PERENCANAAN TENAGA KERJA Human Resource Planning (HRP) Manpower Planning Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).

Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja yang terampil, berkemampuan dan berpengalaman, sehingga : * Memungkinkan dept. Personalia menarik t.k yang tepat pada waktu yang tepat (fungsi staffing). * Meningkatkan efisiensi.

Manfaat dari HRP Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan efektif Menselaraskan aktivitas-aktivitas management personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya Mengkoordinir program-program management personalia yang berbeda-beda Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-planning”) Meningkatkan kepuasan kerja

Penyebab timbulnya permintaan t.k. : External challenges : - Economic, sosial, technology, competitors Organizational decisions - Strategic plans, budgets, sales and production, forecast Work-force factors - Retirement, resignations, terminations, deaths, level of absence

Strategic management decisions Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb : Strategic management decisions Human resource supply: Existing Future Human resource demand: Annual Analisa kesenjangan Kesenjangan kualitas realokasi / replacement pendidikan / latihan lembur rekruitmen berhenti sementara PHK pensiun dini Kesenjangan jumlah

Analisis “supply” tenaga kerja : Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan Analisis supply harus memperhatikan periode perencanaan Analisis “demand” tenaga kerja : Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek, menengah, panjang) Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis (internal & eksternal), meliputi : - perluasan / penciutan perusahaan - diversifikasi produk - perluasan pasar - kebijakan padat modal / padat karya - rencana investasi, dan lain-lain

Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan : Internal : - tujuan perusahaan - kondisi keuangan perusahaan - kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain Eksternal : - situasi dan kondisi tenaga kerja - peramalan pasar - perkembangan iptek - peraturan pemerintah - situasi perekonomian, politik dan lain-lain

Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand” Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat. Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui : 1. Analisis Beban Kerja a. Pengalaman di masa lalu b. Perhitungan kuantitatif 2. Analisis Tenaga Kerja a. Absenteeism Rate b. Turnover Rate

PERAMALAN, dapat dilakukan a.l. melalui : 1. Analisis Beban Kerja (Work load)  mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)  Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya : a.1. Pengalaman di masa lalu Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan  Rp. 5.000.000 5 orang a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000 Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur  Rp. 5.000.000 / minggu,  artinya tambahan tenaga kerja 5 orang

2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force) b. Perhitungan Kuantitatif Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang.  Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang = 1.980 jam – orang Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan  Kebutuhan tenaga kerja per bulan : 1.980 / 180 = 11 orang 2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force) Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.

Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja? Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowance Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja? “Ya” sangat riskan  perlu allowance Absenteeism Rate AR = jumlah orang – hari absensi x 100% jml. pekerja x jml. hari kerja Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan : 9% x 11 tk = 1 tk. Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.

b. Turn Over Rate - Accesions (penambahan tenaga kerja : Accesions rate = jml. penambahan naker x 100% jml. naker rata-rata - Separations (Pengurangan tenaga kerja) : Separations rate = jml. pengurangan naker x 100% - Jumlah tenaga kerja rata-rata : Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode 2

Turn-over juga berpengaruh terhadadap : Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring cost”) Ongkos rekrutment dan seleksi “Over-paying” Tingginya tingkat kecelakaan kerja Menurunnya jumlah produksi pada masa transisi Tidak efisiennya pemanfaatan mesin / peralatan pada masa transisi Banyaknya “scrap” dan “waste” pada tenaga kerja baru

REKRUTMEN Adalah proses mendapatkan dan menarik pelamar (applicant) yang capable untuk dipekerjakan. Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang paling sesuai “(cocok)” dengan persyaratan yang dituntut oleh jabatannya. “pencocokan” dua arah Perusahaan mencari tenaga kerja yang paling cocok dengan tuntutan jabatan, dan sebaliknya tenaga kerja mencari pekerjaan yang paling cocok dengan kebutuhan, bakat, minat dan kemampuannya.

Induction / orientation The hiring process : Recruitment program Sales forecast Job analysis Work load Work force analysis Employee requisition Applicants Job description Job specification Screening devices Application blanks Reference checks Interview Test Physical examination Induction / orientation The individual The organization

Recruitment Process : Human resource planning Specific request of managers Job opening identifed Job analysis information Manager’s comments Job requirements Methods of requirements Satisfaction pool of recruits

Yang melakukan rekrutmen : Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian) Biro Jasa (Konsultan) Operating Managers Recruitment Committee Sumber Tenaga Kerja : Sumber internal : promosi atau mutasi Sumber eksternal : - newcomers - para penganggur - tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak puas di tempat kerja tersebut - tenaga kerja senang pindah-pindah kerja - pembajakan (tenaga kerja “qualified”)

Jika berasal dari “dalam perusahaan” : melihat catatan kepegawaian (Personnel record). Jika berasal dari “luar perusahaan” : - cara informal - melihat arsip pencari kerja di Depnaker - bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan sejenis - memasang iklan / advertensi - lain-lain : * computer matching service * internship (mahasiswa Kerja Praktek) * talent scouting (college/university recruiting) * special event recruiting (open-house ; job-fair)

Constraints on and challenge of recruitment Berasal dari organisasi / internal 1. Organizational pilicies - promote from within pilicies - compensation policies - employment status policies (part time, temporary employees; full time) 2. Human resource plans 3. Job requirements 4. Costs 5. Affirmative action plans Berasal dari recruiter - recruiter habits Berasal dari lingkungan eksternal - leading economic indications - want ads-index - laws / hukum

Channel of recruitment : Walk-ins and write-ins Employee refferals Advertising State employment security agencies Private placement agencies Professional search firms Educational institutions Labor organizations Military operations Government-finded training program Temporary-help agencies Open house Leasing,; nepotism Departing employees, etc.

Pelaksanaan Rekrutmen : Hal-hal yang harus diperhatikan : Job requirements Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll) Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja Kebijakan / peraturan pemerintah Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja Citra perusahaan Dan lain-lain

JOB APPLICATION BLANK Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits Informasi antara lain : Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain Employment status : - posisi yang diinginkan - gaji yang diinginkan - status kerja (full / part time) - kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus Work history : past jobs Military background Membership, awards and hobbies References Signature