MANAJEMEN DASAR-DASAR MANAJEMEN EFEKTIF 2. STRUKTUR ORGANISASI 3. MANAJEMEN PRODUKSI. 4. KUALITAS & EFISIENSI PRODUKSI

DASAR-DASAR MANAJEMEN YANG EFEKTIF

Sasaran Pembelajaran Identifikasi tingkatan manajemen. Identifkasi fungsi kunci daripada manajer. Menjelaskan ketrampilan yang manajer butuhkan Menjelaskan metode yang dapat gunakan manejer untuk menambah nilai guna waktu secara efektif.

Manajemen yg Efektif Proper Planning of Tasks Proper Organizing of Tasks Firm’s Revenues and Expenses Effective Management Firm’s Earnings Firm’s Value Proper Communication to Employees About Job Tasks Proper Control of Tasks

Tiga Tingkatan Manajemen Top (high-level) manajemen, membuat keputusan management mengenai tujuan jangka panjang. Contoh: President, CEO. Executive V-P Contoh : Regional manager, plan manager Middle Management, seringkali bertanggung jawab untuk keputusan jangka pendek. Contoh : Account manager, office manager Supervisory (first line), biasanya meliputi oprasional harian perusahaan.

Fungsi Manajerial Planning Organizing Leading Controlling

Langkah Pertama adalah Perencanaan Bisnis Mission Statement Menjelaskan tujuan utama perusahaan.

Manajer dan Fungsi Perencanaan Perencaanaan Strategik (Strategic Planning). 2. Perencaanaan Taktikal 3. Perencaanaan Operasional (Operational Planning). 4. Perencaanaan Kontigensi (Contingency Planning).

Perencaanaan Strategik (Top Managers) Banyak meliputi perencanaan rinci dari pernyataan misi. Terdiri dari tujuan dan strategis yang digunakan untuk mencapai misi perusahaan. Fokus pada periode panjang, 3 sampai 5 tahun.

Perencaanaan Taktikal (High-level and Middle Managers) Biasanya fokus pada jangka pendek, satu sampai 2 tahun. Konsisten dengan rencana strategis perusahaan. Meliputi penilaian kondisi ekonomi, permintaan produk, persaingan, dan perubahan teknologi.

Perencaanaan Operasional Supervisory (First Line) Dekat dengan rencana masa depan, satu tahun atau kurang. Mendukung rencana taktis. Sepakat dengan operasional harian. Mensyaratkan perusahaan untuk mentaati kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan tugas.

Perencaanaan Kontigensi Rencana alternatif yang dikembangkan pada beberapa kondisi bisnis Rencana yang dikembangkan untuk situasi krisis

Manajer dan Fungsi Pengorganisasian Mengorganisir karyawan dan sumber daya lain melalui cara yang konsisten dengan tujuan /visi.misi perusahaan. Secara terus-menerus sepanjang hidup perusahaan. penting bagi perusahaan sering merestruktur.

Manajer dan Fungsi Pengarahan Providing a target. Menyediakan suatu visi. Kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan umum. Meliputi tidak hanya instruksi bagaimana cara menyelesaikan suatu tugas tetapi insentif untuk melakukannya dengan tepat dan dengan cepat. Untuk bisa efektip harus mempunyai prakarsa.

Gaya Kepemimpinan Autocratic Free-rein/Laissez-faire Participative/Democratic

Manajer dan Fungsi Pengendalian Meliputi : Pengaturan standard (setting standards) Perkerjaan mengikuti hasil (Tracking results) Mengevaluasi capaian (Evaluating performance) Deteksi dan mengoreksi aktivitas (Detecting and correcting activities)

Ketrampilan Dasar Manajemen Conceptual Skills: kemampuan untuk berfikir dalam di dalam terminologi yang abstrak. Interpersonal Skills: memahami dan menjalin hubungan bersama orang-orang Technical Skills: Kebutuhan ketrampilan untuk mencapai tugas tertentu Decision-Making Skills: menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaimana sumber daya perusahaan harus dialokasikan.

