Dokumentasi Rekomendasi Teknologi IK305 Infrastruktur Teknologi Informasi Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu membuat dokumentasi rekomendasi teknologi menggunakan diagram infrastruktur TIK

Topik Bahasan Dokumen rancangan TIK Diagram infrastruktur TIK Pemodelan infrastruktur TIK

Setelah dokumen rancangan proses disetujui bersama, selanjutnya perlu dibuat juga dokumen rancangan TIK dan disetujui bersama. Pertemuan ini membahas bagaimana membuat dokumen rancangan TIK yang memenuhi seluruh stakeholder, termasuk pengguna, system engineer, dan network engineer.

Dokumen rancangan TIK

Dokumen rancangan TIK dimulai dengan dokumen kerja (working document). Setelah dokumen proses selesai, kini saatnya beralih ke dokumen rancangan infrastruktur TIK. Ini didasarkan pada analisa kesenjangan (gap analysis) proses antara dokumen as-is dan to-be yang telah dibahas sebelumnya. Dokumen rancangan TIK dimulai dengan dokumen kerja (working document). Working document adalah tool yang berguna bagi Analis Bisnis, Teknisi TIK, pengguna, Manajer, dan stakeholder lainnya untuk melihat fungsionalitas yang akan diimplementasi. Setelah dokumen kerja disepakati bersama, dokumen rancangan sesungguhnya dapat mulai diselesaikan.

Dokumentasi TIK mendukung dan menjelaskan model proses bisnis serta tepat untuk digunakan sebagai bahan diskusi dengan Teknisi TIK. Ini akan menghasilkan perbaikan terhadap infrastruktur sebelum mulai dibangun, dan juga saat implementasi sesungguhnya. Analis Bisnis tidak diharapkan untuk memiliki latar belakang teknis seperti seorang tetapi harus memiliki pemahaman terhadap teknologi dan fungsionalitas yang harus diimplementasi serta juga memiliki ketajaman bisnis yang diperlukan untuk memahami mengapa harus diimplementasi. Analis Bisnis harus memiliki skill gabungan teknis dan bisnis.

Diagram infrastruktur TIK

Dokumen kerja rancangan TIK: Untuk membuat rekomendasi infrastruktur TIK yang lengkap maka diperlukan hal2 berikut ini: Dokumen kerja rancangan TIK: Daftar fungsionalitas Diagram hirarki TIK (ICT hierarchy diagram) Estimasi bandwidth Dokumen rancangan TIK: Daftar dokumen Diagram konteks Diagram TIK individual untuk semua obyek yang ada Catatan diagram (diagram notes)

Pemodelan infrastruktur TIK

Langkah pertama dalam pemodelan infrastruktur adalah untuk membuat dokumen kerja yang mendeskripsikan fungsionalitas yang dimaksudkan untuk mendukung proses bisnis di dalam organisasi. Dokumen kerja perlu untuk dibuat untuk membantu Analis Bisnis dan Teknisi TIK membayangkan/memvisualkan apa yang perlu dilakukan untuk membuat infrastruktur TIK yang tepat.

Dokumen2 tersebut dibuat oleh Analis Bisnis, yang secara menyeluruh telah menganalisa organisasi menggunakan perangkat/tool yang dijelaskan pada pertemuan2 sebelumnya. Saat dokumen kerja (yang berisi daftar fungsionalitas, hirarki TIK, dan estimasi bandwidth) telah selesai dibuat, selanjutnya dokumen rancangan infrastruktur TIK yang sesungguhnya dapat kemudian dibuat.

Aliran dokumen terlihat pada diagram berikut, yang saling berkaitan di antara dokumen2 tersebut sebelum Analis Bisnis siap untuk membuat diagram TIK yang final. Seluruh dokumen kerja dan diagram TIK final secara bersama-sama akan membentuk kumpulan dokumen lengkap yang digunakan Teknisi TIK untuk membuat spesifikasi teknis yang diperlukan untuk menerapkan infrastruktur TIK. Analis Bisnis, Teknisi TIK, dan seluruh stakeholder lain perlu memastikan bahwa dokumen telah benar.

Komponen TIK Fungsionalitas perlu dibagi menjadi beberapa jenis komponen. Komponen2 tersebut dideskripsikan dari sudut pandang pengguna, dan breakdownnya memudahkan bagi stakeholder untuk memahami fungsionalitas yang diajukan. Pembagian komponen adalah sebagai berikut: Komponen software di seluruh perusahaan Komponen pengguna (user) Komponen layanan (service) Komponen jaringan (network)

Dokumen kerja Telah dijelaskan sebelumnya bahwa dokumen kerja terdiri dari: Daftar fungsionalitas, Diagram hirarki TIK, dan Estimasi bandwidth.

# daftar fungsionalitas (Functionality List) Langkah pertama dalam membuat diagram network tingkat tinggi adalah dengan membuat sebuah daftar fungsionalitas yang diperlukan untuk mendukung tujuan organisasi, termasuk rekomendasi dan tujuan perubahan proses. Daftar ini biasanya diperoleh dari hasil wawancara dengan pengguna dan Manajer serta juga menyertakan rekomendasi perubahan proses yang dibuat oleh Analis Bisnis.

Daftar fungsionalitas menjadi dasar untuk membuat seluruh dokumen rancangan. Daftar ini dapat dibagi menjadi beberapa komponen (komponen jaingan, layanan, pengguna, software perusahaan) yang digunakan dalam membangun infrastruktur TIK awal. Daftar ini harus mencerminkan kebutuhan bisnis organisasi, dengan pertimbangan bagaimana infrastruktur akan mempengaruhi posisi bersaing organisasi, serta menyertakan rekomendasi Analis Bisnis.

Format ini berguna dan harus menyertakan fungsionalitas TIK yang saat ini ada di dalam organisasi bersama dengan bagaimana infrastruktur TIK akan diubah atau diperbarui. Kolom berjudul ICT List akan dilengkapi dengan rekomendasi untuk mendukung fungsionalitas TIK yang sedang dipertimbangkan. Anggap saja tabel sebagai daftar catatan yang akan digunakan selama pembuatan dokumentasi jaringan tingkat tinggi. Catatan ini akan dikembangkan untuk menyertakan keseluruhan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mendukung rekomendasi Analisis Sistem Bisnis atau usaha untuk perubahan.

# diagram hirarki TIK (ICT Hierarchy Diagram) Saat mengimplementasi infrastruktur TIK perlu untuk menggambarkan jaringan sebagai sebuah hirarki. Untuk melakukannya maka Analis Bisnis dan Teknisi TIK harus mampu untuk menemukan tempat dimana tambahan hardware, software, atau komponen lain akan diperlukan. Hirarki TIK meperlihatkan inti dari jaringan, backbone (garis vertikal dalam rencana pengkabelan terstruktur), dan pengkabelan ke komputer desktop (garis horisontal dalam rencana pengkabelan terstruktur).

Diagram hirarki TIK: bentuknya terlihat mirip dengan bagan organisasi, namun berisi jalan kabel dan interkoneksi dan bukan susunan organisasi. terdiri dari 1 jenis simbol dan interkoneksinya. Simbol ini sederhana dan dimaksudkan untuk membuat diagram TIK pada level tinggi. Dapat membantu Analis dan Teknisi mengidentifikasi wilayah mana yang butuh bandwidth terbesar.

Berikut pedoman untuk diagram hirarki TIK: Seluruh TIK dan komponen yang berhubungan dengan jaringan harus ditunjukkan dalam diagram. Tidak harus terlalu detil namun harus memperlihatkan infrastruktur dalam 1 halaman saja sehingga terlihat dari tingkat tinggi. Harus ada judul, simbol, dan interkoneksi. Tanggal dan blok tandatangan diperlukan untuk multipel hirarki untuk mengurutkan, sehingga mudah diidentifikas yang terbaru. Hirarki yang disediakan oleh pihak eksternal harus menyertakan nama pihak eksternal dan detil kontaknya. Perbedaan kecepatan atau jenis interkoneksi yang digunakan harus dibedakan warnanya, ketebalan garis, atau labelnya..

# estimasi bandwidth (Bandwidth Estimates) Mengestimasi kebutuhan bandwidth mungkin menyusahkan bagi kebanyakan Analis Bisnis, namun harus dibiasakan karena tetap harus dilakukan untuk mengetahui ‘‘the need for speed.’’ Penting untuk mengetahui estimasi bandwidth karena beban biaya saja dapat mendorong penggunaan melebihi kapasitas dan menyebabkan menurunnya kinerja infrastruktur TIK.

Tujuan kinerja dari infrastruktur TIK harus dipertimbangkan saat mengestimasi bandwidth. Dengan mengasumsikan bahwa tujuan adalah untuk memaksimalkan pengalaman pelanggan, sebaiknya Analis berpusat pada sudut pandang pelanggan: berapa banyak bandwidth diperlukan untuk mendukung beban transaksi dan tetap memenuhi waktu respon yang dapat diterima.

Saat mengestimasi bandwidth, pertimbangkan biayanya Saat mengestimasi bandwidth, pertimbangkan biayanya. Beberapa cara untuk mengukur biaya: Biaya peluang pelanggan (customer opportunity cost). Waktu milik pelanggan adalah komoditas. Pelanggan mungkin menggunakan teknologi untuk menyelesaikan transaksi dan menghemat waktu. Bila teknologi tidak cukup cepat, pelanggan akan kurang menyukai dan menggunakannya, atau bahkan mereka meninggalkan transaksi dan pindah ke cara lain.

Biaya peluang karyawan (employee opportunity cost) Biaya peluang karyawan (employee opportunity cost). Semua bisnis hanya akan efektif bila karyawan juga efektif, dan TIK yang lambat dapat menyebabkan karyawan frustasi. Hal ini juga dapat menyebabkan karyawan lebih lama menyelesaikan tugas, sehingga tertunda atau terabaikan. Tugas yang tertunda atau diabaikan merupakan hilangnya biaya peluang karena lambatnya TIK. Hemat waktu dan biaya (time savings and cost savings). Sederhananya, waktu adalah uang. TIK yang lambat bisa berarti karyawan mengerjakan tugas yang berkaitan dengan jaringan dan internet dengan lebih lambat.

Terima Kasih