Manajemen Perubahan dalam Reformasi Birokrasi Persiapan menuju implementasi BIRMS (Bandung Integrated Resources Management System) KAMALIA PURBANI BAPPEDA KOTA BANDUNG

PENDAHULUAN Perubahan atau pembaharuan dilakukan untuk melanjutkan kehidupan Perubahan memerlukan persiapan melalui analisis yang tajam untuk menentukan titik-titik mana yang harus diutamakan. Pelaksanaannya harus dilakukan secara konseptual, sistematis dan bertahap Dalam sebuah organisasi perubahan dapat dibedakan kedalam dua jenis yaitu: operasional :perubahan-perubahan kecil yang bersifat parsial dan umumnya tidak menimbulkan dampak yang luar biasa pada bidang-bidang lainnya Strategis: merupakan perubahan yang berdampak luas, memerlukan koordinasi dan dukungan dengan instansi-instansi terkait Jenis-jenis perubahan strategis antara lain adalah perubahan budaya atau nilai-nilai dasar perusahaan, perubahan arah/fokus bisnis dan perubahan cara kerja untuk meningkatkan efisisiensi

Reformasi Birokrasi di Pemerintah Kota Bandung upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap system penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (proses bisnis) dan sumber daya aparatur (PerMenPAN No: 15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi). Langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah salah satu solusi bagi birokrasi untuk mewujudkan good governance Tahapan reformasi birokrasi Kota Bandung: Inisiasi, Institutionalisasi, Pertumbuhan, Pengembangan serta Percepatan dan Pemantapan. Disain konsep Reformasi Birokrasi yang disusun telah menyentuh semua aspek dalam reformasi birokrasi yang mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya aparatur.

strategi utama dalam program Reformasi Birokrasi di Pemerintah Kota Bandung adalah optimalisasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengembangan sistem informasi. Tujuan utama dari strategi tersebut adalah tercapainya efisiensi dan efektifitas manajemen pemerintah daerah E-Government merupakan faktor penting dalam mewujudkan reformasi birokrasi untuk mencapai hasil kerja yang efektif dan efisien serta untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi proses-proses pengambilan kebijakan Reformasi yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Bandung dapat dikategorikan kepada perubahan yang sifatnya strategis karena mencakup semua aspek mulai kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia.

Perubahan teknologi akan mengubah mobilitas manusia, jangkauan, wawasan, cara berkomunikasi, memimpin dan mengelola lembaga. Apabila perubahan ini dapat dikelola dengan baik akan memberikan banyak manfaat, efektifitas, efisiensi dan kesejahteraan, sedangkan bila tidak, akan berubah menjadi sesuatu yang kontra produktif.

Tujuan Penulisan Memberikan sumbangan pemikiran dalam merencanakan langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh Pemerintah Kota Bandung dalam mempersiapkan implementasi BIRMS (Bandung Integrated Resources Management System)

Apakah BIRMS? Sistem pengelolaan sumber daya pemerintahan yang terintegrasi dalam aktifitas birokrasi dari hulu hingga hilir (konteks pendapatan, perencanaan anggaran dan belanja) dalam rangka menunjang tata kelola pemerintahan yang baik, efisien, efektif, transparan, akuntabel dan tertib administrasi langkah-langkah antisipatif dan upaya strategis dalam meningkatkan kualitas manajemen pengendalian APBD melalui implementasi sistem tata kelola anggaran secara elektronik dan terintegrasi didesain seefektif mungkin agar dapat menghimpun informasi yang valid dan mampu merekam segala aktifitas pelaksanaan anggaran di seluruh pekerjaan dan di seluruh level fungsi berfungsi sebagai alat bantu pembuat kebijakan internal (back office system)

Teori Manajemen Perubahan Teori Force-Field, Kurt Lewin (1951) Perubahan muncul karena tekanan terhadap organisasi. Kekuatan tekanan (driving forces) Perubahan dapat terjadi dengan memperkuat “driving forces” atau melemahkan “resistence to change” dalam 3 langkah untuk mengelola perubahan yaitu (1) unfreezing (2) Changing dan (3) Refreezing Teori Motivasi, Beckhard dan Harris, 1987 Perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat yaitu: (D) Manfaat-Biaya: manfaat yang diperoleh lebih tinggi dari biaya (A) Ketidakpuasan: adanya ketidakpuasan yang menonjol saat sekarang (B) Persepsi hari esok: manusia dalam organisasi melihat persepsi hari esok lebih baik (C) Cara yang praktis: ada cara praktis untuk keluar dari kondisi sekarang ABC > D

Teori Organization Development (OD) Joseph E McCann, 1991 Menyentuh dua kategori yang saling berinteraksi yaitu manusia dan teknologi. Manusia adalah komponen yang melakukan proses organisasi seperti komunikasi, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Teknologi mempengaruhi struktur-struktur organisasi seperti desain pekerjaan (job design), task method dan desain organisasi. Teori Kerjasama, Williams, Woodward & Dobson, 2002 Perubahan biasanya tidak bisa berjalan tanpa adanya kerjasama semua pihak. Teori kerjasama menjelaskan mengapa manusia mau bekerja sama dan bagaimana memperoleh kerjasama. Motivasi manusia bekerja sama adalah memperoleh reward, kesetiaan terhadap profesi, moral, menjalankan keahlian, sesuai dengan sikap hidup dan kepatuhan terhadap kekuasaan

