14 ORGANIZATION THEORY AND DESIGN Lahirnya Organisasi, Ukuran, dan Siklus Hidup Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Pascasarjana Magister Manajemen

Lahirnya Organisasi, Ukuran, dan Siklus Hidup Ukuran Organisasi Lahirnya Organisasi Sebuah Model Ekologi Populasi Kelahiran Organisasi Siklus Hidup Organisasi Birokrasi dan Kontrol Organisasi

1. Ukuran Organisasi Ukuran Organisasi menunjukkan jumlah total anggota (personel) organisasi. Ukuran organisasi berkaitan dengan dengan beberapa karakteristik struktural organisasi, yaitu:

a. Kompleksitas struktur Kompleksitas struktur menunjuk pada derajat diferensiasi yang terdapat di dalam sebuah organisasi (Robbins). Terdapat 3 jenis diferensiasi pada kompleksitas struktur, yaitu : Diferensiasi horizontal, yakni derajat pemisahan antar unit-unit dalam organisasi (diukur dari banyaknya jumlah unit dalam organisasi, misalnya divisi atau departemen); Diferensiasi vertikal, yakni kedalaman hierarki organisasi (diukur dari jumlah level organisasi); dan Diferensiasi spasial, yakni derajat persebaran lokasi geografis dari fasilitas dan personil suatu organisasi.

b. Formalisasi Menunjukkan tingkat penggunaan dokumen dan aturan tertulis dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Tujuan formalisasi ada tiga hal: Menjaga konsistensi dan keseragaman, yakni untuk mencapai output yang tidak berubah-ubah kualitasnya, Meningkatkan koordinasi. Untuk tugas-tugas yang membutuhkan koordinasi tinggi di antara anggota organisasi, formalisasi merupakan salah satu cara yang efektif dan biasa dipakai organisasi. Penghematan biaya secara ekonomis. Melalui formalisasi dalam wujud buku-buku manual pekerjaan yang berisi prosedur kerja dan penjelasan yang terperinci, maka dapat dihemat biaya diklat, biaya pengawasan dan biaya lainnya.

c. Sentralisasi Menunjukkan pembagian kekuasaan dalam pengambilan keputusan menurut tingkatan hirarkhi dalam organisasi. Sentralisasi adalah berkaitan dengan wewenang pengambilan keputusan. Jika wewenang pengambilan keputusan terpusat di pucuk pimpinan atau lapisan atas organisasi, maka organisasi itu disebut sentralistik. Jika sebaliknya, dimana wewenang pengambilan keputusan tersebar di lapisan bawah, maka organisasi itu disebut desentralistik

2. Lahirnya Organisasi Organisasi yang lahir ketika pengusaha mengenali dan memanfaatkan kesempatan untuk menggunakan keterampilan dan kompetensi untuk memanfaatkan sumber daya untuk menciptakan nilai. Ini adalah tahap yang membahayakan dari siklus hidup karena: - Tidak memiliki struktur yang formal - Pengalaman organisasi baru cenderung baru - Tidak ada cara untk memprediksi atau menjamin kesuksesan - Lingkungan mungkin memusuhi organisasi baru  

3. Model Ekologi Populasi Kelahiran Organisasi Teori populasi ekologi berusaha untuk menjelaskan factor-faktor yang memperngaruhi tingkatan saat organisasi dilahirkan ( dan mati ) dalam suatu populasi organisasi yang mampu bertahan.

Jumlah Kelahiran Faktor yang mempengeruhi tingginya tingkat kelahiran: Pertama, jika ditemukan organisasi baru, disitu terdapat pertambahan pengetahuan dan keahlian yang tersedia untuk digenerasikan dalam organisasi. Kedua, jika tingkat kelahiran dalam lengkungan baru adalah ketika suatu jenis oerganisasi ditemukan dan bertahan, maka akan timbul peraturan baru

Strategi Bertahan Hidup r –strategy versus K-strategy Organisasi yang mengikuti r-strategi memperoleh keuntungan perpindahan pertama (first-mover advantage) dan yang pertama kali mengangkut sumber daya ke dalam lingkungan. Sedangkan organisasi yang mengikuti K-strategi menunggu untuk memasuki lingkungan yang baru sampai lingkungan yang tidak tentu. specialist strategy versus generalist strategy Pada spesialis, organisasi mengkonsentrasikan keahliannya untuk mengejar ruang sempit dari sumber daya alam dalam satu tempat tersendiri. Sedangkan Generalist, dimana organisasi yang menyebarkan keahliannya yang langka untuk bersaing bagi ruang yang luas dari sumber daya dalam banyak ruang.

