PESAN BISNIS YANG BERPUSAT PADA PENERIMA Nama : Siti Nurjanah NIM : 2015017060 Kelas : 4A2

Memahami Proses Komposisi Tugas komunikasi dalam karir, baik lisan maupun tertulis. Tugas bersifat rutin, hanya mencoret beberapa kalimat diatas kertas atau mengetik email singkat, yang lain lebih kompleks, memerlukan refleksi, riset dan persiapan dokumen. Pesan bisnis anda harus lebih hidup, lebih mudah dibaca, lebih padat dan lebih menarik

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan luas atau kosa kata yang baik. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima, singkat dan memiliki tujuan yang jelas. Sasaran dari penulisan bisnis yang efektif adalah menyatakan gagasan anda dan bukan untuk mengesankan penerima. Walaupun komunikator menolak proses komposisi terstruktur karna proses buatan, Faktanya pesan akhir anda dan cara anda mencapainya merupakan hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Jadi agar sukses anda harus memusatkan perhatian pada keduanya.

b.Menganalisis penerima dan menyesuaikan pesan Proses komposisi ini dipandang sebagai tujuh langkah terpisah yang masuk dalam kategori sederhana atau tahap : 1. Perencanaan perencanaan langkah pertama dalam penulisan bisnis yang sukses. Dalam fase ini, anda memikirkan tentang dasar-dasar pesan anda, alasan berkomunikasi dan siapa penerimanya. Tiga tahap perencanaan adalah : a. Menetapkan tujuan b.Menganalisis penerima dan menyesuaikan pesan c.Memilih saluran dan medium komunikasi yang tepat

2. Mengorganisasi dan menyusun setelah perencanaan yaitu mengorganisasi gagasan anda dan mulai menyusun naskah pertama, menyajikan pemikiran anda dalam kata-kata, menciptakan kalimat dan paragraf dan memilih ilustrasi serta rinciam untuk mendukung gagasan pokok anda. Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu: a. Mengorganisasikan pesan anda b. Menyususn pesan anda

3. Revisi pesan Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah: a. Menyunting pesan b. Menulis ulang c. Memproduksi pesan d. Mencetak pesan

1. MENETAPKAN TUJUAN Ketika merencanakan bisnis, pikirkan mengenai tujuan anda. Mengetahui pesan akan membuat keputusan penting, misal : jika mengetahui tujuan, anda akan memasukan informasi yang perlu untuk mencapai sasaran anda. Memerlukan tujuan yang jelas adalah untuk memutuskan apakah mau melanjutkannya.

Tujuan Umum Pesan Bisnis Pesan bisnis mempunyai tujuan utama : memberi informasi (informming) membujuk atau persuasi (persuading) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating). Tujuan tersebut menentukan jumlah partisipasi penerima yang anda butukan dan jumlah kendali yang anda pegang atas pesan tersebut.

Jika hanya bertujuan memberikan informasi maka diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendala pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan yang persuasif memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi serta pengendalian pesan tidak sepenuhnya pad komunikator. Pesan bertujuan menjalin kerjasama diperlukan partisipasi maksimum dari komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah Pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan.

Cara Menguji Tujuan Anda: Sebelum memutuskan untuk meneruskan pesan ajukan diri sendiri beberapa pertanyaan sbb : Apakh Tujuannya realistis Apakah waktunya tepat Apakah anda orang yang tepat menyampaikan pesan Apakah tujuan dapat diterima oleh organisasi

2. MENGANALISA PIHAK PENERIMA & MENERIMA PESAN Cobalah mempelajari baik-naik penerima yang anda tuju. Siapa mereka? Bagaimana sikap mereka? Apa yang perlu mereka ketahui? Dan mengepa mereka harus memperhatikan? Jawaban tersebut akan menetapkan suatu mengenai materi yang akan anda cakup dan anda mencakupnya.

