Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Karakteristik Sistem (Sutanta, 2003) 1. Memiliki komponen 2. Adanya batas (boundary) 3. Mempunyai lingkungan (environments) 4. Adanya penghubung/antar muka (interface) 5. Masukan/Input 6. Pengolahan/proses 7. Keluaran 8. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal) 9. Kendali (control) 10. Umpan balik (feed back)

Data & Informasi (Kumorotomo & Margono 2001) Data merujuk kepada fakta-fakta, baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal, atau kode tertentu. Informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan.

Proses Data menjadi Informasi Sumber: Davis (1995) PENYIMPANAN DATA DATA PENGOLAHAN INFORMASI

Data/Informasi Berdasarkan Tempat/Asal/Sumber 1. Internal (strength & weaknesses) 2. Eksternal (opportunities & threats)

Fungsi Informasi 1. Menambah pengetahuan 2. Mengurangi ketidakpastian 3. Mengurangi resiko kegagalan 4. Mengurangi variasi yang tidak diperlukan 5. Memberi standar, aturan, ukuran dan keputusan yang akan diambil

Kriteria Informasi yang Baik (Parker,1989) 1. Ketersediaan (availability) 2. Mudah dipahami (comprehensibility) 3. Relevan 4. Bermanfaat 5. Tepat waktunya 6. Keandalan (reliability) 7. Akurat 8. Konsisten

Sistem Informasi Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. (Husein dan Wibowo, 2002).   Sistem informasi merupakan seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistemati yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan (Komarudin, 2001). Secara umum, sistem informasi dapat berupa informasi tentang orang, tempat dan sesuatu dalam organisasi/lingkungan yang melingkupinya.

Jenis-Jenis Sistem Informasi (Laudon & Laudon, 1996) KELOMPOK YANG DILAYANI TINGKAT STRATEGIS TINGKAT MANAJEMEN TINGKAT PENGETAHUAN TINGKAT OPERASIONAL MANAJER MENENGAH MANAJER PUNCAK PEGAWAI YANG MENGOLAH DATA DAN PENGETAHUAN MANAJER OPERASIONAL PENJUALAN DAN PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan/manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama (Kumorotomo dan Margono, 2001)

Kegiatan dalam Proses Manajemen 1. Perencanaan (planning) 2. Pengorganisasian (organizing) 3. Pengendalian (controlling)

Definisi SIM SIM adalah sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi (Kumorotomo dan Margono, 2001) SIM dapat didefinisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sabagai dasar pengambilan keputusan

Unsur Pokok SIM (Gie, 1992) 1. Sumber daya (data, informasi) 2. Hampiran (kerangka sistem) 3. Aktivitas (processing) 4. Perlengkapan (peralatan elektronik/otomasi)

Hubungan 4 Unsur SIM (Gie, 1992) Keterangan Pengolahan Kerangka Sistem Otomasi (a) (e) (c) (f) (d) (b) Perlengkapan Sumber daya Hampiran Aktivitas a = sistem informasi d = sistem pengolahan data b = pengolahan data e = sistem komputer c = otomasi perkantoran f = pengolahan data elektronik

Tujuan Umum SIM Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Dukungan SIM pada Proses Pengambilan Keputusan 1. Memahami masalah (software statistika, analisis regresi, korelasi sederhana, chi square, analisis faktor, pengujian sampel dan pengujian signifikansi lainnya) 2. Menciptakan langkah-langkah penyelesaian/pemecahan masalah (software yang dikembangkan sendiri dan software pencarian kembali basis data yang dibutuhkan) 3. Menguji kelayakan terhadap penyelesaian/pemecahan masalah Hardware Software

Terima Kasih Thank You Danke