Lutfi koto 17171/2010 Administrasi Pendidikan Universitas Negeri Padang

Kendala-kendala Dalam Pengambilan Keputusan Kendala yang bersumber pada diri pengambilan keputusan “Hantu” kegagalan dimasa lalu Pemahaman yang tidak tepat tentang peranan informasi

A. KENDALA YANG BERSUMBER PADA DIRI PENGAMBILAN KEPUTUSAN Kendala yang paling kuat dampaknya sesungguhnya bersumber pada diri pengambil keputusan yang berrsangkutan sendiri. Kedala yang paling sering menampakkan diri adalah ketidak mampuan seseorang untuk bertindak tegas. Sering seorang manajer membiarkan dirinya diliputi oleh keragu- raguan yang sedemikian menguasai cara berfikir dan cara bertindaknya.

Kendala yang Bersumber pada Diri Pengambilan Keputusan Seorang Manajer yang ragu-ragu dalam bertindak akan mengakibatkan : Ia menyerahkan pengambilan keputusan kepada para bawahannya, yang sering dibenarkan dengan dalih pendelegasian wewenang Ia mengangkat pemasalahan ketingkat yang lebih tinggi sehingga pimpinan pada hirarki yang lebih ataslah yang kemudian mengambil keputusan Ia mencari alasan sedemikian rupa, sehingga peranan mengambil keputusan itu bergeser secara horizontal kepada manajer lain yang setingkat.

B. “Hantu” Kegagalan Dimasa Lalu Berbagai cara yang dapat dilakukan manajer dalam mengendalikan trauma kegagalan masa lalu adalah : Pembentukan panitia ad-hoc Penyerahan tugas menyelesaikan masalah kepada sekelompok tenaga ahli dalam organisasi Pengarahan tenaga konsultan diluar organisasi Penciptaan prosedur pengambilan keputusan yang sangat formal, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi tugas dan tanggung jawab yang sifatnya kolektif, dan tidak lagi merupakan tanggung jawab manajer yang bersangkutan

C. Pemahaman yang tidak Tepat tentang Peranan Informasi Pemahaman yang tidak tepat tentang peranan informasi dalam pengambilan keputusan dapat menjadi kendala yang harus disingkirkan Informasi yang diberikan harus lengkap, mutakhir, dapat dipercaya, terolah dengan baik, dan tersimpan dengan rapi.

D. Konsultasi yang Berlebihan Para ahli telah menemukan tujuh cara untuk melibatkan orang lain dlam proses pengambilan keputusan : Konsultasi yang bersifat memberitahukan Konsultasi yang bersifat menjual Konsultasi yang memancing reaksi orang lain Konsultasi yang bersifat minta pertimbangan orang lain Konsulasi dengan partisisi aktif pihak lain Konsultasi dengan penekanan kuat pada pendapat orang lain Konsultasi yang bersifat pendelegasian

E. Faktor ketidak pastian Ketidakpastian akan menjadi kendala karena : Kurangnya keyakinan dalam diri seorang manajer yang bersangkutan tentang hasil yang akan diperoleh Prefensi pribadi manajer yang bersangkutan atas alternatif yang mungkin ditempuh, yang bisa saja berbeda dari alternatif-alternatif yang dilakukan dengan pendekatan ilmiah Manajer yang bersangkutan meragukan apakah keputusan baru diperlukan

F. Keterlibatan kelompok sebagai kendala Kelemahan utama yang ditimbulkan oleh keterlibatan banyak orang dalam proses pengambilan keputusan adalah : Karena keinginan pihak-pihak yang terlibat, dan dengan itikad yang sesungguhnya baik untuk berperan serta, proses pengambilan keputusan dapat menjadi sangat lamban Sering timbul polarisasi pandangan dikalangan mereka yang terlibat, yang pada gilirannya mempersulit tercapainya mufakat tentang : Berbagai langkah dalam pengambilan keputusan Hasil tindakan yang akan diambil Resiko yang mungkin timbul Beban yang harus dipikul oleh organisasi dalam benuk penggunaan sumberdaya dan dana

G. Ketidakjelasan peranan Ada Pertanyaan Yang Harus Bisa Terjawab Siapa yang melakukan apa ? Siapa yang bertanggung jawab kepada siapa ? Siapa yang berhubungan dengan siapa, dan dalam hal apa ? Jaringan informasi apa yang ada, dan dimanfaatkan untuk kepentingan apa ? Saluran komunikasi apa yang tersedia, dan bagaimana tata krama penggunaannya ?

