ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI By Meylia Elizabeth Ranu

Bidang lingkup dan suatu penelitian system yang lengkap meliputi: Menganalisis alokasi dan pelimpahan fungsi-fungsi perusahaan kepada berbagai unit organisasi; Menganalisa tata ruang guna memastikan penyusunan fisik dan penempatan unit-unit perusahaan dengan sebaik-baiknya; Menganalisa nilai ekonomi metode kerja secara terperinci. Apakah pola gerakan para pegawai telah seekonomis mungkin? Apakah ada gerakan-gerakan/pengerjaan yang tidak perlu dilakukan?

4. Menganalisa formulir-formulir perusahaan; 5. Mengurangi kerja tangan (manual) dalam proses pengerjaan dengan menggunakan mesin.

Maksud dari usaha penelitian terhadap system Memastikan mengapa suatu fungsi tertentu atau sekelompok fungsi-fungsi tidak dapat dilaksanakan secara sempurna dan bagaimana pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dapat diperbaiki; Memastikan keseluruhan struktur organisasi yang baik; Memastikan perencanaan dan pembagian formulir sebaik-baiknya;

Memastikan bagaimana pekerjaan suatu atau beberapa bagian dari perusahaan dapat diperbaiki; Memastikan tata ruang yang baik bagi unit-unit yang ada; Memastikan mengapa pekerjaan seseorang atau beberapa orang tidak sesuai denga harapan-harapan dan langkah-langkah apa yang harusdiambil untuk memperbaiki keadaan tersebut;

Memastikan apakah dapat disarankan untuk menerima usul-usul tentang pemakaian alat-alat perlengkapan; Memastikan letak fisik dan organisatoris yang paling baik bagi fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan; Memastikan cara yang terbaik untuk melakukan pekerjaan tata usaha.

MENGAPA DIPERLUKAN ANALISIS SISTEM? Mencoba mendorong orang-orang (para pegawai) untuk bekerja lebih giat dan lebih cepat; Menyederhanakan (menyempurnakan) prosedur-prosedur pelaksanaan kerja sedemikian rupa, sehingga dengan usaha yang sama dapat diselesaikan pekerjaan yang lebih banyak.

Manfaat Analisa Sistem dan Prosedur Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan; menekan pemakaian barang-barang inventaris; mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya dan saat penyerahan;

4. Mempercepat perputaran modal kerja & mengurangi kebutuhan akan modal kerja; Memperbesar keluwesan kerja, mempercepat pelaksanaan keputusan-keputusan pucuk pimpinan (top management);

Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang mempunyai maksud bersilangan; Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan, menyelesaikan keluhan-keluhan dan mengambil tindakan-tidakan disiplin;

memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menghilangkan praktik-praktik yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat;

10. Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi & fungsi2 pelayanan yg diperlukan dlm perusahaan dgn: menyusun pola2 gerakan yg baik; tata ruang & alat2 perlengkapan yg tepat; men-standarisasikan & mengawasi perencanaan formulir2 yg efisien dgn menghilangkan praktik2 laporan & catatan2 yg tdk perlu; menyederhanakan & mengkombinasikan hal-hal lain yang dianggap perlu.

Langkah-langkah dalam penelitian system Merencanakan dan menjadwal penelitian; Memperoleh keterangan-keterangan mengenai system, diperiksa dengan hati-hati guna menjamin ketepatannya;

3. melakukan satu atau beberapa macam analisa yang diperlukan sebagai berikut: tugas-tugas fungsional; rangkaian system; tata ruang; penghematan gerak; rancangan-rancangan formulir; penelahaan mesin-mesin.

Mempergunakan analisa ini untuk menentukan pemecahan yang terbaik bagi problem-problem dalam system; Menyiapkan laporan tertulis mengenai system yang memuat garis-garis besar tentang penelitian dan usul-usul pemecahan yang terbaik; mengajukan usul-usul kepada pucuk pimpinan dan pengawas yang memuat saran-saran;

menyiapkan prosedur-prosedur tertulis, bagan-bagan, dan bahan-bahan untuk memberikan perintah-perintah dalam rangka menjelasakan cara-cara kerja baru bagi karyawan/pegawai; Mengetrapkan system dengan jalan memberikan latihan-latihan secukupnya kepada para karyawan/pegawai; Meneliti lebih lanjut pada waktu-waktu tertentu guna memperoleh kepastian bahwa system yang baru itu dapat berjalan secara memuaskan sebagaimana telah direncanakan.

