BAB 2 SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF Sistem Informasi Manajemen

Nama Anggota Kelompok FITRI LESTARI 0211.10.056 AYURISKE YUNIRIA 0211.10.059 NUR.AMIDAH. R 0211.10.065 Kelas B / Semester 3 / Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Pakuan Bogor

Tujuan Belajar Mengetahui model sistem umum perusahaan Memahami model delapan unsur lingkungan sebagai suatu kerangka untuk memahami lingkungan dari suatu organisasi bisnis Memahami bahwa manajemen rantai pasokan akan melibatkan perencanaan dan koordinasi sumber-sumber daya fisik yang mengalir dari pemasok perusahaan, melalui perusahaan, dan kepada para pelanggan perusahaan Menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya virtual sekaligus sumber daya fisik

Memahami konsep-konsep rantai nilai Michael E. Porter dan sistem nilai Mengetahui dimensi-dimensi keunggulan kompetitif Menyadari meningkatnya tantangan dari para pesaing global dan pentingnya informasi dan koordinasi dalam memenuhi tantangan-tantangan tersebut Memahami tantangan-tantangan dalam mengembangkan sistem informasi global Mengetahui jenis-jenis sumber daya informasi yang tersedia bagi perusahaan

Mengetahui dimensi-dimensi informasi yang seharusnya diberikan oleh suatu sistem informasi Mengetahui bagaimana mengelola pengetahuan dalam bentuk sistem warisan, citra, dan pengetahuan Memahami bagaimana sebuah perusahaan melakukan perencanaan strategis bagi perusahaan, area bisnisnya, dan sumber daya informasinya.

Pendahuluan Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisis sebuah organisasi. Integrasi antara model sistem umum dan model delapan unsur lingkungan akan menjadi dasar dari suatu konsep yang menerima banyak perhatian dewasa ini. Selama beberapa tahun terakhir ini, topik keunggulan kompetitif telah menjadi fokus dari banyak diskusi. Biasanya, keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengolahan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual ternyata juga dapat memainkan peranan yang besar.

Michael.E Porter diakui sebagai orang yang paling banyak mengungkapkan konsep keunggulan kompetitif dan mengontribusikan pemikiran-pemikiran mengenai rantai nilai dan sistem nilai yang setara dengan melihat sesuatu secara sistem atas perusahaan dan lingkungannya. Para eksekutif perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk mendapatkan keunggulan strategis, taktis,dan operasional. Pandangan secara luas atas unggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga profesional dan staff di negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan.

Model sistem Umum perusahaan Lingkungan Figur 2.1 Standar Informasi dan data Informasi Keputusan Manajemen Pemrosesan informasi Data Sumber Daya fisik Sumber Daya fisik Sumber daya input Proses transformasi Sumber daya output Model sistem Umum perusahaan

ALIRAN SUMBER DAYA FISIK Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, dibuat ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggikan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi, pemegang saham, dan pinjaman lalu dibuat menjadi pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengembalian kepada para pemegang saham, ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.

ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL Panah di bagian atas figure 2.1 menunjukan aliran dari sumber daya virtual data, informasi, dan informasi dalam bentuk keputusan. Aliran dua- arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya ditunjukan di bagian sebelah kanan. MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi (1) standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan, (2) manajemen perusahaan, dan (3) suatu pemroses informasi yang mengubah data menjadi informasi.

LINGKARAN UMPAN BALIK Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan kedalam pemroses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada sistem fisik. Manajemen akan dipandu dalam pengambilan keputusannya oleh standar-standar kinerja perusahaan.

PERUSAHAAN DI DALAM LINGKUNGANNYA Model sistem umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya. Lingkungan dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Sebuah bank memiliki lingkungan yang berbeda dari sebuah toko alat-alat olahraga. Meskipun begitu kita dapat mengidentifikasikan delapan unsur utama yang terdapat di dalam lingkungan seluruh perusahaan.

Delapan unsur lingkungan meliputi: Pemasok (supplier) atau yang disebut juga vendor,memasok bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serikat pekerja (labor union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri Komunitas Keuangan (financial community) terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan.

Pemegang Saham atau pemilik (stockholders dan owners) adalah orang-orang yang menginvestasikan uang kedalam perusahaan, mereka adalah pemilik perusahaan yang sebenarnya. Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di dalam pasar. Pemerintah (government), baik itu di tingkat nasional, provinsi, maupun local, akan memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan perundang-undangan dan juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana. Komunitas global (global community) adalah wilayah geografis dimana perusahaan menjalankan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan, dan melakukan operasinya secara etis.

ALIRAN SUMBER DAYA LINGKUNGAN Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering daripada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang dibajak oleh perusahaan lain).

