Tahap Frame The Process

Apa Sebenarnya Proses (masalah dalam mendefinisikan proses) Pendefinisian proses bisnis harus tepat: not too small (by a task), not too big (an area), not by specialty (a function), and not by organizational structure (such as a divion or department). Karena terdapat sejumlah istilah yang dikenal dalam proses bisnis(proses, fungsi, aktifitas, tugas/task), maka jangan sampai penggunaan istilah-istilah tersebut menjadi tumpang tindih. Sebuah proses merupakan sekumpulan tugas atau aksi yang dimaksudkan untuk mencapai suatu hasil tertentu; dapat pula diartikan sebagai serangkaian aksi atau operasi yang menuju suatu akhir; atau juga suatu operasi berkelanjutan khususnya dalam manufaktur/pabrik. Sebuah fungsi merupakan suatu posisi jabatan tertentu atau suatu pekerjaan tertentu. Sebuah aktifitas adalah sebuah fungsi mendasar(bisa dianggap sebagai proses yang dilaksanakan oleh organisasi dalam rangka mempertahankan keberlangsungan hidup organisasinya). Tugas merupakan bagian dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu.

Jadi Proses Adalah…. Sebuah proses adalah berbagai macam bentuk aktifitas yang menerima input, memberikan nilai tambah pada input tersebut, dan mengeluarkannya sebagai output untuk internal dan eksternal customer. Proses menggunakan seluruh sumberdaya organisasi untuk menghasilkan output yang dmaksud. sebuah proses adalah sebuah cara bagi organisasi untuk mengorganisasikan pekerjaan dan sumber dayanya (orang, peralatan, informasi, dsb) untuk menyelesaikan maksudnya. Bila dilihat perjalanan sejarah, dulunya suatu perusahaan mengorganisasikan pekerjaan dan sumberdaya sesuai dengan fungsi-fungsi atau spesialisasi tertentu. Saat ini organisasi mulai mencoba mengorganisasikan pekerjaan dan sumberdaya untuk mencapai suatu output/hasil tertentu untuk customer tertentu. Proses bisnis terdiri dari sekumpulan tugas yang saling berhubungan, yang merupakan respon terhadap suatu kejadian tertentu, yang menggunakan sumberdaya organisasi untuk menyediakan hasil/result yang dimaksud dalam rangka mendukung tercapainya target organisasi. Hasilnya nanti akan diterima baik oleh internal maupun eksternal customer.

Hasil Proses Alasan dari adanya suatu proses bisnis adalah untuk mendapatkan hasil tertentu dari proses tersebut. Hasil dari proses dapat berbentuk barang ataupun layanan. Yang paling penting harus diingat adalah bahwa hasilnya harus dapat diidentifikasi dan terukur. Contohnya: proses pengembangan produk baru, proses penyelesaian masalah layanan, dan proses pemenuhan pesanan. Produk baru yang dikembangkan dapat diidentifikasi dengan jelas dan dapat dihitung. Dengan kata lain sangat dimungkinkan untuk menghitung berapa kali proses pengembangan produk baru terselesaikan. Begitupun untuk proses penyelesaian masalah layanan, dan proses pemenuhan pesanan, yang juga dapat dihitung berapa kali prosesnya terjadi dan diidentifikasi hasilnya. Tapi kita tidak dapat menghitung berapa banyak riset dan penelitian, front desk, sumberdaya manusia terlaksana, karena semuanya adalah suatu bentuk fungsi atau departemen, dan bukan proses. Proses dengan penamaan yang baik harus dapat menunjukkan dengan jelas hasil prosesnya dan kondisi akhir dari prosesnya.

Customer Customer adalah penerima hasil dan yang mendapatkan manfaat dari hasil proses bisnis. Customer dapat berupa seseorang, sebuah organisasi, atau bahkan sebuah pasar. Customer dapat diidentifikasikan dan dapat memberikan penilaian terhadap baik tidaknya suatu proses dan hasilnya. Customer bisa berasal dari internal organisasi, misalnya pegawai yang mendapatkan penyelesaian masalah dari proses penyelesaian masalah layanan, ataupun berasal dari eksternal organisasi, misalnya orang yang membeli produk yang dijual perusahaan tersebut. Hasil dari proses tidak hanya dinikmati oleh internal customer, tapi juga oleh eksternal customer. Contoh klasiknya adalah, kebanyakan customer pasti akan senang bila perusahaan tidak meminta bayaran atas hasil proses (berupa produk) yang diterima customer. Tapi tentunya jika perusahaan melakukan hal tersebut maka mereka akan mengalami kebangkrutan.