Perencanaan; Pengumpulan Fakta; Analisa: tugas-tugas fungsional; Penelitian system untuk: merencanakan kebijakan; menetapkan dan memecahkan problem-problem Perencanaan; Pengumpulan Fakta; Analisa: tugas-tugas fungsional; rangkaian system; tata ruang; penghematan gerak; rancangan-rancangan formulir; pemakaian mesin-mesin Evaluasi; Pengetrapan Follow up Organisasi; Prosedur-prosedur; Formulir-formulir; Alat perlengkapan; Tata ruang Kontrol atas system, untuk: Memudahkan dan mengontrol pelaksanaan kerja, menjamin kesesuaian

PRINSIP-PRINSIP SISTEM YANG BAIK Prinsip no. 1 Menyajikan jasa yang diperlukan tepat pada waktunya dengan biaya yang serendah mungkin. Prinsip no. 2 Mengurangi koordinasi yang tidak diperlukan, komunikasi, dan pekerjaan tulis-menulis. Prinsip no. 3 Pertanggungjawaban masing-masing unit organisasi dikelompokkan secara logis dan harmonis untuk memenuhi tujuan-tujuan perusahaan;

Prinsip no. 4 Fungsi-fungsi dan kegiatan yang sejenis, dihimpun menjadi satu manakala pertimbangan-pertimbangan lain memungkinkan. Prinsip no. 5 Kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berurutan harus wajib diletakkan sedekat mungkin, baik secara fisik maupun organisatoris. Prinsip no. 6 Semua fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan-tujuan perusahaan harus dilimpahkan kepada beberapa kelompok organisasi.

Prinsip no. 7 Fungsi-fungsi yang tidak perlu harus disingkirkan. Prinsip no. 8 Fungsi control harus dapat mencegah pemborosan/kehilangan yang jumlahnya paling tidak sama dengan uang yang dikeluarkan untuk membiayai fungsi tersebut. Prinsip no. 9 Fungsi-fungsi dalam organisasi yang berhubungan dan saling melayani harus diletakkan sedekat mungkin sau dengan yang lain.

Prinsip no. 10 Kewenangan dan pertanggungjawaban masing-masing unit harus diletakkan sedekat mungkin dengan pusat gerakan-gerakan/kegiatan. Prinsip no. 11 Kewenangan-kewenangan tidak seharusnya diberikan manakala tidak benar-benar diperlukan bagi pelaksanaan kewajiban-kewajiban (tanggubg jawab) Prinsip no. 12 Pembagian tanggung jawab antara unit-unit organisasi tidak tumpang tindih (overlap).

Prinsip no. 13 Fungsi control harus dibebankan kepada unit-unit organisasi yang terlepas dari fungsi-fungsi yang harus diawasi. Prinsip no. 14 Tiap-tiap kelompok organisasi harus bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan masing-masing kepada satu unit atasan. Prinsip no. 15 Dalam memutuskan sentralisasi atau desentralisasi, harus memperhatikan kehematan dari kegiatan masal.

Prinsip no. 16 Mempertimbangkan kekurangan/kebaikan dengan sungguh-sungguh bentuk organisasi yang diinginkan (lini, staff, dan komite) Prinsip no. 17 Suatu system harus luwes (flexible). Prinsip no. 18 Pelimpahan tanggung jawab dan penyusunan prosedur harus tidak terpengaruh oleh kebribadian, atau keistimewaan dari individu organisasi.

Prinsip no. 19 Panjang dan lebar struktur organisasi harus dibuat seminim mungkin. Prinsip no. 20 Suatu system harus dibuat seotomatis mungkin. Prinsip no. 21 Pelimpahan fungsi-fungsi dan pertanggungan jawab ke bebagai unit organisasi dapat dilaksanakan secara tertulis serta membagi-bagikan bahan tertulis tersebut kepada orang-orang yang berkepentingan.

Prinsip no. 22 Mempunyai kesatuan maksud yang akan dicapai dengan cara-cara yang jelas, mudah dimengerti, dan sederhana. Prinsip no. 23 System harus berdasarkan fakta yang telah diteliti bukan berdasarkan pendapat-pendapat, perkiraan, atau keterangan palsu.

Prinsip no. 24 Dalam merancang suatu system harus mempertimbangkan ketidaksempurnaan pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan rutin, serta ketidaksempurnaan setiap mesin yang akan digunakan oleh pegawai.

Petunjuk dalam Perencanaan suatu Prosedur/ Sistem Identifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan Tetapkan urutan yang terbaik mengenai tindakan-tindakan yang perlu dilakukan Usahakan pekerjaan tulis-menulis seminimal mungkin Cantumkan sumber data untuk dipergunakan lagi dalam kegiatan selanjutnya

Gunakan sebuah prosedur yang sesuai dengan kebutuhan individu Gunakan mesin-mesin untuk kegiatan yang dilaksanakan berulang-ulang Perhatikan preferensi pribadi para pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut Laksanakan satu jenis pekerjaan kantor dengan sebuah prosedur

Mengimplementasikan sistem dan prosedur Memperbaiki sistem dan prosedur Prinsip penyederhanaan pekerjaan kantor Perencanaan untuk memperbaiki prosedur Pilihlah prosedur kantor yang akan diperbaiki

Susunlah perbaikan-perbaikan Peta proses Diagram gerakan Peta flow chart

POST TEST Kapan sistem perlu dirancang untuk sebuah organisasi/perusahaan? Keuntungan-keuntungan dari buku pedoman organisasi&pedoman prosedural Merancang sistem harus mempertimbangkan kelemahan&keunggulan dari sdm&mesin.jelaskan!