Pemegang saham atau pemilik Figur 2.2 Pemerintah Komunitas keuangan Komunitas Global Pelanggan Pemasok Perusahaan Pesaing Serikat pekerja Pemegang saham atau pemilik Delapan unsur Lingkungan

MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA FISIK-MANAJEMEN RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien, proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini:

Meramalkan permintaan Membuat jadwal produksi Menyiapkan jaringan transportasi Memesan persediaan pengganti dari pemasok Menerima persediaan dari pemasok Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi Melakukan produksi Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan. Sistem informasi perusahaan dapat digunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas diatas.

SISTEM ELEKTRONIK Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui rantai pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis, langkah demi Langkah. Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal komputer yang terdapat dilokasi pemasok, didalam area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan , didalam area pengiriman perusahaan, didalam kendaraan yang digunakan oleh transportir, dan di lokasi pelanggan. Data dimasukkan ke dalam terminal melalui input keyboard, pemindaian kode barang, atau ID frekuensi radio. Seiring dengan terkumpulnya data, sistem informasi perusahaan akan diperbarui untuk menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yang sedang dilacak., Kemampuan untuk melacak aliran sumber daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan kontribusi pada manajemen rantai pasokan.

MANAJEMEN RANTAI PASOKAN DAN SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA USAHA Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan system ERP dari vendor yang sama SAP, Oracle, atau produk laInnya oleh para anggota di dalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Akan tetapi, biaya suatu sistem ERP dapat menjadi sangat tinggi, dan mungkin tidak semua anggota di dalam rantai pasokan ingin membeli peranti lunak ERP.

Ketika salah satu anggota dari suatu rantai pasokan memilki kekuasaan yang jauh lebih besar diatas anggota yang lain, misalnya yang dimilki oleh pengecer besar seperti WalMart terhadap para pemasoknya, maka anggota yang lebih kuat akan dapat memberikan tekanan kepada anggota yang lain untuk menggunakan peranti yang lunak ERP yang Sama. Dalam hal ini, perpindahan data dari satu anggota akan dapat meraih keuntungan, tetapi anggota terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan menerima keuntungan terbesar.

KEUNGGULAN KOMPETITIF Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang kebih rendah, memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

RANTAI NILAI PORTER Professor Harvard Michael E. Porter adalah orang yang paling sering dikaitkan dengan topik keunggulan kompetitif. Buku dan artikel-artikel yang ditulisnya memberikan panduan dan strategi bagi perusahaan yang mencoba untuk mendapatkan keunggulan diatas para pesaingnya. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain), seperti yang digambarkan pada figure 2.3, yang terdiri atas aktivitas-aktivitas utama dan pendukung yang memberikan kontribusi kepada margin. Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari rantai nilai.

Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis : utama dan pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) ditunjukan pada lapisan bagian bawah figure 2.3 dan meliputi logistik input yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik output yang memindahkan barang kepada pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, dan aktivitas-aktivitas jasa yang menjaga hubungan pelanggan yang baik setelah penjualan. Aktivitas nilai utama ini mengelola aliran sumber daya fisik di sepanjang perusahaan.

Rantai Nilai Pengadaan Penjual-an dan pemas-aran Figur 2.3 Pengadaan Penjual-an dan pemas-aran Pengembangan teknologi Manajemen Sumber daya manusia Infrastruktur Perusahaan Margin Logistik barang masuk Operasi Logistik barang keluar Jasa Aktivitas pendukung Aktivitas utama Rantai Nilai

Memperluas ruang lingkup rantai nilai Manajemen harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain; kaitan seperti ini dapat menghasilkan suatu system interorganisasional (interorganizational system-IOS). Perusahaan - perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu bisnis (business partners); mereka bekerja bersama sebagai suatu unit tunggal yang terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai jika masing-masing bekerja sendirian. Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang membuat sumber daya input yang tersedia bila dibutuhkan. Salah satu contoh adalah kesepakatan just-in-time JIT dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga bahan baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan didalam proses produksi. JIT akan membantu meminimalkan biaya penyimpanan bahan baku. Perusahaan juga dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota jalur distribusinya, sehingga menciptakan suatu sistem nilai (value system). Salah satu contoh adalah sebuah maskapai penerbangan yang memungkinkan agen-agen perjalanan sekaligus pelanggan-pelanggan individu mengakses sistem pemesanan terkomputerisasi maskapai penerbangan tersebut untuk melakukan pemesanan penerbangan.

Dimensi-dimensi keunggulan kompetitif Keunggulan strategis (strategic advantage) Adalah keunggulan yang memilki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan yang strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar seperti alat penghubung browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Strategi ini dapat menyebabkan operasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental.