Proses Merupakan Respon Terhadap Suatu Event(kejadian) Sebuah proses harus dapat dilacak sampai kepada akar kejadian yang memicu munculnya proses tersebut. Bayangkan proses sebagai sebuah mesin yang tidak akan bekerja sampai tombol “nyala” dihidupkan. Dengan kata lain kejadian pemicu ini yang menyebabkan muncul dan berjalannya proses tersebut. Kejadian pemicu ini meminta suatu hasil tertentu yang dihasilkan oleh proses. Sebagai contoh, adanya proses penyelesaian masalah layanan muncul disebabkan kejadian adanya keluhan customer terhadap layanan yang diberikan.

Tugas dari Pekerjaan Proses bisnis merupakan kumpulan dari tugas, langkah-langkah pekerjaan, atau aktifitas. Dalam hal ini kita akan gunakan istilah langkah-langkah pekerjaan, dimana setiap langkah akan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu, oleh satu pelaku atau beberapa orang pelaku yang saling berkolerasi. Pelaku bisa berupa seseorang dengan tugas khusus, dengan fungsi tugas tertentu, atau bisa juga berupa sebuah departemen, atau bahkan sebuah sistem terotomatisasi. Setiap langkah yang akan digambarkan dalam pemodelan aliran kerja(workflow) akan memperlihatkan secara jelas setiap pelaku dan apa yang harus mereka kerjakan dalam rangka menyelesaikan pelaksanaan suatu proses. Setiap langkah dalam suatu proses harus saling berhubungan dan memperlihatkan adanya aliran keterurutan, biasanya output suatu langkah akan menjadi input bagi langkah selanjutnya.

Proses Bisnis versus Fungsi Kesalahan umum yang biasa terjadi dalam mendefinisikan proses bisnis adalah salah mengartikan sebuah fungsi sebagai sebuah proses bisnis. Sebuah fungsi merupakan suatu jenis pekerjaan, atau suatu area kerja yang biasanya didalamnya berkumpul para pekerja dengan keahlian yang sama. Contohnya customer service, riset dan pengembangan, logistik, pemasaran, sumberdaya manusia, semuanya adalah bentuk fungsi. Dalam pelaksanaan suatu proses bisnis biasanya akan melibatkan sejumlah fungsi. Fungsi biasanya digambarkan secara vertikal, sedangkan proses bisnis digambarkan secara horisontal dengan melintasi sejumlah fungsi.

Karakteristik Proses Bisnis Lainnya Terukur  proses bisnis harus dapat diukur, sesuai dengan kepentngan atau kebutuhan dari setiap stakeholder. Otomatis  sebuah langkah pekerjaan dalam proses bisnis bisa dilakukan secara sama sekali manual, manual dengan tunjangan otomatisasi, ataupun sama sekali otomatis. Level  proses dapat dideskripsikan dalam beberapa level. Bisa dimulai dari nama proses sendiri pada level pertamanya. Level selanjutnya dilanjutkan dengan mengidentifikasi apa saja yang dikerjakan dalam proses tersebut. Kemudian level selanjutnya diturunkan kedalam bentuk gambar aliran kerja (workflow) dari proses. Jumlah level tergantung kebutuhan. Customer (internal dan eksternal)  setiap proses mempunyai customer, yaitu setiap orang yang mengharapkan hasil yang diberikan proses. Customer harus didefinisikan dengan jelas agar dapat diketahui apakah proses yang berjalan sudah dapat memenuhi kebutuhan mereka atau belum. Proses yang melayani eksternal customer biasa disebut sebagai proses inti, yang menjadi alasan kenapa bisnis tersebut ada. Sedangkan proses yang melayani internal customer biasanya disebut proses pendukung, yang fungsinya adalah untuk mendukung agar proses inti dapat terlaksana dengan baik.