PENGELOLAAN PERSEDIAAN FARMASI

Pengelolaan Persediaan Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki Mengapa harus dikelola? Persediaan apotek investasi yang membutuhkan modal besar Mempengaruhi pelayanan pasien Mempunyai pengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek

Pengelolaan Persediaan Laba maksimal Persediaan minimal  pemesanan dalam jumlah kecil biaya pemesanan minimal  melakukan pesanan besar dan jarang Persediaan terlalu kecil risiko tidak bisa memenuhi permintaan kebutuhan pasien laba berkurang Persediaan terlalu besar meningkatkan dana investasi laba kecil  meningkatkan risiko kerusakan dan kadaluwarsa obat Meningkatkan biaya pengelolaan persediaan laba kecil

Alasan apotek perlu memiliki persediaan Untuk memenuhi permintaan pasien yang tidak selalu tetap Untuk mengatasi adanya lead time Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan dengan penyimpanan Untuk memanfaatkan adanya diskon dari PBF Untuk menghadapi kenaikan harga di masa mendatang

Permasalahan dasar dalam persediaan Seberapa banyak sediaan yang akan dipesan (volume decision) Kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, pada level stok berapa sediaan harus sudah dipesan kembali (timing decision) Bagaimana mengendalikan sistem persediaan (prosedur, rutinitas apa yang harus dikerjakan untuk memantaunya)

Pengendalian persediaan Berapa banyak suatu item obat akan dipesan pada satu kali pemesanan kepada PBF Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut Mana dari item obat-obatan yang memerlukan dilakukan pengawasan secara lebih ketat

Tujuan pengendalian persediaan Melindungi dari kerugian Membuat sistem pengadaan/manufaktur Meminimalkan waktu tunggu Meningkatkan efisiensi transportasi Mengantisipasi fluktuasi

Biaya yang ditimbulkan pada persediaan Biaya penyimpanan (Holding Cost/Carrying Cost) Biaya fasilitas penyimpanan; Biaya modal; Biaya risiko kerusakan atau kecurian; Biaya keusangan; Biaya asuransi; Biaya pajak; Biaya pengelolaan/administrasi penyimpanan Biaya pemesanan (Order Cost) Biaya telepon; Biaya pemeriksaan penerimaan; biaya pengiriman ke gudang Biaya kehabisan/kekurangan bahan (Shortage Cost) Kehilangan penjual; kehilangan langganan; adanya biaya karena pemesanan khusus; biaya administrasi

A. PERENCANAAN Dalam membuat perencanaan sediaan farmasi perlu diperhatikan: pola penyakit, kemampuan masyarakat, budaya masyarakat Metode perencanaan obat: Metode konsumsi, didasarkan pada data riil penggunaan obat periode sebelumnya Metode morbiditas, didasarkan pada jumlah episode tiap pola penyakit dan kebutuhan obat yang mudah diperkirakan perlu data epidemiologi, sulit dilakukan di apotek

Pengendalian persediaan metode konsumsi Metode Pareto atau ABC Metode VEN Metode EOQ Metode JIT

Metode Pareto atau ABC Analisis ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan relatif tinggi atau mahal Berguna dalam pengelolaan obatmenentukan frekuensi pemesanan dan prioritas pemesanan berdasar harga obat dapat diterapkan jika ada data yg benar dari penggunaan obat pada periode sebelumnya dan terdapat keajegan permintaan dan pengeluaran obat oleh apotek Metode ini membagi item obat berdasarkan persen penggunaan dana dg jumlah item obat yg tersedia: kelompok A, B dan C Pengendalian terhadap 20% item obat, mampu mengendalikan 75% nilai pemakaian Golongan A jika obat masuk dalam 75% tertinggi dari nilai pemakaian

Metode Pareto atau ABC Perbandingan jumlah item obat vs nilai pemakaian dalam metode Pareto Kelompok Jumlah Item Jumlah nilai pemakaian A 20 75 B 30 C 40 5