Sistem Nilai Rantai Nilai Pemasok Rantai Nilai Perusahaan Figur 2.4 Rantai Nilai Pemasok Rantai Nilai Perusahaan Rantai Nilai Pelanggan Sistem Nilai

2. Keunggulan Taktis Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

3. Keunggulan operasional Keunggulan operasional (operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari –hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses. Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan preferensi mereka dari transaksi-transakai masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file-file kecil yang berisi informasi yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, dan juga memberikan keuntungan langsung kepada perusahaan. Benar jika di katakan bahwa para pelanggan yang menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.

TANTANGAN DARI PESAING-PESAING GLOBAL Perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC) adalah sebuah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri. Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional Meskipun perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi, kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya.

Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional. Kabar buruk bagi para eksekutif MNC adalah tantangan koordinasi semakin besar bagi MNC dibandingkan sebuah perusahaan yang membatasi aktivitasnya hanya di negara asalnya. Kesulitan timbul dari adanya kenyataan bahwa sumber daya yang di gunakan oleh MNC sangat luas terdistribusi.

Keuntungan Koordinasi Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena memiliki kemampuan pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi. Keuntungan koordinasi antara lain meliputi : Fleksibilitas dalam merespon pesaing di berbagai negara dan pasar. Kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain atau satu wilayah dalam satu negara lain. Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar diseluruh dunia. Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antar unit diberbagai negara Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutukan pelanggan Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan

RINTANGAN BUDAYA dan KOMUNIKASI Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap konsisten meskipun menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang diketikkan ke dalam field. Rintangan budaya juga dapat memengaruhi rancangan suatu GIS .Di dalam beberapa masyarakat tertentu ,penggunaan teknologi di anggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya di pandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial. Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrik lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang di produksi atau dirakit di negara itu yang dapat di pergunakan. Ketentuan separti ini dapat memengaruhi pengoperasian sebagai sistem peranti keras dan lunak yang berbeda.

Pembatasan Pemrosesan Data Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri , bukan di kirimkan di luar negeri dan di proses di tempat lain. Pembatasan Komunikasi Data Pembatasan komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder data flow-TDF) , adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara. Peraturan TDF, yang di awali pada tahun 1970 –an telah diberlakukan oleh banyak negara sebagai salah satu cara untuk melindungi privasi pribadi warga negara. Masalah-Masalah Teknologi MNC sering kali didera masalah yang berhubungan dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Dibeberapa negara, sumber listrik yang dapat di andalkan mungkin tidak tersedia,sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik.

Manajemen Pengetahuan Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas : Peranti keras komputer Peranti lunak komputer Spesialis informasi Pengguna Fasilitas Database Informasi Dimensi Informasi Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang di berikan oleh prosesor informasi,mereka akan memprtimbangkan empat dasar sistem informasi . Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut. a) Relevansi Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang di hadapi . Pengguna seharusnya dapat memilih data yang di perlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan.

b) Akurasi Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat b) Akurasi Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut. c) Ketetapan Waktu Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini,selain dari apa yang terjadi di masa lalu. d) Kelengkapan Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi. Istilah kelebihan muatan informasi (information overload) menunjukkan bahwa informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian.

Perencanaan Strategis Untuk Sumber Daya Informasi Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer menggunakan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para profesional informasi. Chief Information Officer dan Chief Technologi Officer Istilah CEO ,untuk Chief executive officer pertama kali di cantumkan dalam kosakata bisnis untuk menunjukkan sesorang (presiden atau ketua dewan direksi) yang memiliki pengaruh terbesar dalam mengarahkan perusahaan. Pertama istilah CIO untuk “chif information officer” digunakan lalu belakangan ini istilah CTO untuk “chif technologi officer”mulai muncul. Chief information officer atau chief technologi officer adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.

Rencana Strategis untuk Area-area Bisnis   Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana area bisnis ini akan merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strategisnya. Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan bekerja sama dengan baik.

Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi Figur 2.6 Perencanaan strategis untuk sumber daya keuangan Perencanaan strategis untuk sumber daya pemasaran Perencanaan strategis untuk sumber daya produksi Perencanaan strategis untuk sumber daya manusia Area-area Bisnis harus bekerja sama dalam mengembangkan rencana strategisnya

Perencaan strategis untuk sumber daya informasi Figur 2.7 Pengaruh pada sumber daya informasi Strategi bisnis Sumber daya informasi dan strategi IS Pengaruh pada strategi bisnis Perencaan strategis untuk sumber daya informasi

Kerangka dasar bagi rencana strategis sumber daya informasi Figur 2.8 Rencana strategis sumber daya informasi Tujuan sistem pemrosesan transaksi Tujuan SIM Tujuan DSS Tujuan kantor virtual Sumber daya informasi yang dibutuhkan Rencana strategis sumber daya informasi Rencana strategis sumber daya informasi Rencana strategis sumber daya informasi SDM SDM SDM SDM Peranti keras Peranti keras Peranti keras Peranti keras Peranti Lunak Peranti Lunak Peranti Lunak Peranti Lunak Informasi & data Informasi & data Informasi & data Informasi & data Kerangka dasar bagi rencana strategis sumber daya informasi

