisasi prosedur2 yg telah disyahkan & memfasilitasi petugas dlm pelaksanaan prosedur yg berlaku di unitnya. Bagaimana mengendalikan prosedur

Langkah-langkah penyusunan prosedur Awali dg identifikasi kebutuhan thd subtopik yg dipilih terutama yg rawan terjadi kesalahan prosedur /dijumpai ada ketidakjelasan wewenang & tanggung jawab Tentukan proses yg akan disusun prosedurnya Identifikasi kegiatan2 pd proses tsb Gambar macro flow-chart proses tsb & micro-chart kegiatan dirinci dalam kerja Tuliskan prosedur dg format yg disepakati Komitmen thd prosedur, bila sudah ditulis harus ditaati utk dilaksanakan Dicatat & ditanggapi. Bila dijumpai ketidaksesuaian dg kenyataan pelaksanaan, ptg bersangkutan harus mencatat & memberi tanggapan

Logo Elemen mutu(pelayanan RM di …. = mis: Prosedur perakitan DRM di asembling} Disyahkan oleh No, terbit ke, tanggal Tujuan Ruang lingkup Referensi/rujukan Definisi/uraian umum Tanggung jawab Uraian/rincian prosedur Dokumen terkait Petugas prosedur Format Prosedur

INDIKATOR Indikator = variabel yg dapat digunakan u/ mengevaluasi suatu keadaan atau status yg memungkinkan dilakukan pengukuran thd perubahan2 yg terjadi dari waktu ke waktu. Indikator tdk selalu menjelaskan secara keseluruhan, tetapi sering hanya memberi petunjuk (indikasi) tentang keadaan secara keseluruhan. Indikator = ukuran yang menggambarkan tentang sesuatu  mengukur adanya perubahan.

PENGUKURAN STANDAR PERSENTASE KEPATUHAN = NILAI AKTUAL/ NILAI HARAPAN DAFTAR TILIK Instrumen kendali/koreksi = satu alat yg digunakan untuk monitoring/ menilai pelaksanaan suatu standar. Berisi item2/elemen utk mengetahui pelaksanaan terkait: Standar Input, Standar Proses yg esensial & dapat diterima, Standar manajerial. Bagian sistem manajemen mutu yg digunakan u/ dukung standarisasi, tp tdk dpt digunakan u/ standar yg komplek, Tidak untuk menggantikan standar yg ada Tidak untuk menggantikan catatan !! PENGUKURAN STANDAR PERSENTASE KEPATUHAN = NILAI AKTUAL/ NILAI HARAPAN

STANDAR MUTU  DAFTAR TILIK PENGUKURAN MUTUKAJIAN MANDIRI & VERIFIKASI PENINGKATAN MUTU SUMBER DATA / METODE YG DIGUNAKAN Observasi – verifikasi daftar tilik (pelaksanaan prosedur) Rekam medik klien, data klinik lain kajian dokumen Interview /wawancara/diskusi pd klien & petugas Simulasi/ memperagakan, dll Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh staf

Langkah2 pembuatan daftar tilik Lakukan kajian thd standar yg akan digunakan sbg dasar penyusunan daftar tilik. Identifikasi pernyataan standar dg kriterianya yg akan diukur  Tentukan indikator yg akan diukur . Menyusun item-item untuk mengukur indikator Menyusun item-item dalam daftar tilik secara berurutan Menyusun difinisi operasional dari setiap item dan cara /metode penilaiannya. Format daftar tilik disesuaikan kebutuhan (kepatuhan thd standar, bila perlu catatan masalah & kemajuan) Uji coba daftar tilik Perbaikan item2 daftar tilik maupun metode penilaiannya Standarisasi daftar tilik

Manfaat pd sistem & proses Yan kes Akan diperoleh acuan yg jelas Adanya konsistensi dlm pelaksanaan Adanya kemampuan menelusuri kembali Memungkinkan pengendalian pencegahan untuk perbaikan terus menerus Penuhi customer & lembaga pemberi ijin Memungkinkan pertumbuhan & pengem-bangan terhadap citra sarana kesehatan Menetapkan kerangka kerja utk proses peningkatan mutu lebih lanjut dg mem-bakukan proses dan hubungan antar fungsi

Tanggung jawab Kepala Unit Kerja Memiliki wewenang menyeluruh atas sistem mutu Menetapkan kebijakan mutu di unitnya,tujuan/sasaran mutu, relevansi tujuan dengan kebutuhan pelanggan Meninjau sistem mutu secara periodik Memastikan kecocokan dan keefektifan secara terus menerus

Menyusun wewenang dan tanggung jawab meliputi Tanggung jawab,wewenang dan hubungannya dengan fungsi lain yang ditetapkan dalam prosedur Fungsi uraian pekerjaan tertulis di dalam dokumen Kejelasan tanggung jawab,wewenang dan posisi yang berwewenang melaporkan dan mendelegasikan di dalam organisasi

Pengendalian dan pencegahan sistem mutu Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personil kunci yang mempengaruhi mutu Menerapkan sistem dokumentasi yang efektif melalui mekanisme audit mutu internal (monev) dan tinjauan manajemen yang berkesinambungan Pendekatan secara praktis dan sistematis terhadap manajemen mutu Memelihara mutu jasa pelayanan kes

Penugasan pertama setiap mhsw Cari referensi minimal 3 sumber dan jelaskan masing2, kemudian buat kesimpulan menurut saudara ! Jelaskan : Pengertian standar ? Pengertian Standar Operating Prosedur (SOP) Pengertian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Jelaskan menurut saudara: Apa beda : Standar, SOP, SPM ? Standar apa saja yg harus ada, terkait alur Rekam Medis?

Pembentukan kelompok belajar Tiap kelas dibagi 10 kelompok (terdiri 3-4 orang) dg metode: Absensi atau pilihan mhsw sendiri. Masing-masing kelompok : Mencari bahan untuk menyelesaikan tugas. Diskusi merumuskan tugas. Memahami hasil atau isi tugas dengan baik. Hasil rumusan kelompok menjadi bahan masukan setiap mahasiswa menyelesaikan tugas. Setiap mahasiswa wajib membuat tugas sendiri2.