Metode Pareto atau ABC Kelompok A: kelompok obat yang paling banyak jumlah penjualannya (fast moving) atau dapat berupa obat mahal Maka perlu mencari penurunan harga yang besar, penyimpanan harus diperhatikan, kontrol ketat oleh staf, order besar harus dicatat ketat Kelompok B: penjualannya agak lambat, harganya cukup murah Pengendalian dengan kartu stok Kelompok C: obat slow moving atau dapat berupa obat paling murah Tidak perlu dimonitor ketat

Cara melakukan analisis ABC Buat daftar semua obat yang ada beserta harga satuannya Masukkan jumlah kebutuhan atau penjualannya dalam periode tertentu, misal 1 tahun Kalikan antara harga dan jumlah kebutuhan sehingga didapat nilai pemakaian Hitung presentase nilai pemakaian dari masing-masing item obat terhadap nilai pemakaian semua obat, didapat persentase nilai pemakaian Urutkan obat berdasarkan persentase nilai pemakaiannya, obat dengan nilai pemakaian tertinggi ada di urutan paling atas dst Hitung persentase kumulatif nilai pemakaian dari masing-masing item obat Tentukan klasifikasinya A, B atau C

Metode VEN Dikelompokkan berdasarkan derajat kepentingan obat: vital (V), Esensial (E) atau non esensial (N) V: obat yang harus ada E: obat yang penting diadakan N: golongan yang kurang penting Agak sulit diterapkan di apotek

Metode EOQ Menerapkan jumlah order dengan mempertimbangkan biaya order dan biaya penyimpanan shg dapat menentukan kuantitas order agar biaya minimum Metode ini mempertimbangkan 2 macam biaya Biaya penyimpanan Biaya pemesanan

Metode JIT/Just In Time Perwujudan kemitraan usaha antara perusahaan dengan para pemasok Order dilakukan apabila persediaan hampiratau sudah habis Syarat JIT Pengurangan lead time Penurunan persediaan ke tingkat minimum Keandalan equipment Arus produksi berimbang Kinerja keseluruhan sistem terprediksi

B. PEMBELIAN Kriteria yang menjadi pertimbangan apotek atas barang yang akan dipesan Jenis dan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi keuangan dan kategori arus barang Mencari sumber resmi dan kondisi yang paling menguntungkan Pemilihan PBF

Kriteria PBF yang baik Legal Menyediakan obat dg kualitas baik, dalam jumlah sesuai yang dipesan, memiliki ED panjang Pelayanan memuaskan: frekuensi kunjungan tinggi, lead time singkat, mudah retur, ada insentif khusus Harga bersaing, ada diskon dan bonus Jangka waktu pembayaran longgar, baik pembayaran cash maupun kredit

Cara pembayaran Cash keras/tunai/Cash On Delivery(COD), yaitu pembayaran yang dilakukan secara langsung pada saat barang datang, misalnya saat pembelian narkotika Cash lunak yaitu pembayaran dilakukan dalam jangka waktu 1 hari sampai 2 minggu sesudah barang datang Kredit, jangka waktu pembayaran bervariasi tergantung pada perjanjian, biasanya diatas 2 minggu Untuk apotek baru, pembayaran dilakukan secara tunai. Setelah dilakukan pembelian 2 atau 3 kali, selanjutnya dapat secara kredit

Tahap pengadaan Persiapan Pemesanan Selama pelayanan dapat diketahui barang yang habis. Diambilkan di gudang jika masih ada. Bila barang di gudang habis, barang dicatat di buku defecta Pemesanan Dilakukan berdasarkan kebutuhan apotek dar buku defecta ( Buku yang memuat daftar obat yg sudah habis dan menipis, berisi nama barang dan jumlah persediaan yang ada shg keluar-masuknya barang dapat dikendalikan dengan baik)

