PERENCANAAN Aku adalah tuan dari takdirku sendiri Aku adalah nahkoda dari jiwaku sendiri W.E Henly

Saran Memanajemeni Waktu Berkatalah “tidak” saat terdapat ajakan yg akan mengalihkan pekerjaan yg sedang anda kerjakan Jangan mampir tanpa direncanakan atau menghabiskan waktu terlalu banyak dg tamu yg tak diundang Lakukan prioritas tugas pekerjaan dari yg paling penting & mendesak Jangan suka mengulur waktu dg melepaskan pengawasan thd jadwal anda Lakukan tugas pekerjaan sesuai dg prioritas.

PROSES PERENCANAAN PENGERTIAN PERENCANAAN ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN HUBUNGAN FUNGSI PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA TIPE-TIPE PERENCANAAN & RENCANA PROSES PERENCANAAN STRATEGIK HAMBATAN - HAMBATAN PROSES PERENCANAAN PERENCANAAN YANG EFEKTIF

PENGERTIAN PERENCANAAN Garth N. Jone (Perencanaan sbg suatu proses) : Perencanaan adalah proses pemilihan & pengembangan dari tindakan yang paling baik/menguntungkan untuk mencapai tujuan. Mc. Farland (Perencanaan sbg fungsi manajemen) : Perencanaan adalah fungsi yang pimpinannya berkemungkinan menggunakan pengaruh dari kewenangannya, yg dpt mengubah kegiatan & tujuan organisasi.

W.H. Newman (Perencanaan sbg suatu Keputusan): : Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan. Handoko, Hani : Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan & pemutusan, selanjutnya apa yg harus dilakukan, bagaimana & oleh siapa. Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan & cara mencapainya. 3W & 1H = What, When, Who & How ?

4 Tahap Dasar Perencanaan : Penetapan Tujuan / Serangkaian Tujuan Merumuskan Keadaan saat ini Mengidentifikasikan segala kemudahan & Hambatan Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN 2 Alasan mendasar perlunya perencanaan Untuk Mencapai : Protective Benefits yg dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dlm pembuatan keputusan.

2. Positive Benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Manfaat Perencanaan : Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dg perubahan-perubahan lingkungan. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6.Memudahkan dlm melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi. 7.Membuat tujuan lebih khusus, terperinci & lebih mudah dipahami. 8. Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti 9. Menghemat waktu, usaha & dana. Kelemahan Perencanaan : Perencanaan mempunyai keterbatasan dlm hal ketepatan informasi & fakta-fakta mengenai masa yang akan datang. Perencanaan cenderung menunda kegiatan Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif & berinovasi.

4. Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual & penanganan setiap masalah pd saat masalah tsb terjadi. 5. Perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan-tindakan yg perlu diambil. TIPE-TIPE PERENCANAAN & RENCANA 5 Dasar Pengklasifikasian rencana : Bidang fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik-karakteristik/Sifat Rencana Waktu Unsur-unsur Rencana

Perencanaan Menurut Tipenya : Perencanaan Strategik : Proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan & program-program strategik yg diperlukan untuk tujuan-tujuan tsb, penetapan metode yg diperlukan untuk menjamin bahwa strategi & kebijaksanaan telah diimplementasikan. Rencana Operasional : Memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang & terutama berkenaan dg efisiensi, bukan efektivitas.

PROSES PERENCANAAN STRATEGIK Penentuan Misi & Tujuan Pengembangan Profil Perusahaan Analisa Lingkungan Eksternal Analisa Internal Perusahaan Identifikasi Kesempatan & Ancaman Strategik Pembuatan Keputusan Strategik Pengembangan Strategi Perusahaan Implementasi Strategi Peninjauan kembali & Evaluasi

KEBAIKAN & KELEMAHAN PERENCANAAN STRATEGIK Memberikan pedoman yg konsisten Mengantisipasi masalah Membantu manajer dlm mengambil keputusan Meminimumkan kesalahan Kelamahan : Diperlukan investasi waktu, uang & orang yg cukup besar Membatasi organisasi hanya pd pilihan yg paling rasional & bebas resiko Peluang yg punya derajat ketidak-pastian tinggi atau sulit dianalisa & dikomunikasikan akan dihindari, diabaikan atau disingkirkan.

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF Ada 2 jenis hambatan : Penolakan Internal (diri perencana) Penolakan anggota organisasi Ad.1. Penolakan Internal Kurang pengetahuan ttg organisasi & pekerjaan Kurang pengetahuan ttg lingkungan Ketidakmampuan melakukan peramalan scr efektif Kesulitan perencanaan operasi-operasi yg tidak berulang Biaya tinggi, penggunaan phisik & manusia tinggi.

Takut Gagal yg berdampak pd jabatannya Kurang Percaya Diri Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan Ad.2. Penolakan Anggota Organisasi Bertentangan dg kepentingannya Ancaman thd kekuasaan/karir/gengsi Resiko peningkatan beban kerja yg tak diimbangi dg peningkatan balas jasa. Penghindaran thd tugas yg tak diinginkan

Solusi Mengatasi Hambatan-hambatan tersebut : Pd diri perencana Dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual. Pd Anggota Organisasi dg cara : Melibatkan karyawan dlm proses perencanaan Mengembangkan pola perencanaan & implementasi yg efektif Memberikan lebih banyak informasi ttg rencana-rencana & segala konsekuensinya Bersikap hati-hati thd dampak perubahan yg diusulkan para anggota organisasi

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA Kegunaan Ketepatan & Obyeektivitas Ruang Lingkup Efektivitas Biaya Akuntabilitas Ketepatan Waktu