Modul 9 Meeting and Events Di era teknologi komunikasi yang berkembang pesat saat ini, kebutuhan orang untuk berkumpul, saling menukar informasi, bersosialisasi sudah meningkat pesat. Acara pertemuan (meeting) kerap digelar dalam berbagai bentuk. Baik bersikap formal maupun non formal guna membahas beragam masalah yang terkait dengan kepentingan organisasi.

Modul 9 Meeting and Events Meeting dan events menjadi salah satu media yang kerap digunakan PRO dalam kegiatannya. Selain berkomunikasi melalui media massa maupun media umum. Meeting dan events biasanya tidak terjadi begitu saja, melainkan digelar secara periodik sesuai kebutuhan. Sedangkan events umumnya bersifat formal dan melibatkan pihak luar organisasi/perusahaan (pameran, peluncuran produk/program baru, press tour dsb).

Meeting and Events Meeting biasa dilakukan di kantor, hotel, gedung pertemuan hingga rumah makan. Karena itu kegiatan meeting yang dilakukan perusahaan membutuhkan biaya yang tidak kecil. Seringkali pihak perusahaan menjamu mitra bisnis/tamu peserta meeting dengan fasilitas terbaik hingga membuat biaya meeting membengkak.

Meeting and Events Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam meeting: Tentukan peserta dan panitia. Tentukan agenda pertemuan jauh hari sebelumnya agar peserta bisa mempersiapkan diri. Gunakan meja berbentuk huruf U, segi empat atau O agar peserta dapat saling berdiskusi/memandang mitra bicaranya dengan baik.

Meeting and Events Tentukan batas waktu. Tentukan susunan acara/mc/moderator (bila diperlukan, biasanya kalau acaranya melibatkan banyak orang) agar pembicaraan terkendali dan tetap fokus ke tema. Setelah pertemuan buat kesimpulan, siapa yang akan melakukan. Pastikan pertemuan itu untuk membuat keputusan atau hanya diskusi.

Meeting and events Pastikan perlengkapan pendukung bekerja dengan baik, (OHP, on focus, video slide, lampu, sound system dsb). Tempatkan petugas khusus untuk menangani perlengkapan tersebut. Pastikan semua peserta memperoleh materi pembicaraan agar mereka dapat mengikuti pertemuan dengan seksama. Pastikan makanan/minuman cukup.

Meeting and events Pastikan jumlah peserta yang akan mengikuti meeting. Tamu yang hadir wajib mengisi daftar hadir untuk memastikan mereka yang hadir sesuai nama di undangan. (biasanya untuk meeting skala besar). Bila meeting dilakukan di luar kota, booking tempat jauh hari dan pastikan semua peserta memperoleh tempat menginap yang layak (akomodasi yang pantas). Setelah meeting, panitia wajib memeriksa segara barang milik peserta yang tertinggal.

Meeting and events Apabila meeting hanya melibatkan beberapa orang, tentunya tidak butuh persiapan yang besar (lebih sederhana). Biasanya meeting seperti itu membahas masalah penting yang hanya diketahui beberapa orang saja. Hasil pertemuan tidak untuk dipublikasikan (pertemuan tertutup).

Meeting and events Meeting terbatas biasanya dilakukan lebih sederhana, singkat dan langsung ke pokok masalah utama. Masalah bersifat strategis dan menjadi kebijakan perusahaan terkait masalah yang dihadapi.

Meeting and events Sedangkan events bisa berupa open house, press tour, pameran, bazaar, kunjungan ke sebuah lokasi kegiatan, kegiatan sosial dsb. Events lebih bersifat terbuka bagi umum dan lebih banyak melibatkan pihak lain di luar perusahaan. (stakeholders). Events juga bisa dilakukan satu hingga beberapa hari tergantung kebutuhan.

Meeting and events Sebaiknya events melibatkan tamu secara aktif. Events harus mendatangkan manfaat bagi semua pihak yang terlibat. Berilah cinderamata kepada tamu yang hadir. Acara seperti kuis, game, hadiah akan lebih disukai. Digelar di lokasi yang nyaman (ruangan berAC, taman yang luas dan indah, tepi pantai yang menarik dsb).

Meeting and events Selain kepanitiaan yang baik, events sebaiknya juga dihadiri petinggi perusahaan sebagai bentuk kepedulian terhadap kegiatan yang digelar. Keterlibatan tamu yang hadir akan memaksimalkan hasil kegiatan events tersebut. Minta masukan/saran kegiatan sebagai evaluasi.

Meeting and events Event sebaiknya digelar secara rutin dengan tema yang menarik. Siapkan undangan yang jelas. Hasil dari event tersebut sebaiknya menjadi masukan bagi perusahaan guna perbaikan kinerja. Siapkan dana yang sesuai dengan kegiatan, termasuk promosi melalui media massa.