PEMESANAN Dilakukan menggunakan surat pesanan (SP) yang ditandatangani apoteker melalui PBF Pada hari yang disepakati, salesman datang dengan membawa barang pesanan dan faktur rangkap 3 (1 lembar untuk PBF, 1 lembar untuk penagihan, 1 lembar untuk apotek) Apotek mendapat faktur tembusan, faktur asli diserahkan saat pelunasan Faktur berisi: jumlah barang/obat, bonus/potongan harga, waktu ED dan tanggal jatuh tempo Setelah dicocokkan, apoteker/TTK menandatangani faktur dan memberi cap apotek sbg bukti penerimaan barang Jika tidak cocok, barang dikembalikan

SP pembelian obat SP narkotika SP psikotropika Format oleh PT Kimia Farma sbg distributor tunggal. SP 5 rangkap. 1 lembar untuk apotek, 4 lembar untuk PBF KF. SP asli arsip KF. Lembar merah untuk Dinkes, lembar kuning untuk Dinkes Provinsi, Biru utk BPOM Narkotika dengan kekuatan sediaan/bentuk sediaan berbeda harus dipesan dengan SP narkotika berbeda SP psikotropika Format ditetapkan Dinkes. SP rangkap 3 (1 lembar asli untuk PBF, 2 lembar untuk arsip apotek serta pengecekan barang datang) Dalam 1 SP dapat memuat lebih dari 1 item obat, bisa dilakukan diluar PBF KF SP obat keras, obat bebas dan persediaan lain Format SP bebas, tiap SP memuat beberapa item obat. Dibuat nomor Umumnya rangkap3 SP prekursor

C. PENYIMPANAN Obat harus disimpan dalam wadah asli pabrik Jika dipindahkan ke wadah lain, harus dicegah kontaminasi dan ditulis informasi yang jelas Wadah harus memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa

Penyimpanan harus memperhatikan Bahan yg mudah terbakar disimpan terpisah dari bahan lain Sediaan suppositoria, injeksi insulin, vaksin atau serum disimpan di lemari pendingin Narkotika disimpan dalam lemari khusus dr bahan yg kuat (40x80x100)cm. jika kurang dar ukuran tsb, harus ditempel dinding atau alas ditanam lantai. Lemari punya 2 ruangan dengan masing mempunyai kunci sendiri. Bagian pertama menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika, bagian yang lain untuk penyimpanan narkotika sehari-hari (Permenkes no 28 th 1978 tentang Penyimpanan Narkotika)

D. PENGELOLAAN NARKOTIKA Peraturan tentang narkotika: UU no 35 tahun 2009 tentang narkotika Berdasarkan penggunaan dan sifat ketergantungannya dibedakan menjadi 3: Golongan 1: Narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan. Cth: opium mentah, kokain, heroin Golongan 2: Narkotika berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan. Cth: methadon, morfin Golongan 3: Narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan. Cth: kodein, etilmorfin

Pelayanan Resep Narkotika Resep tidak boleh di iter. Salinan dengan tulisan iter tidak boleh dilayani Pasien dapat meminta kopi resep tapi kopi resep tidak bisa dilayani

Pelaporan narkotika Pemasukan dan pengeluaran narkotika dicatat di buku register narkotika Pelaporan dilakukan setiap bulan sebelum tanggal 10 dan dilaporkan ke dinkes Kabupaten/Kota. Pelaporan melalui SIPNAP (Sistem Informasi Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) Obat narkotika yang rusak atau ED harus dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Dilaporkan ke Dinkes Kabupaten/kota

E. PENGELOLAAN PSIKOTROPIKA Peraturan psikotropika: UU No 5 th 1997 ttg Psikotropika Golongan 1: psikotropika yg hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak dapat digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Cth: DMA, MDMA Golongan 2: psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau tujuan ilmu pengetahuan, serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindrom ketergantungan. Cth: amfetamin, metakualon Golongan 3: psikotropika yang berkhasiat pengobatandan banyak digunakan dalam terapi dan/atau tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan. Cth: pentobarbital, siklobarbital Golongan 4: psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindrom ketergantungan. Cth: alprazolam, diazepam

