Management (knowedge area #2) pertemuan 2: Project Scope Management (knowedge area #2)

Pentingnya Project Scope Management yang Baik 1995 CHAOS study mengemukakan keterlibatan pengguna, misi proyek yang jelas, statement kebutuhan yang pasti, dan perencanaan yang baik menjadi penting untuk suksesnya proyek Manajer program dari Keller Graduate School of Management mengemukakan bahwa sebenarnya pendefinisian lingkup proyek sebagai alasan utama proyek gagal

Apa itu Project Scope Management? Scope banyak dijumpai pada Scope produk; feature dan fungsi yang mengkarakteristikkan produk, servis atau hasil akhir Scope proyek; pekerjaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan sampai berhasil memberikan produk, servis atau hasil akhir yang sesuai dengan feature dan fungsi yang telah ditentukan Project scope management mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang dibutuhkan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil Terutama berhubungan dengan penentuan dan pengendalian apa yang dan yang bukan termasuk dalam proyek

Apa itu Project Scope Management? Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama tentang produk apa yang akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa yang akan digunakan dalam membuatnya Proses-proses project scope management meliputi Merencanakan scope (Scope planning) Menentukan scope (Scope definition) Membuat Work Breakdown Structure (Create WBS) Memverifikasi scope (Scope verification) Mengendalikan scope (Scope Control)

Merencanakan Scope Tim project management mencatat keputusan-keputusan manajemen tentang lingkup yang ada di project scope management plan Project scope management plan sebagai sarana untuk menjelaskan rencana bagaimana tim akan mendifinisikan lingkup proyek, mengembangkan secara detail statement lingkup proyek, menentukan work breakdown structure (WBS), verifikasi lingkup proyek dan mengendalikannya.

Menentukan Scope Mempersiapkan pernyataan scope proyek yang detail merupakan hal yang kritikal bagi suksesnya proyek dan mendasarkan atas hasil utama yang diberikan, asumsi dan batasan yang dicatat selama inisialisasi proyek dalam pernyataan awal scope proyek Pernyataan scope proyek menggambarkan detail dari perolehan yang dihasilkan proyek dan kebutuhan kerja untuk menghasilkannya. Juga memberikan pemahaman yang bertalian dengan lingkup (scope) proyek dan menggambarkan tujuan utama proyek kepada semua stakeholder proyek

Metode Menemukan Kebutuhan Menemukan kebutuhan – proses-proses yang digunakan tim proyek (system analists) untuk mengidentifikasi atau menguraikan permasalahan-permasalahan sistem beserta solusi yang dibutuhkan oleh komunitas pengguna. Pendekatannya seperti: Fact-Finding – proses pengumpulan informasi tentang pemasalahan, kesempatan, solusi yang dibutuhkan dan prioritas sistem. Sampling dokumentasi, laporan, form, database dll yang ada Riset dari literatur yang relevan Observasi terhadap sistem yang ada Survey dan daftar pertanyaan Interview Joint Requirement Planning (JRP) – digunakan sebagai workshop yang memudahkan kerjasama antara pemilik, pengguna dan analis sistem serta beberapa desainer dan pembuat sistem dalam melakukan analisis sistem. Biasanya JRP menjadi bagian dari metode Joint Applicationt Development (JAD), yaitu aplikasi yang lebih komperhensif dari JRP pada proses pengembangan sistem

Sistem Penjualan Toko ABC Context Diagram Hight level DFD, memperlihatkan sistem yang diusulkan sebagai kotak proses tunggal Memberikan gambaran batasan/ruang lingkup dari sistem yang diusulkan Pelanggan Suplier Permintaan barang Sistem Penjualan Toko ABC PO Stroke DO Pembatalan Barang Laporan Pemilik

Technical Environment Model Location User Type Equipment Type Field Office Order clerk x 100 3270 screen Leased lines Front End Token ring Link Type Head Office Division Mgr x 6 Personal Computer Channel Attached VTAM CICS TP Monitor Help & Logging (HELLO) Pricing System Order Processing System DB2 MVS Meresenpretasikan ketrampilan, metode, lokasi fisik, dan tugas yang diperkirakan Ethernet Base 10 Ethernet LAN Ethernet Produk Orders pelanggan Head Office Marketing x 2 Personal Computer

Membuat Work Breakdown Structure WBS adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada perolehan hasil pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek yang lebih detail

Membuat Work Breakdown Structure (cont) Menciptakan WBS yang baik Membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumberdaya Mendifinisikan baseline (acuan) untuk ukuran kinerja dan control proyek Membantu kelancaran komunikasi

Contoh WBS

WBS Organized by Phase

WBS Organized by Product Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Memverifikasi Scope Mencakup proses untuk mendapatkan formal acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan perolehannya. Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan kualitas -- Quality Control (QC). Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang dihasilkan. Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara lengkap untuk mendapatkan persetujuan Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Faktor-faktor Penyebab Timbulnya Masalah di Proyek TI *) *Johnson, Jim, "CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures," Application Development Trends, January 1995, www.stadishgroup.com/chaos.html Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Tips Meningkatkan Masukan dari Pengguna Menekankan bahwa semua proyek sudah memiliki sponsor dari organisasi pengguna Ada pengguna dalam tim proyek Ada pertemuan rutin Secara reguler memberikan sesuatu kepada sponsor dan pengguna proyek Menempatkan pengembang ke lokasi pengguna Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Tips Mengurangi Perubahan dan Tidak Lengkapnya Kebutuhan Mengembangkan dan mengikuti proses-proses pengelolaan kebutuhan Mempergunakan teknik-teknik seperti prototyping, use case modeling dan Joint Application Design (JAD) untuk memahami kebutuhan pengguna secara keseluruhan Menulis seluruh kebutuhan kedalam rangkaian tulisan yang baik Membuat database manajemen kebutuhan Menentukan tes yang memadai Mempelajari kembali permintaan perubahan dari perspektif sistem Mengutamakan tanggal penyelesaian proyek Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Mengendalikan Scope Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari perubahan itu sendiri. Pengendalian scope memastikan semua permintaan perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan yang direkomendasikan telah diproses melalui proses pengendalian perubahan proyek yang terpadu. Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Mengendalikan Scope (cont) Juga digunakan untuk mengatur perubahan yang aktual/terkini, seperti saat mereka teringat sesuatu yang mesti dirubah atau ketika mereka menyatupadukan dengan proses-proses pengendalian lainnya. Khusus diproduksi dan didistribusikan di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS

Diagram Alir Proses Project Scope Management