Dampak perubahan/penerapan teknologi baru akan mampu mengubah kebiasaan-kebiasaan lama dan menuntut cara-cara kerja baru. Oleh karena itu dibutuhkan suatu strategi perubahan agar manusia-manusianya siap berperilaku sesuai dengan tuntutan kecepatan. akan selalu dihadapkan bukan hanya pada masalah yang bersifat technical aspect atau transfer of knowledge atau technology tetapi lebih menyentuh pada masalah budaya organisasi Budaya organisasi amat besar pengaruhnya pada keberhasilan dan mati hidupnya sebuah organisasi. Banyak perusahaan bersedia mengeluarkan dana yang cukup besar untuk mengubah budaya perusahaan agar selalu sesuai dengan lingkungannya yang selalu berubah dengan cepat. Proses perubahan harus pula ditujukan pada sisi manusianya karena akan selalu dihadapkan pada kelompok-kelompok penolakan terhadap perubahan. Beberapa penyebab kegagalan perubahan dalam sebuah organisasi salah satunya adalah karena manajer atau pemimpin organisasi mengabaikan aspek manusia dalam mengelola perubahan.

Penyebab Resistensi ketakutan karena ketidakpastian mengganggu kebiasaan faktor ekonomi takut mengalami kegagalan beban kerja berlebihan hilangnya status dan keamanan kerja tidak memahami manfaat perubahan.

Strategi Menghadapi Resistensi Kotter & Schlesinger (1979) Komunikasi yang efektif Partisipasi Fasilitasi Negosiasi Manipulasi Paksaan Teknik yang berbeda-beda perlu diterapkan untuk kelompok yang berbeda-beda, tergantung tingkat resistensi dari kelompok

Perkiraan Hambatan dalam implementasi BIRMS terbatasnya kapabilitas lembaga pengelola, budaya penggunaan teknlologi yang belum terinternalisasi dalam budaya organisasi, perubahan teknologi yang cepat, kesulitan untuk mengintegrasikan sistem baru dengan sistem-sistem yang sudah ada

Tujuh kunci utama untuk merangsang perubahan Kouzes & Posner standar yang jelas, standar yang sempurna, perhatian, personalisasi penghargaan/pengakuan, rayakan keberhasilan bersama-sama, bagikan cerita dan berikan contoh.

Usulan Langkah Awal menuju BIRMS Merumuskan strategi perubahan dengan 4 langkah yaitu: observasi mendalam terhadap situasi sekarang, membuat pilihan-pilihan strategi yang fokus, mengintegrasikan strategi kedalam sistem organisasi dan eksekusi Tidak berhenti bereksplorasi melaksanakan hal-hal yang baru, saat dirasakan cara yang sebelumnya tidak kunjung membawa hasil Mewarnai perubahan dengan mimpi-mimpi besar yang dibagi (shared vision) antara pemimpin dan pengikutnya. Menumbuhkan kesadaran bahwa awal setiap perubahan selalu sulit karena menyangkut perubahan sudut pandang, perubahan cara fikir dan perubahan cara kerja. Merayakan keberhasilan bersama dan memberikan apresiasi kepada semua stakeholder yang berpartisipasi dalam perubahan

Langkah Selanjutnya Mengidentifikasi dukungan dan keterlibatan staf-staf kunci, dan tim yang solid dan kompeten (dalam pengertian mampu bekerja sebagai team work) Menyiapkan sumber daya manusia yang terlatih untuk mengaplikasikan sistem baru sekaligus dengan penyiapan tenaga ahli internal yang kompeten untuk keberlanjutan sistem (mengurangi ketergantungan kepada tenaga eksternal). Mensosialisasikan perubahan sistem ini secara terstruktur dengan kemasan yang sederhana dan mudah difahami secara terus menerus sampai system ini dapat diterima dan dilaksanakan dengan baik (acceptable) Menyusun modul dan Standar Operasional Prosedur penerapan sistem berikut petunjuk-petunjuk teknis lainnya yang diperkuat dengan Peraturan Walikota. Menunjuk agen-agen perubahan (agent of change) di setiap SKPD yang mampu menjelaskan baik secara teknis maupun filosofi mengapa perubahan sistem ini perlu dilakukan

Langkah menghadapi Resistensi Melaksanakan langkah-langkah yang tepat untuk menghadapi kelompok yang resisten terhadap perubahan dengan 3 strategi yaitu: Komunikasi: berikan informasi tentang perubahan dan alasan-alasan logis (rasional) serta sampaikan manfaat yang diperoleh Partisipasi: mengajak kelompok-kelompok yang merasa dirugikan, mengajak mereka dalam mengambil keputusan dan memperoleh komitmen dari kelompok yang lebih luas Fasilitasi: mempelajari lebih dalam area-area yang resisten, mengajak bergabung dengan langkah persuasif

Penutup Perubahan dalam kehidupan merupakan sesuatu yang tak terelakan Penggunaan teknologi dalam manajemen Pemerintahan tidak hanya memberi dampak kepada perubahan cara dan prosedur kerja tetapi juga perubahan cara pandang, cara fikir dan budaya organisasi. Dengan mempersiapkan berbagai langkah untuk mengelola perubahan, maka diharapkan proses penerapan BIRMS yang merupakan sistem yang mengedepankan akuntabilitas, efisiensi, efektifitas dan transparansi dapat berjalan dengan baik.

“Change is the only evidence of life” (Evelyn Waugh)