Cara Manajer Mengelola Waktu (Time Management) Tetapkan prioritas yang tepat :Tetapkan yang terbaik daripada yang paling disukai Jadualkan waktu jeda yang panjang untuk tugas tugas yang besar Minimalkan interupsi : Manajer hendaknya tetap fokus pada pekerjaan yang sedang ditangani sebelum menanggapi interupsi yg tdk terjadwal Tetapkan sasaran jangka pendek : Memecahkan tugas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil (Tugas A, B, dst) Delegasikan beberapa tugas kepada para manajer

STRUKTUR ORGANISASI (Organizational Structure)

Sasaran Pembelajaran Menjelaskan bagaimana sebuah struktur organisasi boleh digunakan oleh perusahaan untuk mencapai rencana starategisnya. Mengidentifikasi metode-metode yang dapat digunakan untuk tugas-tugas departemenlisasi.

Struktur Organisasi Allocation of Employees to Various Job Tasks Organizational Structure Firm’s Expenses Firm's Earnings Firm's Value

Struktur Organisasi (Organizational Structure) Mengindentifikasikan tanggung jawab bagi masing-masing jabatan pekerjaan dan hubungan antara jabatan-jabatan itu sendiri. Struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan dengan Organizational Chart Bagan Organisasi (Organizational Chart): sebuah diagram yang menunjukkan interaksi diantara tanggungjawab pekerja. Bagan Organisasi CFO Sales Manager Advertising VP of Marketing VP of Operations President Board of Directors Alur Perintah (Chain of Command): mengindentifikasi posisi pekerjaan, kepada siapa karyawan bertanggung jawab

Dewan Direksi Jenis-jenis anggota Dewan: Dewan Direksi (Board of Directors): Beberapa orang eksekutif yang bertanggung jawab untuk memonitor kegiatan presiden perusahaan dan para manajer tingkat tinggi lainnya. Jenis-jenis anggota Dewan: Anggota dari dalam Seperti CEO. Anggota dari luar Manajer tingkat tinggi-Firma lain.

Elemen-elemen Stuktur Organizational Organizational height Centralization versus decentralization Line versus staff positions Alternative structures Departmentalization

(Narrow Span of Control) Short Organizational (Wide Span of Control) Jangkauan Pengawasan Tall Organizational (Narrow Span of Control) Manajemen menentukan rentang kendali (span of control). Jika menyelenggarakan tugas serupa memungkin kan dibuat jenjang pengawasan lebar CEO President CFO Sales Manager Salesperson Short Organizational (Wide Span of Control) Salesperson 1 Salesperson 2 Salesperson 3 Salesperson 4 Salesperson 5 CEO/President

Sentralisasi vs. Desentalisasi Banyak kontrol. Hanya manajer berpengalaman yang membuat keputusan. Bagus untuk sebuah perusahaan yang memiliki permasalahan keuangan. Mengurangi biaya operasional. Pengambilan keputusan yang cepat. Memotivasi pekerja

Perbandingan Lini dan Lini dan & Staf Organisasi Lini dan & Staf Line positions Staff positions CEO/President Legal Department Administrative Assistant Vice-President Marketing Manager Research R&D Manufacturing Organisasi Lini Account Manager CFO Sales Rep Sales Manager VP of Marketing Assembly Line Workers Supervisor VP of Operations President Jabatan lini: Membuat keputusan yang menghasilkan sasaran bisnis spesifik. Bentuk paling sederhana Mungkin sesuai dengan bisnis yang tidak mampu untuk mengadakan posisi staff pendukung. Posisi staf: Mendukung usaha-usaha dari jabatan lini

Struktur yang Mengijinkan Lebih Input Pekerja Organisasi Matrik (Matrix organization) Intrapreneurship (Intrapreneurship)

Matrix Organization Interaksi diantara anega bagian perusahaan untuk memfokuskan pada proyek tertentu. Keuntungan: Gabungan bakat dan ketrampilan. Keikutsertaan dalam pengambilan keputusan. Kepuasan karyawan lebih besar. Kerugian: Potensial ketiadaan tanggung-jawab. Waktu yang digunakan untuk mengambil bagian dalam proyek mengurangi waktu untuk tugas normal. Karyawan mempunyai dua bos.