Pelayanan obat psikotropika Penyerahan obat psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, RS, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan kepada pasien Penyerahan obat psikotropika kepada pasien hanya dapat menggunakan resep dokter Resep obat psikotropika boleh diiter Pemasukan dan pengeluaran pbat psikotropika harus dicatat di buku register psikotropika Salinan resep psikotropika yang baru dilayani sebagian dapat dilayani di apotek mana saja

F. Pengelolaan prekursor dan obat yang sering disalahgunakan Prekursor: zat/bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku/penolong untuk keperluan proses produksi narkotika atau Produk antara, produk rumahan dan produk jadi yang mengandung efedrin, pseudoefedrin, norefedrin/fenilpropanolamin, ergotamin, ergometrin atau potassium permanganat SP prekursor harus dibuat terpisah ditandatangani apoteker Obat mengandung prekursor harus disimpan di tempat aman

Pengelolaan obat yang sering disalahgunakan diatur dalam PerKa BPOM no 7 tahun 2016 Meliputi tramadol, triheksifenidil, klorpromazin, amitriptilin dan haloperidol Secara prinsip: pengadaan, penyimpanan, penyerahan dan pemusnahan obat yang sering disalahgunakan sama dengan pengelolaan prekursor Tidak ada SP khusus, hanya jika apotek nempil ke apotek lain harus disertai dg fotokopi resep obat yang akan dilayani Verifikasi: keabsahan resep, kewajaran jumlah, frekuensi resep untuk pasien yang sama

G. Pengelolaan dan Pemusnahan Obat-obat rusak dan Kadaluarsa Pencatatan Dilakukan tiap proses pengelolaan sediaan farmasi meliputi proses pengadaan (DP, faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota/struk penjualan) dan pencatatan lain Penting untuk dokumentasi Pelaporan Pelaporan internal: keperluan manajemen apotek yaitu laporan keuangan, jumlah sediaan/stock opname Pelaporan eksternal: pelaporan narkotikadan psikotropika lewat online SIPNAP, prekursor, statistika resep, penggunaan obat generik, pajak, laporan nakes

Pengelolaan untuk menghindari obat rusak atau ED Setiap penerimaan obat dari PBF harus dilakukan pengecekan: obat atu ED ny Obat dg ED pendek dibuat daftar agar mudah dimonitor Obat disimpan dengan tepat Obat mendekati ED segera ditukar ke PBF Penerapan sistem FEFO Manajemen apotek harus selalu ingat, obat rusak dan kadaluarsa merugikan apotek

Pemusnahan Obat Harus ada saksi, pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika, saksi cukup dari apotek Untuk pemusnahan psikotropika-narkotika, harus ada APA, petugas apotek, dan wakil dari Dinkes Kabupaten/Kota Berita acara pemusnahan narkotika memuat nama(jenis, sifat dan jumlah), keterangan(tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan) serta cara pemusnahan Dibuat rangkap 3 dan harus dikirim kepada Balai BPOM dan Dinkes Provinsi

H. Pengelolaan Resep Resep yang dilayani oleh apotek harus disimpan Resep yang baru dilayani sebagian harus dibuatkan salinan resep Resep untuk narkotika-psikotropika harus dipisah Resep biasanya dibendel setiap bulan, diurutkan Resep memuat informasi rahasia mengenai kesehatan pasien. Maka harus dirahasiakan dan hanya diperbolehkan dilihat orang-orang teretntu Resep yang telah disimpan 5 tahun dapat dimusnahkan. Dilakukan oleh apoteker disaksikan petugas lain dengan cara dibakar atau yang lain yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan Resep (dari tanggal berapa sampai berapa), berita acara rangkap 4