Contoh Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Figur 2.9 Contoh Rencana Strategis Sumber Daya Informasi CONTOH RENCANA STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI Ringkasan Eksekutif   Rencana strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources – SPIR) telah dikembangkan untuk mendukung Rencana Strategis Bisnis dengan menggabungkan dan menerapkan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategis. SPIR disusun dalam empat bagian :

Pernyataan misi teknologi informasi Sasaran teknologi informasi Lingkup layanan teknologi informasi Rencana kerja teknologi informasi   Misi teknologi informasi adalah untuk memberikan layanan informasi dengan kualitas terbaik didalam suatu lingkungan pendukung yang akan mempromosikan kreativitas, perkembangan pribadi, interakasi, keberagaman.

dan pengembangan profesional sehingga perusahaan dapat memanfaatkan teknologi guna membantu mencapai tujuan-tujuan korporat. Sasaran teknologi informasi Misi teknologi informasi akan dapat tercapai dengan mengejar sasaran-sasaran berikut ini : Membangun suatu keunggulan kompetitif dalam penggunaan teknologi informasi. Mengembangan sistem informasi yang memenuhi kebutuhan karyawan diseluruh tingkat organisasi dan juga para mitra lingkungan bisnis.

Tetap mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan kami. Mempertahankan stabilitas operasional dan keandalan bagi seluruh sumber daya informasi yang ada – orang, data, fasilitas, peranti keras dan peranti lunak. Menjaga kesinambungan program pendidikan dan pelatihan yang dirancang untuk meraih penggunaan seluruh sumber daya informasi secara efisien dan efektif.

Lingkup Layanan Teknologi Informasi Layanan teknologi informasi terdiri atas : Layanan administratif Tinjauan anggaran dan fiskal Sumber daya manusia Pelaporan manajemen Hubungan pemegang saham  

Layanan teknis Perencanaan strategis dan implementasi Perencanaan kapasitas Rancangan jaringan, pemeliharaan, penanganan masalah dan administrasi Instalasi server Perencanaan kontinjensi dan backup Layanan Teknologi Dukungan teknis dalam bentuk meja bantuan dan layanan panggilan manajemen Pendidikan dan pelatihan pengguna  

Layanan manajemen basis data Pengembangan dan dukungan sistem Akses World Wide Web Grafik komputer Penyelesaian masalah, peningkatan, dan penggantian peranti keras Antivirus dan layanan firewall Administrasi dan pemeliharaan sistem Audit sistem  

Rencana Kerja Teknologi Informasi   Telah diidentifikasikan tujuh proyek yang akan diselesaikan dalam jangka waktu 3 tahun ke depan. Sebelum memulai setiap proyek, akan dikembangkan terlebih dahulu suatu mekanisme manajemen proyek yang akan menentukan hal-hal berikut ini : Pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan Orang(-orang) atau organisasi yang bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan Jumlah perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan

Semua proyek akan dikelola dengan menggunakan bagan Gantt dan diagram jaringan. Semua proyek dengan pengecualian untuk sistem RFP berbasis pengetahuan akan diselesaikan dengan menggunakan sumber daya internal TI. Sistem RFP akan dirancang dan diimplementasikan oleh konsultan. Proyek dan perkiraan bulan orang akan meliputi hal-hal sebagai berikut. Orang pertama yang dicantumkan adalah manajer proyek. Tambahan orang adalah personal pendukung.

Proyek Manajer Proyek Perkiraan Bulan-orang 1. Meningkatkan dari Windows 95 menjadi Windows XP Carolyn Wright 0, 2 2. Mengganti sistem e-mail GroupWise dengan integrasi antara Digital Dashboard Microsoft dan sistem manajemen hubungan koroprat Danny Cho 3, 0

3. Mengimplementasikan Outbox Telephony Intertace, yang memungkinkan penarikan e-mail dari semua jenis telepon Touch Tone dengan menghubungi satu nomor bebas pulsa. Danny Cho Carolyn Wright 2,5 4. Melakukan komparasi benchmark Java antatra Oracle9i Application Server, IBM WebSphere dan Bea WebLogic 2,0 5. Menjalankan Intranet berbasis departemen untuk layanan perpustakaan dan informasi serta layanan sumber daya manusia Robin Birdsong 4,0

6. Mengimplementasikan sistem informasi sumber daya manusia berbasis Web Robin Birdsong Carolyn Wright 18,0 7. Mengimplementasikan sistem berbasis pengetahuan untuk mengetahui kebutuhan personal, fasilitas produksi, dan bahan baku sebagai respon atas RFP Paul Sanchez KBS Censultants 96,0

Daftar Pustaka McLeod, Jr., Raymond; Schell, George P. 2008. Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat