Mulawarman & Tim Lab.BK Universitas Negeri Semarang Strategi Pengembangan Pedoman Operasional Baku (POB) dalam Layanan Laboratorium BK Mulawarman & Tim Lab.BK Universitas Negeri Semarang

Rasional Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan Pelayanan (Layanan BK/Lab BK) juga mengandung resiko (mendapat komplain dari pengguna) jadi harus memiliki prosedur yang jelas POB merupakan salah satu poin penting dalam pelaksanaan pelayanan publik merupakan cermin kesungguhan dan itikad baik satuan kerja perguruan tinggi (Lab. BK) dalam melayani mahasiswa & masyarakat

Apakah POB/SPO/SOP? Pedoman Operasional Baku (POB) = Standar Prosedur Operasional/Standard Operating procedure (SPO/SOP), merupakan: PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN DENGAN STANDART TERTENTU. TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN SUATU PROSES KERJA TERTENTU DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN SISTEMATIS.

Tujuan POB/SPO/SOP dalam Lab.BK MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM ORGANISASI ATAU UNIT. MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM ORGANISASI MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS TERKAIT. MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN ADMINISTRASI LAINNYA. MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN, KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK EFISIENSI

Fungsi POB/SPO/SOP dalam Lab.BK MEMPERLANCAR TUGAS PETUGAS /TIM. SEBAGAI DASAR HUKUM BILA TERJADI PENYIMPANGAN. MENGETAHUI DENGAN JELAS HAMBATAN-HAMBATANNYA DAN MUDAH DILACAK. MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK SAMA-SAMA DISIPLIN DALAM BEKERJA. SEBAGAI PEDOMAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN RUTIN

Prinsip-prinsip POB/SPO/SOP dalam Lab.BK Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi  atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku. memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya,  disamping tahapan- tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan Harus didokumentasikan

Format POB/SOP Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah- langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan- keputusan yang harus dilakukan. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis (Pada umumnya format flowchart yang sering digunakan)

SIMBOL SOP/FLOWCHART SIMBOL URAIAN KETERANGAN Terminator Melambangkan dimulai/berakhirnya suatu prosedur Process Melambangkan proses berjalannya/eksekusi suatu prosedur Decision Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow: Melambangkan arah kegiatan (arah proses kegiatan) Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman

Langkah-langkah Pengembangan POB/SOP (Pra-SOP) PENGUMPULAN INFORMASI DAN INDENTIFIKASI KEBUTUHAN Tim dalam mengembangkan SOP setelah melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi dapat dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti brainstorming, focus group discussion, wawancara, survey, benchmark, dan telaahan dokumen. Gunakan analisis SWOT untuk identifikasi

Langkah-langkah Pengembangan POB/SOP (Pra-SOP) ANALISIS DAN PEMILIHAN KBUTUHAN Analisis terhadap kebutuhan riil yang perlu dibuat prosedur sesuai prinsip-prinsip penyusunan SOP dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain, yaitu: Kemudahan dan kejelasan. Efisiensi dan efektivitas. Keselarasan. Keterukuran. Dinamis. Berorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani. Kepatuhan hukum. Kepastian hukum

Langkah-langkah Pengembangan POB/SOP (Tahap Inti) IDENTIFIKASI JUDUL SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP: Identifikasi Jenis Kegiatan; Identifikasi Penanggung Jawab Produk; Identifikasi Penanggung Jawab Kegiatan; Identifikasi Kegiatan; Identifikasi Langkah Awal Kegiatan; Identifikasi Langkah Utama Kegiatan; Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; Mengidentifikasi langkah-langkah penghubung antara langkah awal, utama dan akhir

(Tahap Inti) MERUMUSKAN FORMAT SOP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR Menyusun Dokumen Dasar SOP a. Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; b. Mengidentifikasi Pelaksana; c. Membuat Flowcharts; d. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan. Mengisi Identitas SOP a. Memindahkan Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas Institusi; b. Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan Pencatatan.

(Tahap Inti) Menyusun Kelengkapan SOP Halaman judul/cover; Keputusan pimpinan (Rektor, Dekan dll); Daftar isi; Penjelasan singkat penggunaan

TAHAPAN PENYUSUNAN POB/SOP DOKUMENTASI MENYUSUN ASESORIS SOP Halaman judul/cover Daftar isi PENYUSUNAN IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI Identifikasi Tugas Identifikasi Fungsi Identifikasi Sub-Fungsi Identifikasi Output Identifikasi Aspek; Merumuskan nama/judul SOP. Identifikasi dan merumuskan Langkah/Aktivitas. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN IDENTITAS SOP Menyusun Dokumen Dasar SOP (Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan) Mengisi Identitas SOP.

Contoh Flowchart Peminjaman Alat Lab.BK