Kelompok 3 : Rendra Satria Widhie Arzy Restuanti Sahilda Swabawani LIFE CYCLE PLANNING Kelompok 3 : Rendra Satria Widhie Arzy Restuanti Sahilda Swabawani

Life cycle planning (perencanaan siklus hidup) merupakan salah satu cara untuk memperhitungkan dan menilai keseluruhan suatu siklus hidup aset mulai dari pengakuan, operasi, pemeliharaan hingga penghapusan. Bagian dari strategi manajemen aset dan dipergunakan sebagai salah satu kriteria untuk pengambilan keputusan Teknik utama dalan life cycle planning adalah life cycle costing, yaitu metode yang digunakan untuk menilai suatu aset beserta seluruh komponennya

Tujuan Life Cycle Planning Mengetahui total biaya aset selama umur manfaat Sebagai dasar penentuan pengambilan keputusan Dasar unruk merencanakan pemeliharaan dan perbaikan terhadap aset Untuk merencanakan dalam meningkatkan kapasitas pelayanan atau untuk meningkatkan kemampuan aset

Manfaat Life Cycle Planning Membantu perusahaan dalam pengelolaan asetnya untuk menjaga agar nilai aset tersebut tetap tinggi dan mempunyai usia hidup yang panjang. Hal ini mencakup perencanaan, panduan pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, optimasi, penghapusan aset dan pengaturan risiko serta biaya yang terkait selama siklus hidup aset.

Proses Life Cycle Planning

Siklus Hidup Aset

Asset planning (perencanaan aset) Meliputi informasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Asset creation/acquisition (pengadaan aset) Merupakan proses pengadaan aset dimana aset harus sejalan dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi Asset operation and maintenance (operasi dan pemeliharaan) Kegiatan menggunakan atau memanfaatkan aset dalam menjalankan tugas dan pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan pemeliharaan aset adalah kegiatan menjaga dan memperbaiki seluruh bentuk aset agar dapat dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan

Refurbish or enhance (rehabilitasi/penggantian aset) Kegiatan upgrade atau penggantian yang dari sebuah aset atau komponen aset untuk mengembalikan aset kepada kondisi dan kinerja yang dibutuhkan dapat dilakukan dengan cara peningkatan kapasitas atau kualitas atau memperpanjang umur ekonomis aset Asset disposal (penghapusan aset) Adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk dirawat atau direhabilitasi

Faktor Yang Mempengaruhi Umur Aset Faktor Fisik Masa perbaikan : perlu pekerjaan perbaikan, dapat menggunakan life cycle costing untuk menentukan apakah perlu diperbaiki atau diganti Ketersediaan suku cadang : aset menjadi tidak dapat digunakan jika sparepart tidak lagi tersedia. Ketika ini terjadi, aset menjadi usang Tingginya biaya operasional : ketika melebihi standar dalam konsumsi energi, atau upah tenaga kerja yang tinggi untuk kegiatan operasi Ketidakmampuan untuk memenuhi persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja : jika fasilitas ini tidak dapat dimodifikasi secara ekonomis, maka umur efektif berkurang

Faktor Operasional Lokasi yang kurang menguntungkan : dalam hubungannya dengan kebutuhan konsumen, rute transporasi publik, atau pergerakan demografis Ketidakefisienan fungsi : dalam hal perkabelan komputer, sistem keamanan, hasil produksi, bongkar muat, atau akses publik Ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan layanan Ketidakcukupan kapasitas operasi : dikarenakan ketidaksesuaian ruang dan gaya operasi

Laporan Life Cycle Data dapat diperoleh dari laporan kinerja aset dan dari laporan akuntansi. Laporan aset harus terdiri dari informasi yang dibutuhkan untuk menilai kinerja aset dan umur manfaatnya.