Intrapreneurship Pekerja ditugaskan untuk menciptakan gagasan seolah-olah dia wirausahawan. Keuntungan: Timbulnya pemikiran inovatif. Kerugian: Menarik karyawan menjauh dari tugas normal.

Struktur Organisasi Informal Jaringan komunikasi informal diantara pekerja perusahaan. Keuntungan: Pekerja belajar dari panutan. Mengurangi keterlibatan manajerial. Kerugian: Karyawan memperoleh informasi tidak benar atau salah. Informasi tidak benar dapat berdampak kurang baik buat moral pekerja.

Departemenlisasi Departmentalization: penciptaan departemen yang akan medapatkan penugasan. Organisasi dapat didepartemenlisasi: Per fungsi (By function) Per produk (By product) Per lokasi (By location) Per pelanggan (By customer)

MANAJEMEN PRODUKSI. (Production Management)

Sasaran Pembelajaran Identifikasi sumber daya kunci yang digunakan untuk produksi. Identifikasi faktor yang mempengaruhi keputusan lokasi pabrik. Uraikan bagaimana berbagai faktor mempengaruhi keputusan disain dan tata ruang (layout). Uraikan tugas pokok yang dilibatkan di dalam pengendalian produksi

Manajemen Operasional Allocation of Employees to Various Job Tasks Amount of Machinery Used by the Firm Firm’s Production Management Firm’s Expenses Firm's Earnings Firm's Value Amount of Inventory Maintained by the Firm

Machinery and Equipment Produksi Proses Produksi: Serangkaian tugas dimana sumberdaya digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Manajemen Produksi: Manajemen proses produksi tersebut. Machinery and Equipment Sumberdaya Yang digunakan dalam Produksi Output: Final Product Input: Raw Materials Human Resources

Bagaimana Kombinasi Sumberdaya untuk Produksi Pos kerja (Work station): Sebuah area dimana satu atau lebih pekerja ditugaskan dlm tugas spesifik Jalur Produksi (Assembly line): Urutan pos kerja di mana masing-masing pos dirancang untuk mengerjakan tahapan spesifik dari proses produksi itu.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi (Factors Affecting the Site Decision) Cost of Workplace Space Cost of Labor Tax Incentives Source of Demand Access to Transportation Supply of Labor

Disain dan Layout Disain: Struktur dan ukuran Pabrik. Layout: Pengaturan peralatan dan permesinan di dalam kantor atau pabrik

Faktor-faktor yang mempengaruhi memilih disain (Factors Affecting Design) Desired Production Capacity Production Process Product layout Fixed position layout Flexible manufacturing Production Line Site Characteristics

Lima Tugas dalam Pengendalian Produksi Pembelian Material (Purchasing materials) Pengendalian Persediaaan (Inventory control) Routing Skedul (Scheduling) Pengendalian Mutu (Quality control)

Pengendalian Produksi Purchasing Materials Seleksi Pemasok. Pemberian potongan. Mendelegasikan produksi ke pemasok

Pengendalian Produksi Inventory Control Inventory control: proses pengelolaan persediaan pada tingkat level biaya minimal. Pengendalian ini meliputi : Materials inventory. Work-in-process inventory. Finished goods inventory. Can’t work with blinders.

Pengendalian Produksi Materials Inventory Carrying costs Biaya-biaya pemeliharaan persediaan. Order costs Biaya-biaya yang dilibatkan dalam penempatan pesanan. Just-in-time (JIT) system Mengurangi persediaan dengan frekuensi pesanan persediaan. Materials requirements planning (MRP) Memastikan material ada tersedia ketika diperlukan.