Ketidakjelasan peranan Ketidakjelasan peranan dapat berakibat pada berbagai hal yang negatif seperti : Kemungkinan seseorang bertindak melampaui batas-batas wewenang yang sesungguhnya dimiliki Kemungkinan keragu-raguan bertindak karena ketidakpastian apakah tindakan yang hendak diambilnya masih dalam batasan wewenang yang dimilikinya Kemungkinan tumpang tindih kegiatan Kemungkinan terjadinya duplikasi Kenungkinan tidak lancarnya koordinasi Laporan yang tidak ditangani sebagaimana mestinya

h. Inertia atau kemalasan Beberapa hal yandapat dilakukan untuk melawan kemalasan : Berlatih untuk tidak membiarkan diri selalu diliputi oleh sikap ragu-ragu. Berarti senang bersikap tegas dan bangga atas sikap tersebut Berlatih untuk secara cepat untuk mendeteksi keragu-raguan, dan mampu mempertimbangkan secara cepat konsekuensi yang mungkin timbul karena sikap keraguan tersebut Malatih dir dan memusatkan perhatian pada pemechan masalah dan kemampuan mendefenisikan situasi problematis yang dihadapi secara tepat Apabila tahap bertindak untuk memutuskan telah dicapai dalam proses pengambilan keputusan , melatih diri memusatkan perhatian pada waktu dan tenaga yang ada padanya dan kurang berorientasi pada proses konsutasi yang melibatkan banyak pihak Meltih diri untuk mengikuti suatu prosedur tertentu baik untuk pemecahan masalah maupun untuk pengamblan keputusan tanpa menutp pintu terhadap ide batu, atau teknik baru Menggunakan sarana dan prasarana yang memadai untuk mengidentifikasikan dan menilai kelebihan, serta kekurangan setiap alternatif yang dipertimbangkan untuk ditempuh membiasakan diri untuk tidak memusatkan perhatian, waktu, dan tenaga pada hal-hal yang tidak penting, atau diperkirakan tidak akan mempunyai dampak kuat secara negatif terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan dan berbagai sasaran Melatih diri untuk berfiki secara sistematis dalam seluruh proses pengambilan keputusan Melatih diri untuk bertindak dengan tingkat kecepatan yang tinggi, terutma dalam memperhitungkan berbagai ramifikasi atua percabangan yang akan timbul dari suatu keputusan yang akan diambil.

i. Kekurangmampuan mengelola waktu Penelitian dan pengalaman menunjukkan, bahwa kemampuan seseorang mengambil keputusan yng efektif dan rasional banyak ditentukan oleh kemmpuan mengatur waktu yang tersedia baginya dengan baik. Apabila seseorang merasa, bahwa ia tidak mempunya cukup waktu untuk melakukan semua tugas yang dipercayan kepadanya, dengan pengambilan keputusan sebagai salah satu tugas yang terpenting, sering terbukti bhwa kekuranga waktu adalah akibat kekurang mampuannya untuk mengatur diri sendiri.

j. Kaitan pengambilan keputusan dengan stress Faktor yang dapat menimbulakan stress dalam kehidupan manajer : Mengalirnya banyak informasi sehingga menyita banyak waktu dan tenaga, dan pikiran untuk menganalisis dan menyaringnya Kebisingan yang terjadi disekeliling tempat kerja Karena desakan waktu yang semakin yang sedemikian kuat, sehingga manajer yang bersangkutan merasa dirinya diburu-buru untuk menyelesaikan ugas dengan segera. Pertikaian yang terjadi dala m kehidupan rumah tangga

k. Efek stress dan cara penanggulangannya Efek dari stress adalah adanya pengambilan keputusan yang tidak efektif. Para manajer tidak mampu memberikan respons yang tepat dan sistematis terhadap situasi problematik yang dihadapi. Dalam situasi demikian perencanaan yang dilakukan akan menjadi sia-sia.

l. Efek stress dan cara penanggulangannya Cara penanggulangan stress Terdapat tiga hal yang dipandang sangat bermanfaat dalam bermanfaat dalam penanggulangan dampak psikologis dari stress : Menimbulkan kesadaran dikalalangan para pengambilan keputusan, bahwa memang selalu terdapat resiko yang melekat dan harus dihadapi pada tindakan memilih sesuatu alternatif. Menimbulkan harapan, bahwa pintu untuk mencari dan mencari altenatif yang lebih baik tidak tertutup, asal saja pengambilan keputusan yang bersangkutan tidak berpandangan a priori dalam menjlankan funginya Menimbulkan keyakinan, bahwa tersedia waktu untuk mencari dan melakukan pengkajian yang matang sebelum satu keputusan akan diambil.

m. Efek stress dan cara penanggulangannya Dalam menghadapi stress, terdapat lima pola perilaku manajer : Tipe bulldozer, Manajer yang terus menerus bertindak dengan cara-cara yang sudah biasa digunakannya, tanpa peduli informasi yng disajikan kepadanya, termasuk tentang resiko terhadap dirinya dan faktor-faktor negatif lain karena keputusan yang diambilnya Ada pula manajer yang menggunakan sikap untuk bertindak dengan mengambil langkah yang tampak jelas dihadapannya tanpa pandangan yang kritis Manajer alamirst, seseorang yang melihat adanya bahaya yang mengancam dimana-mana. Cara tindaknya sering merupakan tindakan yang tergesa-gesa. Perilku yang tercermin pada sikap mengelak. Manajer yang tergolong pada tipe ini adalah manajer yang dalam menghadapi situasi probelmatik sering bersikap mengelak dari tangguna jawabnya. Sikap mengelak ini dilakukan dengan bebagai cara, seperti pasrah, mengalihkan tanggung jawabnya kepada orang lain, menggunakan bebagai dalih Manajer yang sangat teliti. Manajer ini akan berusaha mencari informasi yang baru yang relevan, dan mengkaji arti dan peranan informasi itu tanpa pandangan yang apriori.