Laporan Life Cycle Data , paling tidak terdiri dari informasi seperti berikut : Informasi kondisi aset : survey mengenai kondisi fisik dan persyaratan pemeliharaan yang diperlukan Informasi pemanfaatan aset : kadar penggunaan menginformasikan intensitas penggunaan aset, penting dalam pembuatan keputusan penggunaan aset di masa yang akan datang Informasi fungsi penggunaan aset : penting untuk mengetahui seberapa tepat suatu aset berfungsi dalam memberikan pelayanan Informasi keuangan : seperti nilai saat ini, penyusutan periode berjalan, biaya operasional, biaya pemeliharaan harus tersedia untuk memproyeksi biaya di masa depan

Pemilihan Dan Penggunaan Teknik Analisa Terhadap Aset : Life cycle costing Cost – benefit analysis

Life Cycle Costing Digunakan untuk menilai atau menganalisa kelayakan pemanfaatan suatu aset dalam hal penghematan biaya Analisa kelayakan pemanfaatan artinya melakukan analisa kelayakan untuk waktu yang akan datang, yaitu barang atau jasa yang sudah tersedia atau jadi, yang memiliki nilai manfaat. memperhatikan faktor-faktor ekonomi dan moneter yang saling berhubungan satu sama lainnya Faktor-faktor biaya yang relevan terhadap aset adalah biaya dasar (initial cost or base cost), biaya penggantian (replacement cost), operasi (operation cost) serta penyusutan (depreciation cost) dan biaya lain yang dialokasikan untuk aset tersebut Analisis life cycle cost menggambarkan nilai biaya sekarang (present value) dan nilai biaya yang akan datang (future value) dari suatu proyek selama umur manfaat proyek itu sendiri

Cost Benefit Analysis Merupakan teknik untuk menghitung kelayakan ekonomis suatu aset berdasarkan nilai manfaatnya Terdapat komponen biaya dan manfaat Manfaat terdiri dari tangible benefit yang berupa penghematan, peningkatan atau laba yang dapat diukur secara ekonomi, intangible benefit yang berupa kepuasan pelanggan, kepuasan manajemen dan peningkatan kinerja pegawai yang sulit diukur secara ekonomi (diukur dengan cara melakukan penaksiran) Sering digunakan dalam melakukan feasibility study

Pemilihan Teknik Analisis Melakukan Perencanaan Dan Studi Kelayakan Selama fase perencanaan proyek, keseluruhan biaya dan manfaat yang terkait dengan proyek tersebut harus dievaluasi. Semua alternatif kegiatan perlu diuji. Pilihan yang paling menguntungkan biasanya akan dilanjutkan hanya jika dapat menunjukkan bahwa manfaat melebihi biaya. Pengujian kelayakan proyek yang diusulkan mencakup pengkajian ketidakpastian masa depan. Analisis sensitivitas harus digunakan untuk mengevaluasi berbagai kemungkinan skenario dalam hal permintaan dan demografis perubahan, gerakan biaya dan sejenisnya. Teknik yang tepat digunakan adalah cost benefit analysis

Alternatif Desain Pengujian Saat proyek telah disetujui, keseluruhan pekerjaan dan parameter biaya ditetapkan kemudian pekerjaan diserahkan kepada tim pelaksana pekerjaan. Keputusan yang dibuat saat proses perencanaan memiliki pengaruh yang melekat dan signifikan pada kinerja aset dalam siklus hidup masa yang akan datang. Langkah-langkah yang diambil dalam proses ini, antara lain : Pengujian alternatif perencanaan, menggunakan perencanaan life cycle : alernatif yang diuji termasuk alternatif layout, lapisan permukaan dan pemeliharaan, sistem pemanasan, konfigurasi ventilasi dan pendingin udara (HVAC), dan komponen pokok seperti bahan atap dan lapisan penutup lantai (beberapa diantaranya berbiaya rendah namun membutuhkan energi yang besar dan biaya pemeliharaan yang tinggi). Menerapkan “kesadaran siklus hidup” dalam tim perencanaan, difasilitasi oleh manajer, secara tegas menyelenggarakan persiapan untuk pemeliharaan selama poses perencanaan (mengumpulkan data, menerapkan sistem pemeliharaan, dll) dan dengan dipersiapkannya modifikasi batas biaya modal, jika biaya manfaat dari siklus hidup jangka panjang dapat ditunjukkan.

Evaluasi Penawaran Jika penawaran pekerjaan kontruksi sedang di evaluasi, komponen biaya operasi harus menjadi bagian dari penawaran. Life-cycle cost merupakan teknik yang tepat untuk mengevaluasi penawaran tersebut.

Penilaian Upgrade, Peningkatan, Penggantian, Perbaikan, & Perluasan Mengembangkan Strategi Operasi & Pemeliharaan Pengajuan peningkatan, perbaikan mayor dan rehabilitasi aset terjadi saat fase operasional aset. Life-cycle cost digunakan untuk menilai ciri-ciri proposal ini, dan untuk menguji alternatif jangka waktu baik cakupan dan pemilihan waktu. Perencanaan biaya operasi dan anggaran harus dikembangkan selama tahap perencanaan dalam cara yang sama seperti perencanaan biaya modal. Teknik life-cycle cost dapat digunakan untuk mengevaluasi metode alternatif dari layanan pengiriman (staf rumah tangga, kontrak buruh, atau pekerjaan outsourcing) Penilaian Upgrade, Peningkatan, Penggantian, Perbaikan, & Perluasan

Menentukan Pemilihan Waktu dan Metode Penghapusan Life-cycle cost merupakan teknik yang tepat untuk menilai pemilihan waktu yang optimal dalam penghapusan aset, dan untuk menilai alternatif metode penghapusan. (Beberapa metode dapat menyebabkan pengeluaran modal, seperti kebutuhan untuk menyiapkan aset yang akan dijual).

Persiapan Perencanaan Life-Cycle Petunjuk ini menitikberatkan pada aset properti (bangunan), walaupun banyak aset dengan perlakuan sama. Informasi yang dibutuhkan untuk mempersiapkan rencana siklus hidup bangunan, antara lain : Biaya modal awal (termasuk biaya langsung : upah dan pemasangan) Total umur yang di harapkan (tahun) sebelum penggantian penuh menjadi penting. Jika hal ini tidak dapat dinilai secara pasti, gunakan perencanaan umur fasilitas secara keseluruhan. Pemeliharaan tahunan yang normal dan biaya pemeliharaan bangunan, menggunakan “praktik terbaik” pendekatan pemeliharaan preventif adalah tepat. Hal ini termasuk biaya rata-rata untuk pemeliharaan normal (kebersihan, uji dan inspeksi, lubrikasi, dan penggantian rutin komponen kecil seperti tali kipas angin), serta berdasarkan angka yang tepat dari jam operasi dan standar pemeliharaan yang dibutuhkan.

4. Waktu dan biaya yang diharapkan, dari perbaikan-perbaikan mayor, pembongkaran atau rehabilitasi, jadwal periode tahunan 5. Discount Rate / Tarif Diskonto Untuk menunjukkan penurunan nilai uang, pada saat ini seiring berjalannya waktu. Total life cycle cost suatu aset (NPV) adalah jumlah dari semua pengeluaran tahunan untuk masa manfaat aset yang diharapkan, tetapi dengan memperhitungkan tarif suku bunga.

Hasil Life-Cycle Planning Perencanaan siklus hidup menghasilkan beberapa manfaat. Pertama, hal ini memberikan kerangka dalam menilai dan mengawasi akibat dari keputusan aset dalam memastikan : Pemilik aset menyadari faktor-faktor yangberpengaruh terhadap umur aset Informasi yang cukup dikumpulkan dan diatur secara tepat sesuai kecukupan keuangan, fungsi dan teknik analisa yang diciptakan Ketepatan keuangan dan metode penilaian ekonomi digunakan Pengujian pendapat yang ketat dapat digunakan dan dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan Kedua Penggunaan perencanaan siklus hidup menciptakan keyakinan penanaman investasi dan keputusan manajemen tentang aset. Rutinitas penggunaan teknik dalam tingkat pekerjaan juga bernilai dalam tim kerja serta membantu mengembangkan struktur argumen dalam analisa dan penilaian alternatif.