Pengendalian Produksi Routing Process Hadirkan urutan tugas yang diperlukan untuk melengkapi produksi suatu produk. . . Ada suatu kebutuhan ke pada waktu tertentu meninjau ulang untuk menentukan jika hal-hal dapat ditingkatkan

Pengendalian Produksi Scheduling Production Schedule: Sebuah rencana waktu dan volume tugas produksi. Techniques used in scheduling: Gantt chart Memperkirakan waktu untuk masing-masing tugas dalam proses produksi. PERT chart Skedul tugas-tugas untuk mengurangi kelambatan dalam proses produksi.

Pengendalian Produksi Quality Control Proses penentuan apakah kualitas sebuah produk atas jasa memenuhi tingkatan mutu Identifikasi peningkatan yang mungkin diutuhkan dalam proses produkasi

(Improving Production Quality and Efficiency) KUALITAS & EFISIENSI PRODUKSI (Improving Production Quality and Efficiency)

Sasaran Pembelajaran Menunjukkan bagaimana total quality management (TQM) dapat diaplikasikan untuk memonitor dan tingkatkan kualitas produk dan jasa yang diproduksi. Identifikasi metode-metode kunci yang digunakan untuk meningkatkan efesiensi produksi.

Mutu Produksi dan Efisiensi Firm’s Total Quality Management (TQM) Customer Satisfaction Firm’s Revenue Set the product’s desired quality level and achieve that level Firm's Earnings Firm's Value Firm’s Production Efficiency Firm’s Expenses

Total Quality Management(TQM) Program untuk meningkatkan efisiensi dan mutu produksi dengan membiarkan karyawan untuk mengambil lebih tanggung jawab di dalam keseluruhan proses Yang dikembangkan Dengan W. Edwards Deming. Pada awalnya digunakan secara ekstensif di Jepang. Menekankan kebutuhan akan perusahaan untuk mengukur mutu dari sudut pandang pelanggan Tujuan, meningkatkan kepuasan pelanggan.

TQM dan Tiga Pedoman Kunci Menyediakan manajer dan pekerja dengan pendidikan dan pelatihan untuk lebih mempertajam pekerjaannya. Mendorong pekerja untuk mengambil tanggung jawab dan untuk menyediakan kepemimpinan. Mendorong seluruh pekerja untuk mencari berbagai upaya jalan dalam meningkatkan proses produksi.

Langkah-langkah TQM Tingkat kualitas yang diinginkan. Tingkat kualitas yang ingin dicapai. Tingkat kualitas kontrol. Business Online: TQM

TQM dan Tingkat Mutu Yang Diinginkan Defenisikan kualitas. Tentukan sumberdaya yang dibutuhkan. Menilai permintaan produk. Tentukan tingkat kualitas “What a Bright Idea.”

TQM dan Tingkat Mutu Yang Diinginkan Mengorganisasi Tim Kerja. Menggunakan bahan baku bermutu tinggi. Melatih pekerja untuk meningkatkan mutu kerja.

TQM dan Berdasarkan Pengendalian tingkat mutu Komputer. Para Pekerja. Sampling. Memonitor komplain. Survey. Koreksi atas defisiensi.

Dua jalan Untuk Mengevaluasi capain Efisiensi Benchmarking: evaluating performance by comparison to some specified level (benchmark). Stretch targets: efficiency goals that cannot be achieved under present conditions.

Metode Peningkatan Efisiensi Teknologi: mesin baru, otomatisasi. Skala Ekonomis: Pengurangan baiaya melalui peningkatan volume. Restrukturisasi: Penataan ulang atau pengurangan ukuran (downsizing).

Skala Ekonomis dan Biaya-biaya Biaya Tetap (Fixed costs): Biaya operasional yang tidak berubah atas volume yang dihasilkan. (Variable costs): Biaya operasional yang bervariasi secara langsung dengan volume yang dihasilkan.

Efisiensi dan Break-Even Point Fixed cost Production Volume 0 10 20 30 40 50 60 70 Total cost Total revenue Dollars (thousands) 100 75 50 25 Break even is 30 Break-even point: Volume yang mana total pendapatan sama dengan total biaya. Thousands

TERIMA KASIH