ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP)

REVIEW MINGGU LALU

Pemeliharaan Sistem Aksi korektif utk masalah yg ditemui Adaptif prosedur utk fitur atau kebutuhan baru yg ditambahkan Pemeliharaan perfektif sbg tanggapan atas upgrade software Pemeliharaan preventif utk urusan administrasi rutin

Pemeliharaan Sistem (con’t) Jenis Pemeliharaan Tugas Umum Keterangan Korektif Aplikasi tambahan Ada tambahan aplikasi dari vendor berupa obyek Troubleshooting Menyelesaiakan maslaah berdasarkan laporan user Adaptif Transfer Implementasi fitur baru Testing Pengujian setelah perubahan Modifikasi/peningkatan fitur Kostumisasi internal Penyesuaian antar muka Implementasi antar muka Perfektif Upgrade versi Penyesuaian, perencanaan, dan implementasi versi baru Preventif Administrasi Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log Monitor alur kerja Menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan

Penyebab gagalnya ERP - Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran - Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik - Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya - Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut: - Kurangnya komitmen top management - Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) - Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) - Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) - Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan - Kesalahan penghitungan waktu implementasi - Tidak cocoknya software dgn business process - Kurangnya training dan pembelajaran - Cacatnya project design & management - Kurangnya komunikasi - Saran penghematan yang menyesatkan

Kelebihan ERP Integrasi antara area fungsional yg berbeda utk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yg tepat. Rancangan perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yg kompleks

Kelebihan ERP (con’t) Pelacakan 3 cara yg bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan Akuntasi utk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Kelemahan ERP Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis utk menyesuaikan dengan standar industri yg telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit utk beradaptasi dgn alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

Kelemahan ERP (con’t) Sistem bisa terlalu kompleks jika dibandingkan dgn kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contoh: pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

Tips memilih ERP 1. Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. 2. Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

Tips memilih ERP (con’t) 3. Analisa Business Strategy - Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? - Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? - Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? - Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? - Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? - Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 4. Analisa People - Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP? - Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? - Bagaimana komitmen dari tim implementasi? - Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? - Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim? - Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Tips memilih ERP (con’t) 5. Analisa Infrastruktur - Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)? - Seberapa besar budget untuk infrastruktur? Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 6. Analisa Software - Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? - Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? - Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? - Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

Contoh software ERP SAP JDEdwards BAAN MFGPro Protean Compiere Adempiere

Contoh software ERP SAP (Systeme, Andwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung; System, Applications, Products in Data Processing). Merupakan perusahaan penyedia dan konsultan software yg didirikan di Jerman th. 1972 oleh 5 org bekas karyawan IBM. SAP tersedia dlm versi yg spesifik. 46 versi utk berbagai kondisi di berbagai negara, 25 versi utk industri tertentu. Terdiri dari sekitar 10.000 tabel yg digunakan utk mengendalikan proses yg berjalan dlm perusahaan.

Contoh software ERP JDEdwards Penyedia aplikasi yg memiliki 2 jenis produk utama yg disesuaikan dgn kebutuhan dan ruang lingkup perusahaan konsumennya. Setelah diakusisi oleh Oracle, produk ini memperkuat produk oracle di bidang ERP, yaitu JDEdwards EnterpriseOne dan JDEdwards World Dan saat ini aplikasi JDEdwards sudah digunakan oleh ribuan perusahaan, dgn berbagai ukuran dan tersebar di sekitar 100 negara