(1) Mengembangkan Profil Pihak Penerima Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal : atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. Sebaliknya jika penerima terdiri dari orang yang tidak dikenal maka perlu melakukan penelitian untuk mengenal mereka sebelum memberikan informasi yang mereka perlukan, memnuhi harapan mereka, atau mengantisipasi harapan mereka. a. Mengenali Penerima Primer Beberapa orang yang menerima pesan anda cobalah mengenali orang terpenting untuk tujuan anda.

b. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Jika menulis laporan untuk didistribusikan secara luas anda mungkin mememilih gaya, organisasi dan format lebih formal dibanding menulis laporan hanya tiga atau empat bagian anda sendiri. jika pihak penerima terdiri dengan latar belakang budaya, pendidikan, status dan sikap berbeda, kemungkinan reaksi mereka berbeda terhadap pesan yang sama. jadi ketika anda menyusun pesan carilah minat dan persamaan sifat yang mengikat semua anggota penerima dan menyertakan bukti bidang yang menarik bagi setiap orang.

Cara cepat membantu anda mengingat berapa hal yang anda perlu ketahui mengenai penerima bila ingin menyampaikan pesan disesuaikanyang merupakan tuntutan penerima : Analize : Siapa pihak penerima pesan? Understand  : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek? Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima? Interest : Apa yang menarik perhatian penerima? Environment  :  Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan? Needs :  Informasi apa yang diperlukan penerima? Customize  : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan? Expectation :  Apa yang diharapkan penerima?

c.  Ukur Tingkat Pemahaman Audiens Jika penerima memiliki latar belakang yang sama dengam pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan interpretasi.

d. Reaksi Dilakukan Penerima Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi. Dari pengalaman anda mengetahui atsan memperhatikan masalah : laba, bagian pasar, pertumbuhan penjualan dll. Dengan mengantisipasi anda dapat menyertakan bukti dalam presentasi yang membahas masalah tersebut.

(2) Memenuhi kebutuhan Informasi Pihak Penerima Jeff Hagan, Kunci utama untuk komunikasi yang efektif adalah menetapkan kebutuhan informasi pembaca anda dan kemudian menanggapinya. Pesan yang baik menjawab semua pertanyaan penerima. a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh penerima. umumya informasi yang dibutuhkan penerima sudah jelas. Memastikan permintaan yang tidak jelas dengan menyatakan istilah yang spesifik. b. Mengantisipasi pertanyaan yang tidak ditanyakan coba memikirkan kebituhan informasi yang mungkin tidak disadari oleh penerima. Memberikan sedikit informasi berarti banyak bagi penerima.

e. Berkominikasi secara etis komunikasi melanggar etika selalu berlebih-lebihan, pesan menjadi tidak etis hanya karna informasi yang dihilangkan. Tentu saja dengan alasan hukum dan bisnis yang tepat, pesan tidak mungkin berisi rincian segala hal. Ingat bahwa lengkap adalah istilah yang relatif. f. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi penerima ketika memutuskan menanggapi kebutuhan informasi penerima, ingat beberapa gagasan pokok akan lebih menarik dan penting dibandingkan yang lain. Misal: meringkas percakapan dengan pelanggan tertua dan terbaik perusahaan. tekanan yang anda berikan pada setiap gagasan pokok percakapan tergantung pada perhatian penerima.

C. Berikan semua informasi yang dibutuhkan setelah menentukan kebutuhan penerima, pastikan memuaskan kebutuhan ini dengan lengkap. Cara menguji kelengkapan pesan adalah dengan pendekatan jurnalitik. Periksa apakah pesan anda menjawab siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana. d. Pastikan informasinya aktual dalam bisnis, punya tugas khusus memeriksa ketepatan informasi sebelum membuat komitmen tertulis terutama pada pihak luar perusahaan. organisasi secara hukum terikat terikat janji yang dibuat jadi pastikan perusahaan dapat menindaklanjuti. meminimalkan kesalahan dengan mencoba bertindak akurat dan memeriksa ulang segala yang anda tulis dan katakan

(3) Memuaskan kebutuhan motivasi pihak penerima Pesan persuasif dimaksudkan memotivasi pihak penerima untuk mengubah keyakinan / tingkah laku mereka. Masalahnya adalah orang menolak gagasan bertentangan dengan keyakinan dan kebiasaan yang sudah ada. Ingat bahwa banyak pesan bisnis ditunjukan kepada orang yang melakukan kegiatan bisnis-pelanggan, pemasok dan rekan kerja dan bahwa hari-hari mereka diisi gangguan. Jadi, usahakan pesan anda menyenangkan mereka, coba membuat pesan singkat.

(4). Membina hubungan baik dengan pihak penerima Langkah pertama kearah pembina hubungan baik dengan penerima adalah memikirkan siapa anda dan siapa mereka. Apakah anda berdua teman lama punya minnat sama, atau sama sekali tidak mengenalnya? Apakah anda punya status, pengalaman, pendidikan sama jelas atau tidak? Jawaban tersebut menentukan hubungan anda dengan penerima sehingga dapat memberikan kesan yang tepat. Apabila anda mencoba menjadi diri anda sendiri anda terkesan jujur.

a. Gunakan Sikap “anda” setelah memikirkan jenis hubungan anda, cobalah menempatkan diri anda pada posisi mereka. dengan pendekatan yang berpusat pada penerima anda mencoba melihat subyek lewat mata penerima. Kemudian dapat memproyeksikan pendekatan dalam pesan anda dengan menggunakan sikap “anda” artinya dengan berbicara dan menulis dalam arti keinginan, minat, harapan, dan pilihan dari pihak penerim

b. Tekankan Hal Positif cara lain membina hubungan baik dengan penerima adalah menekankan sisi positif dari pesan anda. Fokuslah pada hal-hal yang cemerlang, bukan pada awan gelap. Tekankan pada apa yang terjadi bukan pada apa yang tidak / tidak akan terjadi. Apabila melontarkan kritik jangan menonjolkan kesalahan orang lain. Hindari merujuk pada kegagalan, masalah atau kekurangan. Cobalah menyatakan pesan anda tanpa menggunakan kata-kata yang dapat melukai / menyerang penerima. c. Memupuk Kredibilitas jika tidak di kenal penerima anda harus merebut kepercayaan mereka sebelum membuat mereka bersedia menerima sudut padang anda. Keberhasilan pesan bergantung pada persepsi penerima mengenai anda, keyakinan mengenai kompetensi dan integritas anda amat penting.

d. Bersikap Sopan merupakan cara lain memperoleh penghargaan dari pihak penerima. Dengan menghargai pihak penerima anda menunjukan perhatian pada kebutuhan dan perasaan mereka. Anda mengekpresikan diri dengan kebaikan dan kebijaksanaan. e. Gunakan bahasa yang tidak bias bahasa yang tidak bias menghindari kekonyolan tidak etis dan memalukan dalam bahasa yang berkaitan dengan jenis kelamin, suku, usia dan cacat tubuh.

f. Proyeksikan Citra Perusahaan walaupun membina hubungan baik dengan penerima merupakan sasaran utama anda, pikirkan juga memproyeksikan citra yang tepat dari perusahaan anda. Jika berkomunikasi dengan orang luar, bahkan untuk hal-hal rutin, anda adalah juru bicara organisasi. Kesan yang anda buat dapat meningkatkan atau merusak reputasi perusahaan.

3. MEMILIH SALURAN DAN MEDIUM YANG TEPAT Pemilihan saluran dan medium dapat membuat perbedaan antara komunikasi yang efektif dan tidak efektif , bahkan pilihan anda akan menentukan gaya, nada dan komposisi pesan. Memilih saluran pesan (lisan / tertulis) dan medium ( percakapan telepon, email, fax, pita, video, laporan tertulis). Ketika memilih medium ingat, bahwa medium punya keterbatasan menyaring sebagai pesan. Misal selebaran dan papan buletin yang tidak efektif untuk komunikasi komplek tetapi baik untuk pesan sederhana. Waktu adalah faktor yang anda pertimbangkan dalam memilih medium. Disamping formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kerumitan, waktu dan biaya anda perlu pertimbangkan saluran komunikasi yang diharapkan penerima.