Proses Seleksi Alam Seleksi alam merupakan proses yang menjamin kelangsungan hidup organisasi yang memiliki keahlian dan kemampuan yang merupakan serangan terbaik dengan lingkungan.

Teori Institusional dari Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi merupakan tahapan siklus kehidupan dimana organisasi mengembangkan nilai-penciptaan keahlian dan kemampuan yang memungkinkannya mendapatkan sumber daya tambahan.

Pertumbuhan dapat terjadi dengan adanya : Creativity : Mengembangkan keahlian dan kemampuan untuk menciptakan dan mengenalkan produk-produk baru bagi ruang pasar baru. Direction : Tim top management mengambil tanggung jawab untuk mengarahkan strategi perusahaan, dan manager tingkat bawah mengasumsikannya tanggung jawab kunci fungsional. Delegation : Untuk mengatasi krisis otonomi, organisasi harus mendelegasikan kewenangan manager level bawah dalam semua fungsi dan divisi dan menghubungkan controlnya pada seluruh kegiatan organisasi untuk struktur reward yang mengakui kontribusinya. Coordination : Jika tidak dikelola dengan benar, semua koordinasi dan struktur yang kompleks yang ditangani akan membawa ke krisis lainnya. Collaboration : Spontanitas yang lebih besar dalam kegiatan managemen melalui tim dan konfrontasi keahlian tentang perbedaan interpersonal.

Kemunduran dan Kematian Organisasi Kemunduran organisasi merupakan tahap siklus kehidupan dimana organisasi memasuki tahap kapan akan gagal untuk “diantisipasi, diakui, dihindari, dinetralisir, atau disesuaikan dengan tekanan internal maupun eksternal yang mengancam keberlangsungan hidup perusahaan jangka panjang.

Identifikasi lima tingkat kemunduran organisasi Kebutaan (Blindness) : Organisasi tidak mampu mengakui masalah internal atau eksternal. Kelambanan (Slowness) : Terjadinya penurunan kinerja, penurunan laba penjualan, top managemen mengambila sedikit tindakan yang benar, serta manager tidak bisa mengintepretasikan informasi. Action failure : Takut mengambil langkah perubahan yang ekstrim pada kondisi yang beresiko. Crisis : Mengambil tindakan yang beresiko untuk menghentikan penurunan dan membiarkan organisasi terus bertahan hidup. Wrong solution : Jika organisasi sudah berada dalam tahap ini, maka sudah tidak bisa diperbaiki lagi.

4. Siklus Hidup Organisasi Tahap 1 : Fase Entrepreneurial Ukuran organisasi masih kecil, pengelolaan dilakukan secara langsung oleh pemilik secara personal. Ketika aktivitas organisasi meluas, munculah krisis kepemimpinan karena pengelola tidak mampu lagi sendirian atau secara personal mengendalikan aktivitas organisasi. Tahap 2: Fase Kolektivitas Tugas manajemen profesional membangun integrasi kolektif di antara unit-unit operatif dalam organisasi, yang mulai diperjelas struktur dan fungsi-fungsinya, walaupun masih bersifat informal.

Lanjutan... Tahap 3: Fase delegasi : Mendelegasikan keputusan-keputusan ke bawah, dan aturan-aturan dan prosedur dibuat lebih formal, dengan tujuan mempertahankan efisiensi dan stabilitas organisasi. Tahap 4: Fase Formalisasi : Kontrol birokratik mulai diterapkan,dengan melakukan standardisasi terhadap berbagai aktivitas. Kontrol yang berlebihan menyebabkan kurangnya daya adaptasinya terhadap lingkungan. Tahap 5: Fase kolaborasi : Penyatuan tugas yang telah diferensiasi dalam gugus pekerjaan yang dikelola oleh tim. Ketika kerja tim semakin intensif dilakukan, mengakibatkan kelelahan secara fisik maupun psikologis.