Sebagai tambahan, analisis perencanaan berbasis life-cycle dapat digunakan untuk mendukung pengajuan pendanaan anggaran atau proposal pekerjaan baru dalam kepemerintahan. Pekerjaan dengan sistem ini akan mengurangi kerentanan terhadap kritik publik. Pengukuran Kinerja Karena perencanaan siklus hidup merupakan elemen kritis dari proses perencanaan strategis suatu aset, maka sangat penting untuk di evaluasi sesuai kriteria kinerja yang telah ditentukan. Kinerja, termasuk beberapa bantuan eksternal profesional, dapat ditentukan dalam hal : Kualitas rekomendasi/saran Tingkat asistensi terhadap pembuat keputusan/perencana Identifikasi pilihan yang relevan dan berguna Terbentuknya tingkat kepastian untuk tujuan pengambilan keputusan dan arah yang diusulkan

5.Penetapan dasar yang kuat untuk menilai umur ekonomis suatu aset 6. Ketentuan informasi yang memungkinkan portofolio aset akan diprioritaskan dalam pelayanan sesuai ketentuan 7. Pencapaian keseimbangan antara efisiensi operasional dan biaya penyimpanan properti yang berlkaku di seluruh portofolio aset. Kinerja perencanaan siklus hidup dapat secara objektif ditentukan dalam pengukuran kinerja secara kuantitatif. Pengukuran ini akan sangat bervariasi bergantung pada tujuan pelayanan organisasi. Dapat terdiri dari : % dari modal kerja dan ketentuan penghapusan yang dilengkapi dengan perencanaan life-cycle % aset yang memenuhi tujuan jasa pelayanan organisasi.

Studi Kasus Sebagai contoh, di asumsikan bahwa suatu organisasi telah mengidentifikasi kebutuhan penambahan lantai seluas 100 m2 untuk memenuhi kebutuhan pelayanan. Selama fase perencanaan, terdapat dua pilihn aset, yaitu properti A dan properti B. Keduanya memiliki luas lantai yang sama 100 m2 namun memiliki modal yang berbeda, karakteristik pemeliharaan dan biaya operasi yang berbeda. Arus kas setiap properti (Tabel 1) dikonversi dalam dasar tahun yang sama (Tabel 2 & 3) untuk membandingkan properti, menggunakan pendekatan life-cycle costing. Dalam analisa life cycle costing, digunakan tarif diskonto 8% dengan asumsi periode life cycle 10 tahun.

Tabel 1. Arus Kas Properti A & Properti B

Tabel 2. Analisis life cycle costing pada arus kas Properti A

Tabel 3. Analisis life cycle costing pada arus kas Properti B

Dari analisa di atas, NPV dari properti A sebesar $ 114,036 ($90,000+$24,036)dan properti B sebesar $ 109,540 ($102,500+ $7,039). Yang harus diperhatikan, bahwa : Life cycle costing tidak dapat digunakan dalam investasi. Namun, life cycle costing dapat memberikan informasi yang memungkinkan untuk memilih diantara alternatif yang ada. Dalam studi kasus diatas, Properti B dapat dipilih. Meskipun properti A memiliki harga yang lebih rendah dari properti B, properti A berbiaya operasi dan pemeliharaan yang lebih tinggi yang menghasilkan life cycle cost yang lebih tinggi (NPV). Perubahan tarif diskonto akan mempengaruhi nilai NPV dari masing-masing properti. Hasil dari perhitungan life cycle dipengaruhi oleh discount rate/tarif diskonto. Periode investasi juga berpengaruh dalam perhitungan, khususnya jika discount rate nya rendah. Dalam kasus ini, periode 10 tahun dipilih karena ketidakpastian properti di masa yang akan datang, dan karena discount rate mengurangi pentingnya peristiwa baik di masa yang akan datang.

TERIMA KASIH 