5. Birokrasi dan Kontrol Organisasi Albrow membagi 7 cara pandang mengenai birokrasi. Ketujuh cara pandang ini dipergunakan sebagai pisau analisa guna menganalisis fenomena birokrasi yang banyak dipraktekkan di era modern. Ketujuh konsepsi birokrasi Albrow adalah :

Birokrasi sebagai organisasi rasional Birokrasi dapat dikatakan sebagai organisasi yang memaksimumkan efisiensi dalam administrasi. Secara teknis, birokrasi juga mengacu pada mode pengorganisasian dengan tujuan utamanya menjaga stabilitas dan efisiensi dalam organisasi-organisasi yang besar dan kompleks. Birokrasi juga mengacu pada susunan kegiatan yang rasional yang diarahkan untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

Birokrasi sebagai Inefesiensi Organisasi Birokrasi merupakan antitesis (perlawanan) dari dari vitalitas administratif dan kretivitas manajerianl. Birokrasi juga dinyatakan sebagai susunan manifestasi kelembagaan yang cenderung ke arah infleksibilitas dan depersonalisasi. Selain itu, birokrasi juga mengacu pada ketidaksempurnaan dalam struktur dan fungsi dalam organisasi-organisasi besar.

Birokrasi sebagai kekuasaan yang dijalankan pejabat. Birokrasi merupakan pelaksanaan kekuasaan oleh para administrator yang profesional. Atau, birokrasi merupakan pemerintahan oleh para pejabat. Dalam pengertian ini, pejabat memiliki kekuasaan untuk mengatur dan melakukan sesuatu. Juga, seringkali dikatakan birokrasi adalah kekuasaan para elit pejabat.

Birokrasi sebagai administrasi negara (publik) Birokrasi merupakan komponen sistem politik, baik administrasi pemerintahan sipil ataupun publik. Ia mencakup semua pegawai pemerintah. Birokrasi merupakan sistem administrasi, yaitu struktur yang mengalokasikan barang dan jasa dalam suatu pemerintahan. Lewat birokrasi, kebijakan-kebijakan negara diimplementasikan.

Birokrasi sebagai administrasi yang dijalankan pejabat. Birokrasi dianggap sebagai sebuah struktur (badan). Di struktur itu, staf-staf administrasi yang menjalankan otoritas keseharian menjadi bagian penting. Staf-staf itu terdiri dari orang-orang yang diangkat. Mereka inilah yang disebut birokrasai-birokrasi. Fungsi dari orang-orang itu disebut sebagai administrasi.

Birokrasi sebagai suatu organisasi Birokrasi merupakan suatu bentuk organisasi berskala besar, formal, dan modern. Suatu organisasi dapat disebut birokrasi atau bukan mengikut pada ciri-ciri yang sudah disebut.

7. Birokrasi sebagai masyarakat modern Mengacu pada suatu kondisi di mana masyarakat tunduk kepada aturan-aturan yang diselenggarakan oleh birokrasi. Untuk itu, tidak dibedakan antara birokrasi perusahaan swasta besar ataupun birokrasi negara. Selama masyarakat tunduk kepada aturan-aturan yang ada di dua tipe birokrasi tersebut, maka dikatakan bahwa masyarakat tersebut dikatakan modern.

DAFTAR PUSTAKA Utama : Daft RL. 2007. Understanding the Theory and Design of Organization. Thompson. Southwesyern Jones, Gareth. 2004. Organization Theory, Design, and Change. Upper Saddle River (New Jersey). Pearson Education Inc. Robbins, Stephen P. 2002. Organization Theory, Concept, and Cases. French Forest (New South Wales). Pearson Education Australia.   Tambahan : Adizes, Ichak. 1989. Corporate Lifecycles : How and Why Corporations Grow and Die and What to do About It. Prentice Hall Inc., New Jersey. Daft, Richard L. 1992. Organization Theory and Design. Info Access, Singapore Hirschman, Albert O. 1970. Exit, Voice and Loyalty. Cambridge Mass. Martin Albrow, Birokrasi, (Yogyakarta: Tiara Wacana, Cet.3, 2004). Stephen P. Robbins, Organisational Behaviour: Global and Southern African Perspectives, 2nd Edition (Cape Town: Pearson Education South Africa (Pty) Ltd., 2009) p.15

Wassalamu ‘alaikum, Wr, Wb